שימוש נכון בהודעות טקסט

"מאז ששלחתי לחבר שלי הודעה שעצרתי לקוקאין, במקום עצרתי לקפה, אני קוראת ועורכת את כל ההודעות שלי לפני שליחה" - ג'יי סי מקינזי

השימוש בהודעות טקסט, או מסרונים,  יצר שינוי מהותי באופן בו אנחנו מתקשרים. ההודעות הן מידיות ומאפשרות לקבל מענה מהיר, לתת הוראות, להבהיר נקודה או לספר סיפור. מילדים ועד זקנים, כולנו התאהבנו בטכנולוגיה הזו. הכלים הנפוצים הם הודעות SMS, וואטסאפ, פייסבוק, לינקדאין וסקייפ, ועקרונות השימוש והתקשור בכולם די דומים.

בעולם העסקי, אנשי מכירות, אנשי רכש, מנהלים, אנליסטים ומקבלי החלטות משתמשים במסרוניםככלי תקשורת עיקרי ואינטנסיבי. המהירות גבוהה מזו של אימייל, והנוחות רבה משיחת טלפון. 

אך לפעמים, כלי ההתקשרות האפקטיבי הוא דווקא האימייל או הטלפון. בשימוש נכון במסרונים ההודעות שלך יהיו האפקטיביות ביותר ויתרמו לתוצאות חיוביות ולחיזוק מערכת היחסים שלך עם המכותב.

תקשורת מצומצמת

ככלל, מסרונים הכי אפקטיביים כשלכל צד 2 הודעות ל"שיחה".

הודעה, תשובה, הבהרה או תודה ותשובה נוספת.

לרוב 2 הצדדים יהיו בתנועה, בין לבין, ומשך התיעוד הוא מינימלי. תתרכז בדברים הכי מידיים וחשובים.
זכור שהתעוד הוא מינימלי, ולפיכך האמינות קטנה משמעותית מזו של דוא"ל.

פרק שיעניין אותך: הצורך ‏שלנו להתמסר ‏למנהיג ואיך להיות כזה

שמור על מסר חיובי

כמו בכתיבת דוא"ל, המסר בין השורות ורוח הדברים עשויה להיות מובנת לא נכון על ידי הקורא, ולפיכך הסיכוי לאי הבנה הוא משמעותי. אין בהודעה טון דיבור, אין הבעות פנים ואין שפת גוף. מספר המילים מצומצם ולא כדאי לנסות להעביר מסר מורכב. לדברים מורכבים, עדיפת שיחת טלפון או פגישת פנים אל פנים.

חשוב לקרוא את ההודעה שלך מספר פעמים לפני לחיצה על "שלח". תוודא שרוח הדברים נכונה ושהמסר עובר ברור. אל תנסה להעביר רגש, ואל תתבטא בציניות, כי זה לא יובן על ידי הקורא.

זה גם זמן נכון להשתמש במילים "בבקשה" ו-"תודה".

אל תיכנס לנושאים "כבדים"

העברת ביקורת תכליתית, וכל נושא שמצדיק דיון או שמפאת כבוד הנושא והמתדיינים מצדיק מפגש או שיחה, אינם מתאימים לטיפול במסרונים. ההשפעה של ההודעה ותוצאותיה לא יהיו בשליטתך וכנראה לא יהיו מה שאתה מתכנן. שיחות חשובות ובנושאים כבדים צריכות להתנהל פנים אל פנים, עם מלוא השימוש בהבעות פנים ובשפת גוף, בכדי לאפשר תקשורת מלאה.

להורדה חינם, החוברת: המדריך הקצר להתייעלות אישית

המעט בשימוש בקיצורים

שימוש בקיצורים הוא נפוץ, אך יכול להוביל לאי הבנות. המטרה שלך היא שהמסרון שכתבת יובן ללא ספק. שווה להשקיע כמה דקות בכתיבה טובה בכדי לחסוך ולקצר את כלל ההתכתבות ולוודא שתהייה התייחסות מלאה לכתיבתך.

אל תשלח מסרון לביטול מפגש או פעולה ברגע האחרון

אנשים לא תמיד רואים בזמן אמת את מה שתכתוב להם. מסרון הוא לא כלי מתאים לנתינת הורות ועדכונים ברגע האחרון. ובוודאי של מתאים לשליחת עדכון לו"ז כאשר הצד השני עשוי לא לראות את את ההודעה בזמן, ותשבש את הלו"ז שלו מעבר לנדרש.

פרק שיעניין אותך: הדרך להיות מנהיגים אותנטיים

בדיקת איות

מעבר לכך שטעויות איות יכולות לשנות לחלוטין את תוכן המסרון, הן גם מייצרות רושם שלא השקעת בקריאה ובדיקת הכתיבה של עצמך. טעויות איות והקלדה עלולות לגרום לך להראות לא רציני ומרושל.

לא לפספס! קבלו פרקים חדשים ומידע עדכני

לאימייל: לחצו כאן

לאוסף הפתגמים על מנהיגות וניהול לחצו כאן

לתוכן העניינים לחצו כאן

לרשימת הפרקים לחצו כאן

צפו בסרטונים ב YouTube   לחצו כאן

התחברו איתי ב Linkedin לחצו כאן

עקבו אחריי ב Instagram לחצו כאן

עקבו אחריי ב Twitter לחצו כאן

לשליחת הודעת Whatsapp עכשיו   לחצו כאן

לשליחת הודעה בטלגרם עכשיו לחצו כאן

למידע על ייעוץ, מנטורניג ואימון ליזמים, בעלי עסקים ומנהלים
- לחצו: סטרטגו 360 

צרו קשר לתיאום שיחת התייעצות ללא עלות:

אימייל