שיטות מעולות לפישוט תהליכים עסקיים

"כמעט כל שיפור באיכות מגיע מפישוט של תכנון, עיצוב, ייצור, מערך פיזי, תהליך או נוהל" - טום פיטרס

ככל שאנו מתקדמים ותפתחים, והעסק עושה יותר דברים שונים ליותר לקוחות ומתמודד עם כל מיני מצבים, באופן הכי הכי טבעי, תהליכים הולכים ומסתבכים.

אבל יעילות, קלות ניהול, איכות ורווחיות מגיעים דווקא מפשטות.

פשוט זה יפה, איכותי, קל ורווחי.

כשאנו גורמים למשהו להיות פשוט יותר, אנו מסירים ממנו דברים שאינם הכרחיים.

כלומר אנו ממקדים, מקטינים ומצמצמים. בכך אנחנו משפרים יעילות באופן הישיר ביותר. באופן כזה שניתן לכימות ומדידה בחיסכון בזמן ובמשאבים.

בפישוט של תהליך עסקי, המשמעות היא צמצום כמות ותוכן של פעילויות, משימות ודרישות, תוך כדי התייעלות וחיסכון בזמן, בשעות עבודה ובמשאבים, המטרה היא לשפר ככל הניתן אפקטיביות ופריון, ובתנאי שלא פוגעים בערך הניתן ללקוח ובאיכות, כפי שהלקוח מגדיר איכות. 

הקושי הוא לזהות אילו פעילויות ושלבים ניתן להסיר ללא פגיעה בלקוח.

לכן נפעל באופן שיטתי לזהות פעילויות שאינן מוסיפות ערך או שקיים סיכוי גבוה לעשות בהן טעות או ליצור בעיית איכות. לכן יתכן שנחליף פעולות לא אמינות בפעילויות פשוטות יותר שיעלו את רמת האיכות שמגיעה ללקוח.

וכעת נסקור מספר שיטות לעשות זאת ולהגיע לתוצאות מרשימות.

ממשק בין מערכות
נפוץ לזהות פעילויות שגורמות לבעיות וחוסר יעילות בממשקים בין מערכות. למשל הממשק בין ארגון הלקוח שמייצר את הדרישה, לבין התהליך בארגון שלך שמקבל את הדרישה, הנתונים, הציפיות וההתחייבויות מהלקוח ומעביר אותם לטיפול בארגון. יצירת סטנדרטיזציה בנוהל ובהגדרות בשלב הזה יכולה לעשות את התהליך מהיר יותר ומדויק יותר.

אולי יעניין אותך לקרוא: השלבים להפיכת עסק ממקום עבודה לנכס

אוטומציה של תהליכים
כאשר הופכים תהליך לאוטומטי, מנוהל במערכת מחשב, עם קלט נתונים מוגדר, עיבוד ותהליך מוגדר ויצירת דוחות ומפרטים במבנה קבוע ומוגדר מהמערכת, פוטרים את הצורך לפענח כל פעם מחדש ומונע בלבול וטעויות מיותרות.

אולי יעניין אותך לקרוא: אתה פחות עסוק ממה שאתה חושב

סטנדרטיזציה של תהליכים
כשאתה מבצע תהליך באופן סטנדרטי, אתה לומד לבצע אותו באופן מדויק, יעיל וללא מאמץ. גם קל לך ללמד אדם אחר לבצע את התהליך במצב כזה, במיוחד אם התהליך מתואר ומתועד בכתב, כול נקודות ביקורת.
רוב התהליכים שאתה מבצע בעצמך ועל ידי אחרים בארגון (אפילו הכנת קפה) חוזרים על עצמם בתדירות קבועה וניתן לתעד את השלבים בהם וליצור סטנדרטיזציה.
כאשר חולף זמן ויש צורך לרענן ולשנות את התהליך, חזור גם על התיעוד והסטנדרטיזציה.

להורדה חינם חוברת עבודה: להפוך את העסק למערכת שיטתית

כללים עסקיים
המטרה של כללים עסקיים היא לזרז וליעל קבלת החלטות.  המצבים והדילמות העסקיים חוזרים על עצמם, וניתן לזהות ולקבוע עבורם כללים שייצגו את ההחלטות, שמניסיון הן, הטובות ביותר.
למשל: ברכש או קבלת הזמנה מעל 20,000 ש"ח יידרשו שני מאשרים, או, לקוח חדש מחויב לשלם מקדמה וגם השלמת מזומן באספקה, בעסקה הראשונה. 

אולי יעניין אותך לקרוא: הדרך הנכונה לתעד תהליך עסקי

שימוש במיקור חוץ
כדי לפשט את התהליכים שלך ושל הארגון, ניתן לקחת חלקי תהליך שלמים, ובמיוחד את אלו שאינך מצטיין בהם או שיוצרים הרבה מעמסה או תקלות, ולהעביר אותם לנותני שירות, פרילנסרים וקבלני ביצוע חיצוניים.
אתה מוותר על מעט שליטה בפרטי התהליך בעת ביצועם, אך אתה מקבל יתרון בכך שאתה הלקוח ולכן יכול לקבוע דרישות בהתאם, שהספק שלך מאוד ירצה להגשים בכדי לקבל עבודות נוספות.

לא לפספס! קבלו פרקים חדשים ומידע עדכני

לאימייל: לחצו כאן

להתייעצות ב Whatsapp עכשיו   לחצו כאן

לשליחת הודעת Telegram עכשיו לחצו כאן

צרו קשר לתיאום שיחת התייעצות ללא עלות: אימייל

לאוסף הפתגמים על מנהיגות וניהול לחצו כאן

לתוכן העניינים לחצו כאן

לרשימת כל הפרקים לחצו כאן

למידע על ייעוץ, מנטורניג ואימון ליזמים, בעלי עסקים

ומנהלים - לחצו: סטרטגו 360 

צפו בסרטונים ב YouTube   לחצו כאן

התחברו איתי ב Linkedin לחצו כאן

עקבו אחריי ב Instagram לחצו כאן

עקבו אחריי ב Twitter לחצו כאן

עוד על ייעוץ עסקי וחומרים להורדה לעבודה עצמית באתר:

Stratego 360 http://www.stratego360.com/