רשימת צעדים לשיפור הפרודוקטיביות של הארגון
"דיון הוא החלפת מידע, וויכוח הוא החלפת בורות" - רוברט קווילן
ארגונים רבים מגיעים במהרה למצב בו הם מנסים לשמר את הקיים ולשים דגש על יציבות, ובכך מאבדים את יכולות השינוי, היעילות וההתאמה שיצרו אותם מלכתחילה.
לכן הארגון צריך לפעול באופן קבוע עם שאיפה להתייעל, להתאים את עצמו ולהיות פרודוקטיבי ביותר.
תיחזוק תכנית אסטרטגית סדורה
תכנית אסטרטגית היא הבסיס ליצירת ארגון יעיל ופרודוקטיבי. אסטרטגיה קובעת במידה רבה באילו עיסוקים/שווקים/לקוחות/מוצרים/שירותים הארגון לא יעסוק, ובאילו יעסוק וכיצד. בכך נוצרת יעילות.
וכשכל העובדים והמנהלים בארגון פועלים למען אותה אסטרטגיה, קיים מיקוד וריכוז מאמצים שיצר מסה קריטית להצלחה.
לכן עליך לשמר את התכנית האסטרטגית מעודכנת, ולעבור עליה כל רבעון ולעשות התאמות.
דאג שיש לך יעד, דרך ומשאבים לטווחי זמן של חמש שנים, שנתיים, שנה ו-90 יום.
בחינת תהליכי העבודה
תהליכי העבודה יכולים להיות קלים ויעילים או מורכבים מידי ומבזבזי זמן ומשאבים. התהליכים בכל פעולות הארגון צריכים להיבחן ולהיות מנותחים ומשופרים לפחות פעם בשנה. אלו תהליכי מכירה, קבלת הזמנה, מימוש הזמן, אספקה וכו'.
דברים שיש לבחון בתהליכים כוללים:
- הקלדות חוזרות של נתונים
- שלבים מעכבים או עתירי המתנה
- אי שימוש במלוא יכולת המערכות והכלים בארגון
- עובדים מסוימים או שלבים מסוימים בתהליך שעמוסים מידי רוב הזמן
- פעילויות מאוד ידניות או מיושנות
- שלבים עתירי עבודה
- שלבים בהם קיימות תקלות וטעויות
תיחזוק תכנית אסטרטגית סדורה
תכנית אסטרטגית היא הבסיס ליצירת ארגון יעיל ופרודוקטיבי. אסטרטגיה קובעת במידה רבה באילו עיסוקים/שווקים/לקוחות/מוצרים/שירותים הארגון לא יעסוק, ובאילו יעסוק וכיצד. בכך נוצרת יעילות.
וכשכל העובדים והמנהלים בארגון פועלים למען אותה אסטרטגיה, קיים מיקוד וריכוז מאמצים שיצר מסה קריטית להצלחה.
לכן עליך לשמר את התכנית האסטרטגית מעודכנת, ולעבור עליה כל רבעון ולעשות התאמות.
דאג שיש לך יעד, דרך ומשאבים לטווחי זמן של חמש שנים, שנתיים, שנה ו-90 יום.
בחינת תהליכי העבודה
תהליכי העבודה יכולים להיות קלים ויעילים או מורכבים מידי ומבזבזי זמן ומשאבים. התהליכים בכל פעולות הארגון צריכים להיבחן ולהיות מנותחים ומשופרים לפחות פעם בשנה. אלו תהליכי מכירה, קבלת הזמנה, מימוש הזמן, אספקה וכו'.
דברים שיש לבחון בתהליכים כוללים:
- הקלדות חוזרות של נתונים
- שלבים מעכבים או עתירי המתנה
- אי שימוש במלוא יכולת המערכות והכלים בארגון
- עובדים מסוימים או שלבים מסוימים בתהליך שעמוסים מידי רוב הזמן
- פעילויות מאוד ידניות או מיושנות
- שלבים עתירי עבודה
- שלבים בהם קיימות תקלות וטעויות
אולי יעניין אותך לקרוא: טעויות תפיסתיות בניהול זמן
חיבור הצוות לתהליך השיפור
האנשים שמבצעים את הפעילויות בתהליכי הארגון מכירים הכי טוב את הבעיות וכנראה שחלקם כבר חשבו על פתרונות אפשריים. במקום לתת לאנשים להביט מהצד, לקטר ולצפות לפתרונות, ערב אותם כך שהיו חלק מעבודת השיפור וייקחו אחריות.
שיטות ממתודולוגיות LEAN, KAIZEN ואחרים, יכולות להקל על יצירת פעילות שיפור מתמשכת המונעת על ידי העובדים.
בחינה ובחירת הזדמנויות לשיפור
לאחר שמאובחנות ומוגדרות ההזדמנויות לשיפור, יש לכמת את העלות ושעות העבודה הנדרשות לביצוע השיפור.
כמו כן, יש לכמת את תוצאות ההשפעה של השיפור בעלות ובשעות עבודה שנחסכות בשנה. כך ניתן לקבוע לכל הזדמנות החזר השקעה צפוי ולדרג.
לאחר מכן, יש לציין לכל הזדמנות לשיפור, לאילו יעדים ארגוניים ומטרות אסטרטגיות לטווח ארוך ולטווח קצר הן תורמות.
את כל הנתונים יש לסדר בטבלה ומסמך, לסקירה ובחינה על ידי הצוות שמוביל את תהליך השיפור.
אולי יעניין אותך לקרוא: כיצד לקבל החלטות טובות יותר? - תגליות החוקרים
בחירת סוג הפתרון
ישנן דרכים רבות להגיע לשיפור תהליך שמוביל להתייעלות. רצוי לזהות את האופן הקל ביותר ליישום ואשר יאפשר את החזר ההשקעה הטוב ביותר.
טכנולוגיה
בחן את השיפורים שיתקבלו משדרוג תוכנה, מחשבים, אפליקציות ומכונות
הדרכה
האם ניתן להגיע לשיפור באמצעות הדרכה לשימוש נכון ומלא יותר באמצעים קיימים?
תהליך
האם ניתן לשנות את התהליך כדי לעשות את העבודה בפחות שלבים או עם פחות פעולות
מיקור חוץ
האם ניתן לחסוך כסף או לפנות עובדים קריטיים על ידי העברת פעולות או תהליכים לקבלן חיצוני או פרילנסר?
שת"פ פנים ארגוני
האם תהליך דומה מאוד מתקיים במקום אחר בארגון, וניתן לרכז את הפעילות לחיסכון ולהשגת יתרון לגודל?
קושי ביישום הפתרונות לשיפור
לא קל להביא את הפתרונות ליישום. צריך לגבש דרך להתגבר על חסמים כגון,
מתנגדים פנימיים
אנשים שרגילים לדרך הנוכחית בה נעשים דברים ומרגישים מכך נוח, תחושת בטחון תעסוקתי או חשיבות.
אינרציה
אנשים נוטים להמשיך או לחזור לדרכי עבודה אליהם הם רגילים, גם ללא כוונה להתנגד לשינוי.
הורד חינם את החוברת: המדריך הקצר להתייעלות אישית
בעיות ביישום
לעיתים פרט קטן שנשכח בתכנון ימנע את ביצוע השיפור, וללא למאמץ מיוחד יעצור אתה תהליך
התגברות על קשיים ביישום
תמיכת הנהלה בכירה
כשידוע שהבעלים וההנהלה הבכירה מכירים את מאמצי השיפור, המשתתפים והפתרונות, ואף מתעניינים ועוזרים ליישם, אנשים לא אדישים.
מינוי מוביל יישום שיפורים מצוותי העבודה
נציג האנשים שמבצעים את התהליך אותו משפרים צריך להוביל את היישום, כך שתהיה בעלות ולקיחת אחריות ישירה.
שילוב יועץ חיצוני
יועץ חיצוני שאינו חלק מהפוליטיקה הארגונית, יכול לעזור לצוותי היישום בידע מקצועי ובנקודת מבט אובייקטיבית
תמרוץ והכרה
הכרה ברבים ותמרוץ כספי צנוע על יישום מוצלח בונה מוטיבציה לחזור על זה שוב.
אולי יעניין אותך לקרוא: עיקרון פיטר - אנשים נתקעים בתפקידים שלא מתאימים להם
חיבור הצוות לתהליך השיפור
האנשים שמבצעים את הפעילויות בתהליכי הארגון מכירים הכי טוב את הבעיות וכנראה שחלקם כבר חשבו על פתרונות אפשריים. במקום לתת לאנשים להביט מהצד, לקטר ולצפות לפתרונות, ערב אותם כך שהיו חלק מעבודת השיפור וייקחו אחריות.
שיטות ממתודולוגיות LEAN, KAIZEN ואחרים, יכולות להקל על יצירת פעילות שיפור מתמשכת המונעת על ידי העובדים.
בחינה ובחירת הזדמנויות לשיפור
לאחר שמאובחנות ומוגדרות ההזדמנויות לשיפור, יש לכמת את העלות ושעות העבודה הנדרשות לביצוע השיפור.
כמו כן, יש לכמת את תוצאות ההשפעה של השיפור בעלות ובשעות עבודה שנחסכות בשנה. כך ניתן לקבוע לכל הזדמנות החזר השקעה צפוי ולדרג.
לאחר מכן, יש לציין לכל הזדמנות לשיפור, לאילו יעדים ארגוניים ומטרות אסטרטגיות לטווח ארוך ולטווח קצר הן תורמות.
את כל הנתונים יש לסדר בטבלה ומסמך, לסקירה ובחינה על ידי הצוות שמוביל את תהליך השיפור.
אולי יעניין אותך לקרוא: כיצד לקבל החלטות טובות יותר? - תגליות החוקרים
בחירת סוג הפתרון
ישנן דרכים רבות להגיע לשיפור תהליך שמוביל להתייעלות. רצוי לזהות את האופן הקל ביותר ליישום ואשר יאפשר את החזר ההשקעה הטוב ביותר.
טכנולוגיה
בחן את השיפורים שיתקבלו משדרוג תוכנה, מחשבים, אפליקציות ומכונות
הדרכה
האם ניתן להגיע לשיפור באמצעות הדרכה לשימוש נכון ומלא יותר באמצעים קיימים?
תהליך
האם ניתן לשנות את התהליך כדי לעשות את העבודה בפחות שלבים או עם פחות פעולות
מיקור חוץ
האם ניתן לחסוך כסף או לפנות עובדים קריטיים על ידי העברת פעולות או תהליכים לקבלן חיצוני או פרילנסר?
שת"פ פנים ארגוני
האם תהליך דומה מאוד מתקיים במקום אחר בארגון, וניתן לרכז את הפעילות לחיסכון ולהשגת יתרון לגודל?
קושי ביישום הפתרונות לשיפור
לא קל להביא את הפתרונות ליישום. צריך לגבש דרך להתגבר על חסמים כגון,
מתנגדים פנימיים
אנשים שרגילים לדרך הנוכחית בה נעשים דברים ומרגישים מכך נוח, תחושת בטחון תעסוקתי או חשיבות.
אינרציה
אנשים נוטים להמשיך או לחזור לדרכי עבודה אליהם הם רגילים, גם ללא כוונה להתנגד לשינוי.
הורד חינם את החוברת: המדריך הקצר להתייעלות אישית
בעיות ביישום
לעיתים פרט קטן שנשכח בתכנון ימנע את ביצוע השיפור, וללא למאמץ מיוחד יעצור אתה תהליך
התגברות על קשיים ביישום
תמיכת הנהלה בכירה
כשידוע שהבעלים וההנהלה הבכירה מכירים את מאמצי השיפור, המשתתפים והפתרונות, ואף מתעניינים ועוזרים ליישם, אנשים לא אדישים.
מינוי מוביל יישום שיפורים מצוותי העבודה
נציג האנשים שמבצעים את התהליך אותו משפרים צריך להוביל את היישום, כך שתהיה בעלות ולקיחת אחריות ישירה.
שילוב יועץ חיצוני
יועץ חיצוני שאינו חלק מהפוליטיקה הארגונית, יכול לעזור לצוותי היישום בידע מקצועי ובנקודת מבט אובייקטיבית
תמרוץ והכרה
הכרה ברבים ותמרוץ כספי צנוע על יישום מוצלח בונה מוטיבציה לחזור על זה שוב.
אולי יעניין אותך לקרוא: עיקרון פיטר - אנשים נתקעים בתפקידים שלא מתאימים להם
לא לפספס! קבלו פרקים חדשים ומידע עדכני
לאימייל: לחצו כאן
לשליחת הודעת Whatsapp עכשיו לחצו כאן
לשליחת הודעת Telegram עכשיו לחצו כאן
צרו קשר לתיאום שיחת התייעצות ללא עלות: אימייל
לאוסף הפתגמים על מנהיגות וניהול לחצו כאן
לתוכן העניינים לחצו כאן
לרשימת כל הפרקים לחצו כאן
למידע על ייעוץ, מנטורניג ואימון ליזמים, בעלי עסקים ומנהלים
- לחצו: סטרטגו 360
צפו בסרטונים ב YouTube לחצו כאן
התחברו איתי ב Linkedin לחצו כאן
עקבו אחריי ב Instagram לחצו כאן
עקבו אחריי ב Twitter לחצו כאן
