אוסף עצות לתפוקה גבוהה יותר 31-40
"המשמעות של התייעלות היא פחות זיעה, ולא יותר" - הנרי פורד
בפרקים קודמים פירטתי רשימות טיפים להתייעלות. יש הרבה כאלו, וכל אחד מאיתנו צריך לנסות כמה שיותר וליישם באופן קבוע את אלו שעובדים להם הכי טוב ומביאים את התוצאות הכי טובות.
לקריאה:
לפניכם, עוד 10 טיפים להתייעלות שכדאי לכם להכיר ולנסות.
קצר וחשוב לפני ארוך וחשוב
לפני שנים, כמהנדס תעשייה וניהול צעיר שמתמחה בהתייעלות גיליתי שכדי להזיז כמה שיותר דברים, או לגרום לכמה שיותר לקוחות מרוצים, צריך לבצע את המשימות הקצרות לפני הארוכות. הסיבה היא שמשימה קצרה לא משפיעה הרבה על משך השהיה של משימה ארוכה, אבל אם קצרה נתקעת אחרי ארוכה, הסבל המצטבר הוא גדול.
כולנו מרגישים את זה בתור בסופר או בדואר, כשיש לנו דבר קטן ומועט לטיפול, ואנחנו תקועים אחרי מישהו עם עגלה עמוסה שעושה משלוח, או ריבוי טפסים עם בעיות שונות.
לכן טור ייחודי לקטנים וזריזים, משפר מאוד את שביעות הרצון הממוצעת.
אז גם ברשימת המשימות, זהו את החשובות וקצרות לטיפול ושימו אותן ראשונות, ובמאמץ קטן תיצרו הישג והשפעה משמעותית.
לחלק את הזמן לרבעי שעה
כבר הזכרנו רבות את העובדה שאין דבר כזה מולטיטסקינג אמיתי. המוח האנושי לא מסוגל לעשות את זה, ולכן מה שנראה לנו כפעולה בו זמנית על מספר דברים, הינו למעשה מעברים תכופים, כאשר המוח עובד כל פעם על דבר אחד.
וכל פעם שעוברים, מפסידים זמן ומיקוד. שוכחים איפה היינו, לוקח זמן לפתח מהירות ומאבדים סיכוי ליצירתיות. בנוסף לזה תחושת הלחץ גוברת , ואולי מרגישים מאוד עסוקים, אבל התפוקה לא מרשימה באמת.
בשיטת פומודורו אני מציע לתת למשימה 25 דקות ללא הפרעה, אבל לפעמים הלחץ עליכם גבוה במספר תחומים וצריך להראות תפוקה בזמן קצר.
אז לקחת 15 דקות כל פעם, לשים טיימר, ולהתרכז בלעשות בפוקוס ומיקוד מלא רק דבר אחד. ככה, תוך שעה, תתקדמו בעד 4 דברים שונים, עם תפוקה מרשימה יותר.
לקריאה: שיטת פומודורו לניהול זמן אפקטיבי
דיוק במקום להיות מעל לדרישות
מתוך רצון להצטיין, אנשים מקבלים את המנטרה של להנמיך ציפיות ולספק מעל לציפיות. דוגרי, זה לא יעיל ונובע מחרדה. יעיל בהרבה להיות מדויקים ביצירת הציפיות ומדויקים באספקת המוצר והשירות. מלבד החיסכון המשמעותי בזמן במשאבים, מה שמתקבל במערכת היחסים הוא, אמינות.
ואמינות שווה הרבה!
להגיד מה שתעשו ולעשות מה שאמרתם דורש תכנון ומשמעת (עצמית), וזה לא קל לרוב האנשים. אבל זה בדיוק מה שגורם לגרמנים וליפנים להיות כל כך נערצים.
פתק עם עד חמש משימות
היום בערב, להכין פתק למחר, עם עד 5 המשימות שיביאו לך את התועלת ותמורה לזמן הגבוהים ביותר. בבוקר, לא לעשות שום דבר אחר עד שמסיימים מהרשימה. זה יבטיח לך יום פורה ומספק.
אפשר בקלות להיות מאוד עסוקים ולהרגיש בסוף שלא עשינו כלום. עם הפתק הזה הבעיה הזו תעלם.
במקום רשימת משימות, לקבוע ביומן
קשה לתחזק רשימת משימות ועוד יותר קשה לבצע אות תוך שמירה על יעילות ותפוקה גבוהה.
עדיף בהרבה, לשבץ משימה לביצוע כפגישה ביומן.
לקחת בחשבון את שעת סיום העבודה הרצויה, ולשבץ פעולות ומשימות עד שהיומן מתמלא.
אין מספיק מקום?
זה הזמן לעשות ניתוח פרטו ולקבוע סדרי עדיפויות.
יתכן ותגלו שאתם עמוסים, אז תבטלו את מה שפחות חשוב, תשימו את הנייד על מצב שקט ותסגרו את תוכנת האימייל.
רשימת מטרות מול העיניים
לך ולצוות קיימים הרבה הסחות דעת. ישנם הרבה דרישות והמון משימות. לא רק שיש את השיגרה, יש גם פרויקטים, בקשות מיוחדות וכיבוי שריפות.
רשימה של מטרות בודדות שנראה ונקרא לפחות פעם ביום, תשמור אותנו ואת הצוות ממוקדים במה שבאמת חשוב. מספיק שנחזור עליהם שוב ושוב כדי שנדע מתי משהו לא משתלב במטרה.
90 יום קדימה זו תקופה ארוכה מספיק לרוב היעדים, ואם נדרשים, אפשר לשלב גם יעד חודשי דחוף.
סה"כ, לא כדאי שיהיו ברשימה יותר מ-5 מטרות.
להורדה חינם של החוברת: המדריך הקצר להתייעלות אישית
להורדה חינם של החוברת: המדריך הקצר להתייעלות אישית
שלמו למישהו שיבקר אתכם
אנחנו מרגישים מחוייבים כשרואים מה נפסיד. בכלכלה התנהגותית, זה נקרא הימנעות מהפסד. שהיא תופעה חזקה בהרבה מאשר מוטיבציה לרווח.
אז שלמו למנטור, יועץ, או עובד שיבדקו שביצעתם את המשימה הלא פשוטה שהצבתם לעצמכם. לא תרצו להיות מאכזבים ולשלם ללא תמורה.
למבקר חיצוני יש הרבה יתרונות נוספים, כמו לתת לכם לשמוע את התגובות למחשבות ורעיונות הלא מושלמים שלכם, לעזור לכם לחשוב על פתרונות למצבים מסובכים וכד'. כדאי שיהיה לכם כזה קרוב ונגיש.
לנהל יומן מטרות בבוקר
מחקרים מראים שאנשים שרושמים לעצמם בבוקר את המשימות העיקריות והמוטיבציות לבצע אותן, כדי לקדם את המטרות, ארוכות הטווח, שלהם, מצליחים יותר להגשים אותן. הרעיון הוא להיות ממוקדים במטרות ארוכות הטווח כל הזמן, כאשר קושרים אליהם את המטרות הימיומיות. גם נותנים לעצמנו הזדמנות לתת לעצמנו מוטיבציה ולחשוב ביצירתיות איך להתגבר על קשיים ומכשולים.
לענות לאימייל רק בערב
זה בסדר לבדוק את תיבת האימייל 3 פעמים ביום, כדי להיות בעניינים ולמחוק את כל מה שמיותר.
כדי להיות יעילים, עדיף לענות אימיילים רק פעם אחת ביום, ועדיף בסוף היום. כך תתנו מענה תוך התחשבות בהתפתחות היומית, והמענה שלכם יהיה מלא וחלק מהפעילות של הנמען, ביום למחרת.
התייחסות לאימיילים כל היום, מחסלת יכולת להתקדם בדברים אחרים ולגייס ריכוז וחשיבה מעמיקה.
לעבוד על העסק ולא רק בעסק
כשעובדים בעסק מקדמים את הפעילות הקיימת, וכשעובדים על העסק, מפתחים עבורו הזדמנויות ויכולות חדשות. נתרו את חלוקת הזמן שלכם ונסו לעבוד יותר מ-50% על העסק.
חשוב לעבוד בעסק, אחרת דברים לא קורים. אבל אפשר מאוד להתייעל, ע"י האצלת סמכויות, שימוש בפרילנסרים וקבלני משנה והכנסת מערכות אוטומציה ותהליכים סטנדרטים.
העבודה על העסק, פיתוח השיווק, שירותים ומוצרים חדשים, רישות עסקי ליצירת קשרים ופתיחת דלתות, הוא הזמן שיכול להפוך לבעל המשמעות הרבה ביותר, בטווח הארוך.
לא לפספס! קבלו פרקים חדשים ומידע עדכני
לאימייל: לחצו כאן
להתיעצות ב Whatsapp עכשיו לחצו כאן
לשליחת הודעת Telegram עכשיו לחצו כאן
צרו קשר לתיאום שיחת התייעצות ללא עלות: אימייל
לאוסף הפתגמים על מנהיגות וניהול לחצו כאן
לתוכן העניינים לחצו כאן
לרשימת כל הפרקים לחצו כאן
למידע על ייעוץ, מנטורניג ואימון ליזמים, בעלי עסקים ומנהלים
- לחצו: סטרטגו 360
צפו בסרטונים ב YouTube לחצו כאן
התחברו איתי ב Linkedin לחצו כאן
עקבו אחריי ב Instagram לחצו כאן
עקבו אחריי ב Twitter לחצו כאן
עוד על ייעוץ עסקי וחומרים להורדה לעבודה עצמית באתר:
Stratego 360 http://www.stratego360.com/
