תפסיק לעשות דברים טיפשיים ובזבזניים

"אם אתה אוהב את החיים, אל תבזבז זמן. כי זמן הוא החומר ממנו עשויים החיים" - ברוס לי

stop wasting

הדברים הכי טיפשיים שאתה והארגון שלך עושים, הם דברים שעליהם לא מקבלים תשלום מהלקוחות ולא תורמים לכך שיתקבל תשלום עודף מהלקוחות.

אם תצליח לגרום לך ולארגון לא לעשות דברים טיפשיים ובזבזניים, אז הלקוחות יהיו מרוצים יותר, הארגון יהיה ריווחי יותר, לכולם יהיה קל יותר ותוכל להגשים יותר. הנה רשימת 8 דברים טיפשיים שצריך לצמצם ולהפסיק.

1. ביצוע הובלות מיותרות

שינוע מוצרים, חומרים, עובדים או מסמכים (גם אלקטרוניים) למקומות בהם אינם נדרשים מבזבז במקומות רבים בארגון כסף ושעות עבודה. 

דוגמאות: שינוע ליעדי ביניים, שינוע בין מחסנים ומשרדים בתוך הארגון, שינוע מהיר ויקר כאשר אפשר היה להסתפק בשינוע זול יותר, דרישת נוכחות במקום ששיחת טלפון או סקייפ הייתה מספקת.

2. רכש ואחסון של מלאי מיותר

מלאי עולה כסף, דורש מקום אחסון וזמן טיפול. אל תביא מלאים או משאבים לארגון לפני הזמן. אל תביא דברים רק כדי שיהיו ולהרגיע את עצמך. תדאג לקבל רק דברים שיש בהם שימוש מידי שמביא תמורה.

דוגמאות: רכש דוגמאות שלא יהיה בהם שימוש מתגמל, רכש כמויות מוגזמות ואחסון במקום ריבוי כמויות קטנות .

3. ביצוע תנועות מיותרות

כל פעולה שהיא שמתבצעת בארגון, גם אם היא נראית פשוטה או טריוויאלית, דורשת תשומת לב, שעות עבודה, בזבוז אנרגיה ובעיקר מתבצעת על חשבון פעולה אחרת שלא מתבצעת. כל פעולה מיותרת היא הפסד לארגון. 

דוגמאות: בקרה מוגזמת, עודף תיעוד ודיווח, ישיבות, נסיעות מיותרות שיכלו להתבצע באמצעי תקשורת אחרים. 

4. המתנה

המתנה באי-עשייה כדי שמשהו קודם יקרה, היא יקרה ומבזבזת זמן שלא יחזור. מנע מצבים בהם אנשים בארגון או לקוחות נאלצים לעצור ולהמתין. דאג ככל הניתן שיהיו להם עיסוקים מניבים אלטרנטיביים לביצוע בזמני המתנה והקפד לא לזלזל בזמנם של אחרים.

דוגמאות: לתת לעובדים להמתין למנהל, לגרום לעובדים להמתין לפריט שמתעכב, דרישה מעובדים לבקש הנחיות במקום לתת הדרכה לניהול עצמי, לתת ללקוח להמתין למענה שניתן לתת.

אולי יעניין אותך לקרוא: Hardball - כללים למשחקים פוליטיקה

5. ייצור ועשיית יתר

ייצור או עשיית עבודה שתוצאותיה אינן נדרשות עכשיו היא בזבוז זמן ומשאבים חיוניים שיכלו לפעול למען צרכים אחרים או להיחסך. הימנע מייצור מלאי ביטחון מוגזמים או לעשות עבודות שמועד השימוש בתוצאותיהן עוד לא ידוע.

דוגמאות: ייצור מלאי ביטחון מתוך חשש לבעיות איכות, ייצור למלאי כאשר אין צפי סביר למועד רכישה קרוב.

6. עיבוד יתר

אם אתה עובד בכדי להגיע לרמת איכות גבוהה מזאת שהלקוח יבחין בה ויהיה מוכן לשלם עבורה, אתה מבזבז את משאבי הארגון. לעבוד ולהגיע לתוצאות מעל ליעדים יכול להיות בזבזני במידה ולא מביא תמורה בהתאם. דייק בהגדרת המטרות ובהקצעת המשאבים והזמן בכדי להגיע אליהם ללא עבודה והוצאות מיותרות.

דוגמאות: הגדרת מפרט ודרישות מחמירות מדרישות הלקוח, עשייה לצורך התהדרות באיכות שהלקוח לא מזהה.

הורד חינם את החוברת: המדריך הקצר להתייעלות אישית

7. פגמים ובעיות איכות

עבודה, יצירה ורכש שלא ניתן לעשות בהם שימוש ולקבל עבורם תמורה הולמת הם הבזבוז הנורא ביותר. בעיות איכות גורמות לכך. מניעת בעיות איכות ופגמים מתחילה בתרבות הארגונית, ממשיכה בהדרכה ושימוש בכלים ובתהליכים הנכונים ומסתיימת בלקוחות ועובדים מרוצים.

דוגמאות: עובד שמעביר לבא אחריו בתהליך מוצר או שירות פגום, רכש מוצר או שירות שלא עומד בדרישות.

8. אי ניצול יכולות

לאנשים בארגון ולצוותים השונים בו קיימות יכולות רבות שאינן באות לידי ביטוי בפעולות הארגון ואינן יוצרות ערך שניתן לקבל עבורו תמורה מהלקוחות. הכרת חברי הארגון לעומק, האצלת סמכויות, עירוב עובדים בהחלטות, איפשור יוזמה ויצירתיות וחיבור עובדים למטרות הארגון ולצרכי הלקוחות מביא את יכולות הארגון לידי ביטוי.

דוגמאות: עובדים עם ידע וניסיון שלא נמצאים בתפקיד שמביא את היכולות לביטוי, עובדים יצירתיים ויזמיים שחוששים לפעול בגלל הנחיות או חששות מדרגי ניהול.

אולי יעניין אותך לקרוא: המנהל האפקטיבי - של פיטר דרוקר