שמונה תחומי התייעלות בשיטת Lean Six Sigma
"אדם שמעיז לבזבז שעה אחת, לא הכיר בערך החיים" - צ'ארלס דארווין
כל אחד מאיתנו שפועל בתוך ארגון מודע להרבה בזבוז וחוסר יעילות. הבזבוז הזה, למרות שלא תמיד נראה משמעותי מאוד בערך, פוגע מאוד ביכולת הארגון לשגשג, בגלל אובדן משאבים, כספים, זמן, ציוד, חומר ועוד.
כמו דליפה קטנה בצינור, הבזבוז יוצר עם הזמן מצב קשה לתיקון ועם נזקים רבים שפוגע בסופו של דבר בלקוחות, בעובדים ובבעלי המניות. לכן זה אינטרס של כל חברי הארגון לצמצם את הבזבוז ולהיות חלק מארגון משגשג שיש לו את היכולת לאפשר התקדמות והזדמנויות לחבריו.
כמו דליפה קטנה בצינור, הבזבוז יוצר עם הזמן מצב קשה לתיקון ועם נזקים רבים שפוגע בסופו של דבר בלקוחות, בעובדים ובבעלי המניות. לכן זה אינטרס של כל חברי הארגון לצמצם את הבזבוז ולהיות חלק מארגון משגשג שיש לו את היכולת לאפשר התקדמות והזדמנויות לחבריו.
מתודולוגיית Lean Six Sigma היא גישה פופולרית לשיפור הביצועים בארגונים רבים. שילוב של שיטת ייעול שייצרו את קונספט הייצור רזה ושש סיגמא. Lean Six Sigma הובא לחזית בתחילת 2000. שש סיגמא מתמקדת בשיפור מתמיד של תהליכים על מנת למקסם את היעילות ולמזער את מספר הפגמים המתרחשים בכל תהליך. ייצור רזה היא שיטה של ביטול פסולת לאורך כל תהליך הייצור או השירות באמצעות מספר אסטרטגיות וטכניקות. השניים שולבו כדי ליצור שיטה שיכולה לעזור לארגונים רבים ושונים לאופטימיזציה.
יישום המתודולוגיה התחיל בסביבת ייצור, אך כיום אומצה לתחומים רבים אחרים כולל שירותי בריאות ובתי חולים, חברות ביטוח, חברות שירותים, משרדי ממשלה ואחרים. שיטות החשיבה התפשטו והשפיעו רבות גם על תהליכי מחקר ופיתוח, הנדסה וניהול סטרטאפים.
בתוך מתודולוגיית Lean Six Sigma מזהים שמונה סוגים של פסולת ובזבוז.
יישום המתודולוגיה התחיל בסביבת ייצור, אך כיום אומצה לתחומים רבים אחרים כולל שירותי בריאות ובתי חולים, חברות ביטוח, חברות שירותים, משרדי ממשלה ואחרים. שיטות החשיבה התפשטו והשפיעו רבות גם על תהליכי מחקר ופיתוח, הנדסה וניהול סטרטאפים.
בתוך מתודולוגיית Lean Six Sigma מזהים שמונה סוגים של פסולת ובזבוז.
פגמים
כאשר לקוח מקבל מוצר או שירות שיש בו פגם, התוצאה היא בזבוז של משאבים. אם הארגון יכול להגביל היווצרות פגמים ככל האפשר, התהליך יהיה יעיל יותר וכתוצאה מכך, רווחי יותר. התייחסות להופעת פגמים הנו מרכיב מרכזי בתוך Six Sigma, ולכן יוצרים תהליכים של מאמץ מתמיד כדי לשפר את האיכות ולהקטין את הסיכוי לטעות שעלולה לגרום לפגם.
תפוקת יתר
כאשר הארגון מייצר יותר ממה שצריך, או שמייצרים מוקדם מדי, נוצרת תפוקת יתר, שעלולה לגרום לבעיה. הדבר נכון גם לגבי מתן שירות, פעולות אדמיניסטרטיביות, עבודה על פרויקטים וכו'.
אם מפיקים יותר מדי ממוצר נתון, העודף יכול להיות מבוזבז ולכן עדיף שמעולם לא היה מיוצר מלכתחילה. אם המוצר הופק מוקדם מידי, אז נעשה שימוש במשאבים שיכולים היו להיות מוקצים בצורה אחרת. כמו כן, כאשר מדובר עם מותר פיזי, יש לדאוג לאחסון ולהתיישנות, דברים שתופסים משאבים נוספים.
פרק נוסף שיעניין אותך: ניהול איכות מוחלט – אדוארדס דמינג ומהפכת ה TQM
אם מפיקים יותר מדי ממוצר נתון, העודף יכול להיות מבוזבז ולכן עדיף שמעולם לא היה מיוצר מלכתחילה. אם המוצר הופק מוקדם מידי, אז נעשה שימוש במשאבים שיכולים היו להיות מוקצים בצורה אחרת. כמו כן, כאשר מדובר עם מותר פיזי, יש לדאוג לאחסון ולהתיישנות, דברים שתופסים משאבים נוספים.
פרק נוסף שיעניין אותך: ניהול איכות מוחלט – אדוארדס דמינג ומהפכת ה TQM
המתנה מיותרת
תזמון הוא דבר חשוב מאוד בעסקים. כאשר עובדים על פרויקט או לכיוון מטרה, רוצים ששלב יוביל לשלב באופן טבעי, ללא זמן מבוזבז על ידי אנשים, חוסרים או מכונות. אם מוציאים כסף ומשקיעים, או שיש אנשים זמינים או מכונות מוכנות לפעולה לפני המועד הנדרש, אז קיים בזבוז של משאבים. צמצום וביטול זמני המתנה הוא מקור נכבד לחיסכון והתייעלות.
כישרון לא מנוצל
לאנשים רבים קיימים הרבה כישורים, אך הארגון משתמש רק בחלק קטן מהם, או אף דורש מהם לא להשתמש בהם משיקולי פוליטיקה ארגונית. מנהיגות טובה מתבטאת ביכולת לעשות שימוש בכל המשאבים והכישורים הקיימים. ארגונים העוקבים אחר מתודולוגיית Lean Six Sigma יתמקדו בהפקת המיטב ממה שקיים בתוך הבית, על ידי מתן הזדמנויות לאנשים לפעול בדרכים מגוונות, על פי מיטב יכולותיהם.
לדוגמה, אם לעובד קיים יש את הכישורים והניסיון כדי להשלים משימה מסוימת, הארגון שיזהה זאת וייתן לעובד לפעול כך (גם אם לא במסגרת תפקידו הרשמי),יחסוך כסף על ידי ביטול צורך לשכור קבלן חיצוני לביצוע אותה עבודה.
להורדה חינם, החוברת: המדריך הקצר להתייעלות אישית
לדוגמה, אם לעובד קיים יש את הכישורים והניסיון כדי להשלים משימה מסוימת, הארגון שיזהה זאת וייתן לעובד לפעול כך (גם אם לא במסגרת תפקידו הרשמי),יחסוך כסף על ידי ביטול צורך לשכור קבלן חיצוני לביצוע אותה עבודה.
להורדה חינם, החוברת: המדריך הקצר להתייעלות אישית
שינוע מיותר
כל סנטימטר שמוצר נע עולה כסף לארגון בדרך זו או אחרת. שינוע מיותר יכול להיות מהפעילויות היקרות ביותר עבור עסקים רבים, ולכן כדי לוודא כי השינוע יעיל ועובר אופטימיזציה. וזאת, בחלק העליון של רשימת סדרי העדיפויות. יש לבחון תנועת חומר וציוד בתוך הארגון ומחוצה לו.
מלאי עודף
החזקת מוצרים וחומרים במלאי כאשר הם אינם נחוצים מבזבז לארגון משאבים. החלל והשטח שנלקח על ידי מלאי, יכול לשמש טוב יותר למטרה אחרת. גם הכסף שמושקע במלאי עולה בריביות מיותרות וגם חסר מהתרומה למימון הפעילות והשקעה לעתיד.
בארגונים רבים קיים מלאי עודף, שמסתיר בעיות חמורות יותר, כתהליכים לקויים, בעיות זימון ותקשורת איכות לקויה או קשר בלתי מספק עם הלקוחות והשוק.
פרק נוסף שיעניין אותך: שלש ה-M של טויוטה – תרבות של ניהול רזה
בארגונים רבים קיים מלאי עודף, שמסתיר בעיות חמורות יותר, כתהליכים לקויים, בעיות זימון ותקשורת איכות לקויה או קשר בלתי מספק עם הלקוחות והשוק.
פרק נוסף שיעניין אותך: שלש ה-M של טויוטה – תרבות של ניהול רזה
תנועה מיותרת של אנשים
נדרש לעשות ניתוח, אופטימיזציה וחיסכון גם בתנועה של אנשים. אם עובדים צריכים ללכת כל הדרך מקצה אחד של המפעל, או המשרד, לשני כדי להשלים משימה מסוימת, ולחזור למקום שבו התחילו, כל הזמן שעבר הוא אבוד. תהליכי התפעול צריכים להיות מתוכננים באופן כזה שהתנועה מצומצמת ואנשים יכולים לבצע יותר עבודה בעלת ערך בפרק זמן נתון. שי לבחון תנועת אנשים בתוך הארגון במטרה לבצע את תפקידם, נסיעות אנשים בתפקיד מחוץ לארגון, ונסיעות מהבית לעבודה וחזרה 0שגם פגועות בסופו של דבר בתרומה לארגון.
עיבוד יתר
כל ארגון רוצה לעשות עבודה טובה ולספק מוצרים טובים, אבל לעשות יותר מדי יכול להיות מזיק בדיוק כמו לא לעשות מספיק במונחים של איכות. ארגון צריך לשאוף לספק בדיוק את מה שהלקוח ביקש, ושילם עבורו. כאשר חברה מתחילה לספק מעבר למה שהובטח, יכולות להתפתח כמה בעיות. ראשית, ללקוח לא תהיה מוטיבציה לשלם עבור מוצר באיכות גבוהה יותר כאשר הם כבר מקבלים אותו במחיר נמוך יותר. כמו כן, משאבים שישמשו ליצירת מוצר שמעל לדרישות לא יהיו זמינים כאשר למטרה אחרת יהיו זקוקים להם.
זוהי דוגמה נוספת של פסולת, שיכול להיות קשה לזהות כי זו לא נראית בעיה.
זוהי דוגמה נוספת של פסולת, שיכול להיות קשה לזהות כי זו לא נראית בעיה.
Lean Six Sigma משלב רעיונות וכלים ממספר שיטות התייעלות פופולריות בעסקים. שמונה סוגי הפסולת שמנינו הם מפת דרכים מצוינת להבנה מה ניתן לשיפור, אבל הם רק חלק מנושא עצום.
