פתרון בעיות במודל חמש-למה

"האומנות והמדע בשאילת שאלות, היא המקור לכל ידע" - ת'ומאס ברגר

פתרון בעיות אפקטיבי, באופן שלא יחזרו על עצמן, דורש חדירה לעומק הבעיה כך שיתגלו סיבות המקור השורשיות ויטופלו, במקום פתרון הבעיה הרגעית בלבד, באופן שמאפשר להתקדם אך לא מונע מהופעת הבעיות פעמים נוספות בעתיד.

בפתרון בעיות נקודתי, במנגנון של "כיבוי שרפות" מרגיש מהיר ומלא אדרנלין, ולעיתים תחושת עשיה, אך לרוב מדובר בבזבוז משאבים, יחסית לפתרון הבעיה השורשית, במאמץ וזמן רב יותר, אך באופן שהבעיה לא תחזור. פתרון בעיות תוך התייחסות לסיבות השורש קשה, דורש ירידה לפרטים ולשינויים ארגוניים ובאופן בו אנשים עובדים, לכן עלול להיות מאתגר ורצוף מהמורות והתנגדויות.

מודל חמש-למה, הוא פשוט להבנה וליישום, ולכן זהו הכלי הראשון המומלץ לשימוש בתהליך פתרון בעיות לעומק. אך אין לצפות לדרך יישום קלה בתוך הארגון, כיוון שיתכן ואנשים מסוימים ידרשו לשינויים משמעותיים בתכולת עבודתם או בתחומי אחריותם.

מקורות מודל חמש-למה

סקיצ'י טויודה, מאבות המהפכה התעשייתית היפנית, פיתח את המודל בשנות ה-30 של המאה ה-20. תעשיין, ממציא ומייסד חברת טויוטה, טויודה הפיץ את מודל חמש-למה ובחברת טויוטה משתמשים בו באופן גורף עד היום. 

בחברת טויוטה נוקטים בגישת "ללכת ולראות", כך שכל בעיה והפתרון לה נבדקת ומיושמת במקום העבודה, בשיתוף העובדים שעושים את העבודה, ולא ע"י הנהלה בחדרי ישיבות המנותקים מהפעילות היום יומית השוטפת. השיטה היא פשוטה בכך שמזהים את הבעיה ושואלים חמש פעמים, למה? כך שכל פעם שנשאלת השאלה, מתקיימת ירידה לעומק ברובד נוסף של מקורות הבעיה.

כאשר מתגלה פתרון ליישום, האנשים שהשתתפו בתהליך, הם גם אלו שפועלים ליישום ולמדידת הצלחתו.

פרק נוסף שיעניין אותך: שבע דרכים לדפוק לעצמך את הקריירה

צעדי גומלין ולא פתרונות

לא מחפשים פתרונות, אלא צעדי גומלין שיטפלו בסיבות המקור להיווצרות הבעיה. פתרון אד-הוק, שהוא נקודתי ומטפל בתופעה אך לא בשורש הבעיה לא משרת את תהליך הפתרון במודל חמש-למה. המטרה היא לזהות ולבצע צעדי גומלין שמטפלים בשורש הבעיה ומונעות את הישנותה בעתיד.

מתי מתאים להשתמש במודל חמש למה?

מודל חמש-למה פשוט, מהיר לשימוש ומוביל לצעדים קלים ליישום, באופן יחסי לשיטות מורכבות יותר. לכן, כאשר תהליך או מערכת לא פועלים היטב, כדאי ראשית להשתמש בשיטה זו.

במידה ומדובר בבעיות מורכבות, שנוגות במשתתפים רבים ובמערכות מורכבות וקשות לאבחון ושינוי, יתכן ושיטת חמש-למה לא תזהה את כל הגורמים והפתרונות הדורשות טיפול ושינוי.

להורדה חינם של חוברת: יריעת מודל עסקי, על עמוד אחד

אופן השימוש במודל חמש-למה

הגדר ומנה צוות עבודה - על הצוות לכלול אנשים שעוסקים ביום יום בתהליכים בהם נמצאת הבעיה ומכירים אותם היטב. יש למנות את אחד מאנשי הצוות למתאם ומרכז פעילות הצוות ותוצאותיה.

הגדר את הבעיה - יש לזהות את הבעיה והאופן בו היא מופיעה ובאה לידי ביטוי בשטח העבודה ובזמן שהיא מופיעה. יש לרשום את הגדרת הבעיה באופן ברור, במשפט אחד שמובן לכולם ושממחיש היטב את העניין.

פרק נוסף שיעניין אותך: תובנות מהספר "לחשוב מהר לחשוב לאט" של דניאל כהנמן

שאל למה פעם ראשונה - שאל למה הבעיה מופיעה. התשובות חייבות להיות מגובות בעובדות ולא השערות או דעות. במידה ונדרש לאסוף מידע, יש לעשות זאת, כדי לאפשר הבנה נכונה ומיקוד. רשום את התשובות הבהירות ומבוססות הנתונים שישמשו להמשך התהליך.

שאל למה עוד 4 פעמים - בהתייחס לתשובות וגורמים שנרשמו בשלב הקודם, יש לשאול עוד ארבע פעמים למה, ולענות באותו האופן, בתשובות בהירות וברורות אשר מבוססות על נתונים.

רצוי לבצע שלב זה של התהליך באופן מהיר יחסית, ללא היגררות להפסקות ממושכות.

לא לפספס! קבלו פרקים חדשים ומידע עדכני

לאימייל: לחצו כאן

למידע על ייעוץ, מנטורניג ואימון ליזמים, בעלי עסקים ומנהלים
- לחצו: סטרטגו 360 

צרו קשר לתיאום שיחת התייעצות ללא עלות: לחצו כאן

צפו בסרטונים ב YouTube   לחצו כאן

התחברו איתי ב Linkedin לחצו כאן

עקבו אחריי ב Facebook לחצו כאן

עקבו אחריי ב Instagram לחצו כאן

עקבו אחריי ב Twitter לחצו כאן

ספר הניהול האינטרנטי מנכ"ל-360 

  http://www.ceo-360.net/