עומס קוגניטיבי (קשב) והמשמעות למנהלים

"אם אתם רוצים שמישהו עם הפרעת קשב יתרכז, אל תתנו לו משימה פשוטה ומשעממת, זה הכי גרוע בשבילו" - פרופ' נילי לביא

קראתי לאחרונה כתבה בגלובס אודות פתרון של פרופ' נילי לביא למחלוקת ארוכת שנים בקרב חוקרי תיאורית העומס הקוגניטיבי CLT, והחלטתי שהגיע הזמן להתייחס לעניין הקשב בניהול.

נושא הקשב נמצא במודעות של רבים מאיתנו. אנחנו רואים ושומעים על כמויות גדולות יותר של ילדים שמאובחנים כסובלים מבעיות קשב וריכוז. גם בקרב מבוגרים האבחונים הללו נהיים פופולריים יותר ולא מעטים אף נוטלים ריטלין ותרופות אחרות שלכאורה משפרות את המצב.

אנשים מאשימים את העולם המודרני, הסמארטפונים, האינטרנט ועומס המידע והגירויים, אבל אלו רק הגירויים המפריעים החדשים. ההתמודדות עם עומס המידע היא בעיה שכל יצור חי נדרש לה, וקדמוננו, לא פחות מאיתנו.

להדגמה: צפו בסרטון הזה וסיפרו, 

             כמה מסירות כדורסל מבצעת הקבוצה עם החולצות הלבנות?

מבנה הזיכרון

הזיכרון שלנו (בדומה למחשב) מורכב מ-3 חלקים בהפשטה. 

- זיכרון חושי רגעי

- זיכרון עבודה לטווח קצר

- זיכרון אחסון לטווח ארוך

מגבלות הקשב שלנו בקיבולת ובריכוז מקורן ביכולות שלנו בזיכרון העבודה לטווח קצר.

מידע נקלט בזיכרון החושי ומועבר לזיכרון העבודה. בזיכרון העבודה המידע יכול להישמר לזמן קצר ואז מועבר לזיכרון לטווח ארוך או נשכח.

הזיכרון לטווח קצר יכול להכיל בין 5 ל-9 גושי מידע בכל רגע נתון.

אם הזיכרון לטווח קצר עמוס במידע אחר שעובדים איתו או מעבדים אותו, תהיה בעיה לקלוט מידע נוסף מהחושים.

המידע המעובד מועבר לזיכרון לטווח ארוך על פי סכמות שקיימות (כמו כלב או עגבנייה או טלפון). לכן קשה יותר לקלוט מידע חדש שצריך ליצור עבורו סכמות חדשות.

התאור הנ"ל מפושט מאוד, אבל מספיק כדי להבין איך המערכת עובדת באופן כללי.

הממצאים

פרופ' נילי לביא הוכיחה שיש לכל אחד ואחת מאיתנו קיבולת נתונה של יכולת קליטת מידע וגרויים ברגע נתון.

במידה והמשימה שלנו משעממת, אנחנו נוסח בקלות מגירויים חיצוניים. אבל, גם אם המשימה מעניינת ורבת פרטים שדורשים תשומת לב יש לנו בעיה, כי אז לא נצליח לקלוט את כל המידע והפרטים שאנו צריכים.

המצב עוד יותר חמור, כי מספיק שנהייה מוטרדים בתוכנו ממשהו, משחזרים שיחות ומחשבות או מנסים להימנע ממשהו כמו רעב או תשוקה, כדי שחלק ניכר מהקשב שלנו יועמס, ורמת הקליטה שלנו תרד.

גם עייפות מקטינה את קיבולת הקשב שלנו, ומי מאיתנו ישן מספיק שעות ביממה?

אנשים נבדלים אחד מהשני בסך קיבולת הקשב, כלומר כמות הפרטים שהם מסוגלים לקלוט ולעבד ברגע נתון, וגם ביכולת להתמקד בנתונים והמידע הרצוי להם ולהימנע מקליטת הפרעות והסחות דעת.

צפיתם בסרטון מעלה?

האם שמתם לב בצפייה הראשונה (וספירת המסירות) לדוב?

להורדה חינם של חוברת: יריעת מודל עסקי, על עמוד אחד

המשמעות למנהלים

כמנהלים, יש לנו השפעה רבה על האופן בו אנשי הצוות מתמודדים עם מגבלות הקשב והיכולת שלהם להיות מרוכזים, תורמים מעצמם ומבצעים עבודה משמעותית. 

לכן חשוב לתת משימות, להתאים סביבה ולבצע תקשורת באופן בו עומס הקשב יהיה טוב, קצת מעמיס אך מאפשר התמקדות וקליטה מהירה וריכוז.

כדאי לקחת בחשבון את כללי האצבע הבאים.

עדיף עומס על שיעמום

כשמשימה לא מספיק מורכבת או מעניינת, נותר לאנשים עודף קשב פנוי, שגורם לכך שדעתם מוסחת בקלות על ידי רעשים, גירויים שונים והתרחשות בסביבתם.

כדאי לתת משימות מורכבות ותחומי אחריות רחבים שידרשו מאנשים להיות ערניים ומרוכזים.

התמחות משפרת כמות קליטה

כשאנשים מומחים לתחום מסויים בעבודה, יש להם יכולת לקלוט הרבה יותר מידע והרבה יותר פרטים מאשר לאלו שאינם מומחים. זה בדיוק ההבדל בין נהג חדש לבין נהג מנוסה והיכולת להתנהג נכון בכביש. ככל שמומחים יותר, יותר פרטים כלולים בסכמה בודדת בזיכרון העבודה, ונראה כאילו הזיכרון ויכולת ההבנה והקליטה גדלו.

כך גם בכל נושא מקצועי. לכן חשוב לאפשר לאנשים להגדיל את רמת הידע וההתמחות שלהם ולהיעזר במומחים.

הוראות פשוטות

אם ההוראות שאתם מעבירים מורכבות מידי, יש סיכוי גדול שאנשים יפספסו חלק מהמידע ולא יצליחו לבצע אותן כפי שאתם מצפים. תקפידו להיות ברורים לעצמכם וליצור תהליכים פשוטים וקלים להבנה וביצוע, כדי שיתממשו ואנשים יוכלו להתרכז בפרטי העשייה עצמה.

לקריאה נוספת: כך תעורר עובדים חסרי אנרגיה

אבני דרך קרובות

אם המרחק בין המצב הנוכחי ליעד הקרוב גדול מידי, אז עומס הפרטים יהיה גדול מידי ואנשים יאבדו בדרך או שיעצרו ולא יתקדמו. לכן חשוב לקבוע כל הזמן יעדי ביניים ברי השגה ושיש תכנית ביצוע עבורם.

שימוש בסכמות קיימות

ככל שתתנו לאנשים מידע שמתחבר להם בקלות לסכמות שהם כבר מכירים, כך יקלטו את המידע טוב יותר ויזכרו אותו. על תמציאו את הגלגל כל פעם מחדש ובצעו שינויים רק כשכל המעורבים מודעים אליהם ומסכימים.

להימנע מעודף מקורות מידע בחוש אחד

אם במצגת אנשים נדרשים לקרוא טקסט, להקשיב לדובר ולראות אנימציה וגם דיאגרמה, בו זמנית, תהיה להם העמסת יתר של הקשב באופן ודאי, וחלק מהמידע לא יקלט. לכן חשוב להעביר מידה בצורה ברורה ופשוטה ככל הניתן כדי להבטיח הבנה וזיכרון.

לערב יותר חושים

כשמידע משלים מגיע ממספר חושים, קל יותר לקלוט, להבין ולזכור. עירוב של מידע ויזואלי עם מידע שמע או מגע, שכולם באותו עניין, זו הדרך הטובה ביותר להבטיח את אפקטיביות התקשורת.

היו צפויים

ככל שהציפיות שלכם, ההוראות שלכם והתהליכים שהגדרתם מוכרים יותר לאנשים, כך הם יידעו למה לצפות. היתרון עבורכם הוא שיקלטו אתכם מהר יותר ועם פחות אי הבנות. לכן מנהלים מאורגנים ואוהבי עקיבות כל כך מוערכים.

לקריאה נוספת: השפעת תרבות ארגונית על פריון העסק

לא להוסיף קישוטים

קישוטים לפונטים, לצורת הגשת דברים ולאופן תקשורת יכולים לעיתים להוסיף עניין או תחושת רעננות, אבל אם זה קורה הרבה, נוצר בילבול וחוסר מיקוד.

עיזרו לאנשים שאיתכם להבין אתכם על ידי הצגת דברים ישירה וברורה.

צמצום כמות הצעדים

תהליכים מורכבים שדורשים הרבה צעדים ושלבים, הרבה החלפות ידיים וצורך בבדיקה תכופה מול מידע תומך כתקנים והוראות אחרות, הם פחות אמינים ויותר נתונים לטעויות. בנוסף, הם גם מבזבזים זמן במעברים.

להימנע מריבוי משימות מקבילות

עדיין מתפרסמות מודעות שמחפשות אנשים שיודעים לעשות "מולטיטסקינג" או ריבוי משימות במקביל. במציאות, כיום יודעים שזה לא אפשרי, ומה שמתבצע בפועל הוא מעבר הלוך ושוב בין המשימות.

ניהול המשימות דורש חלק מהקשב וגם הזיכרון מועמס מידי בפרטי מידע לא קשורים דבר שמקשה ויוצר טעויות בעיבוד המידע, בהבנה ובשמירה בזיכרון.

הימנעו מכך ואל תבקשו זאת מהאנשים שעובדים איתכם.

לקריאה נוספת: שאלות שיעזרו לצוות שלך למצוא פתרונות בעצמם

השפה מעובדת רק במקום אחד

זה נושא בפני עצמו, אבל חשוב לגעת בו.

השפה מעובדת במוח במקום אחד (במיוחד אצל גברים), לכן לא ניתן לקלוט, להבין ולזכור מידע כזה מיותר ממקור אחד.

אי אפשר גם לקרוא וגם להקשיב. גם אי אפשר לחשוב על דיאלוג וגם להקשיב או לקרוא.

בנוסף, אי אפשר להקשיב למישהו וגם לתכנן מה להגיד כתשובה באותו הזמן.

להקטין את הצורך בזכירה

אל תצפו שאנשים יזכרו את כל מה שאתם אומרים או מציגים לכם. תגבו כל הוראה או מידע גם בחומר כתוב שאתם מעבירים להם. כמו כן, במשימות שאתם מצפים שאנשים יבצעו, תקפידו לוודא שיש להם את כל המידע הנדרש או הדרכים להשיג אותו ולתעד.

לא לפספס! קבלו פרקים חדשים ומידע עדכני לאימייל להרשמה לחצו כאן

למידע על ייעוץ, מנטורניג ואימון עסקי ליזמים, בעלי עסקים ומנהלים - לחצו: סטרטגו 360  

שליחת אימייל לתיאום שיחת התייעצות עסקית וניהולית ללא עלות  לחצו כאן

לערוץ הסרטונים ב YouTube   לחצו כאן

להתחברות איתי ב Linkedin לחצו כאן

להתחברות איתי ב Facebook לחצו כאן

להתחברות איתי ב Instagram לחצו כאן

להתחברות איתי ב Twitter לחצו כאן

ספר הניהול האינטרנטי מנכ"ל-360   http://www.ceo-360.net/

#managementconsulting #executivecoaching #leadership #productivity #strategy #stratego360 #ceo360 #ronezer #ronnezer #negotiation #success #networking #projectmanagement #goals #profit #team #mindfulness #grit #stoicism #businessstrategy #entrepreneurs #ikigai #startup #emotionalinteligence #bodylanguage #leanstartup #startupnation #startup_israel #startup_nation