15 טיפים למנהלי פרויקטים
"תכניות הן רק כוונות טובות, אלא אם הופכות מיידית לעבודה קשה" - פיטר דרוקר
ניהול פרויקטים הוא תפקיד מרכזי ולעיתים קריטי. בתפקיד מנהלים משאבים, אנשים, תקציבים, ספקים וקבלנים, נותני שירות, ומעל לכל, זמנים.
זהו תפקיד בו הידע וההכשרה באים לידי ביטוי יחד עם הלמידה שמגיעה הרכישת ניסיון.
נמשיך בכמה טיפים שיסייעו לכם להצליח יותר.
להגדיר פרויקט
הגדרת פרויקטים מקלה על ניהול. כדי להגדיר, חובה לקבוע מראש מטרה, סיום ברור, משך זמן, תקציב, משאבים, אנשים, אבני דרך ברורות. מנהל הפרויקט מתפקד כמנכ"ל של הפרויקט
מנהל/ת הפרויקט
מנהלי הפרויקט לוקחים על עצמם את מימוש במטרות תוך עמידה במגבלות הזמן והתקציב. כולם עובדים עבורם, והם עובדים עבור כולם, כשהם מפעילים כישורי ניהול עם וללא סמכות, יכולות השפעה וכישורי שכנוע.
שלבים קבועים
לכל פרויקט קיימים השלבים של ייזום, תכנון, ביצוע + בקרה וסיום. לכל שלב יש להגדיר תת שלבים ופעילויות ולשייך להם זמן, אבני דרך, אנשים, משאבים ותקציב.
לקריאה נוספת: הדרך הנכונה להיות חולה שליטה
חלוקה נכונה לפעולות
כל פעולה ושלב צריכים להסתיים עם תוצאה שהיא אבן דרך ברורה. מוטב לחלק לפעולות קטנות שקל לדעת איך להגשים ולהימנע מערפול שיגרום לעיכובים וכשלונות
תקציב הפרויקט
לכל פעולה ושלב נקבע תקציב בתכנון, אותו יש להשוות להוצאה בפועל. כל חריגה צריכה להיות מכוסה על ידי חיסכון במקום אחר, בצמצום עלויות או ביטול פעולות, כדי לעמוד ביעדים
להורדה חינם, החוברת: המדריך הקצר להתייעלות אישית
סדר הפעילויות
לכל פעילות בפרויקט יש לדעת אילו הן הפעילויות המקדימות, ואם הן על הנתיב הקריטי או שיש עבורן חופש במועד ההתחלה או הסיום. כך יודעים את רמת העדיפות של הפעילות ברגע נתון
תרשים גנט
תרשים גנט מציג באופן ויזואלי את משך הפעילויות, סדר הפעולה ואת רמת החופש במועדים לכל פעולה. חשוב לזהות את הנתיב הקריטי ולהתייחס לפעולות עליו בהתאם
3 טיפוסים חיוניים
חשוב לכלול בצוות, אנשים שפועלים בנוחות בסביבה עם שינויים ואי וודאות, אנשים שיודעים ליצור תכנית מתוך כאוס ובלבול, ואנשים שיודעים לקבל מידע ולבצע פעולות תכליתיות ולרתום אחרים
לקריאה נוספת: רשימת טיפים לניהול זמן אפקטיבי
נתיב קריטי
הפעילויות שאינן יכולות לזוז במועד התחלה או סיום, וקובעות את משך זמן כלל הפרויקט, הן הנתיב הקריטי. איחור ביום בפעולה בנתיב הקריטי, בתחילת הפרויקט, תקבע איחור לסוף הפרויקט
פרוטוקול תקשורת
ערוצי תקשורת קבועים וברורים כישיבות קבועות שכוללות רק את מי שחיוני, שיתוף משימות באפליקציות, תקשורת פנימית בקבוצת וואטסאפ וביקורים תכופים של אנשי הצוות במקום עבודתם
הגדרת אחריות
חשוב מתחילת הדרך להגדיר לכל חברי הצוות את חלקם ותחומי אחריותם וכן להראות להם כיצד העבודה וההצלחה שלהם תורמת באופן ישיר להצלחת יעדי הפרויקט
לקריאה נוספת: כך תנהיג על ידי השפעה לתוצאות טובות יותר
ניהול שינויים
להעדיף שינויים תכופים וקטנים כדי להימנע מבעיות גדולות, לשמור תמיד על האסטרטגיה והמיקוד במטרה, להשאיר בתכנית רזרבות משמעותיות של זמן ותקציב כדי להתגבר על הבלתי צפוי
ניהול בעלי עניין
את אלו עם עניין גבוה וכוח גדול, לנהל בתכיפות ומקרוב. אלו עם עניין גבוה וכוח קטן, לספק מספיק מידע עדכני. ואת אלו עם עניין נמוך אך כוח גדול, לשמור מרוצים
להתחשב בבינלאומיות
להתחשב בהבדלים בסגנון תקשורת ובהעברת מידע, לזכור את הפרשי השעות, ולהשקיע הרבה כדי להימנע מאי הבנות. תרבויות נבדלות בציפייה לנימוס, ארגון, פורמליות ותיעוד בכתב
כשהפרויקט נתקע
חשוב להמשיך להתרכז בתמונה הגדולה, לבדוק אם הפעולות שתוקעות חיוניות לתוצאה הסופית ואם כן, לחפש להן אלטרנטיבות. לחלוק את הבעיה עם הצוות ולהראות להם שהפעולה חיונית להצלחה
לא לפספס! קבלו פרקים חדשים ומידע עדכני
לאימייל: לחצו כאן
להתייעצות ב Whatsapp עכשיו לחצו כאן
לשליחת הודעת Telegram עכשיו לחצו כאן
צרו קשר לתיאום שיחת התייעצות ללא עלות: אימייל
לאוסף הפתגמים על מנהיגות וניהול לחצו כאן
לתוכן העניינים לחצו כאן
לרשימת כל הפרקים לחצו כאן
למידע על ייעוץ, מנטורניג ואימון ליזמים, בעלי עסקים
ומנהלים - לחצו: סטרטגו 360
צפו בסרטונים ב YouTube לחצו כאן
התחברו איתי ב Linkedin לחצו כאן
עקבו אחריי ב Instagram לחצו כאן
עקבו אחריי ב Twitter לחצו כאן
עוד על ייעוץ עסקי וחומרים להורדה לעבודה עצמית באתר:
Stratego 360 http://www.stratego360.com/
