15 טיפים לניהול ישיבות אפקטיבי
"ריבוי ישיבות הן סימפטום של ארגון לקוי. ככל שיהיו פחות ישיבות, כן ייטב" - פיטר דרוקר
כמעט חצי מהעובדים חושבים שישיבות הן בזבוז זמן יקר. זאת למרות שמנהלים מרגישים שישיבות הן כלי חשוב לניהול צוותים וארגונים.
הפער נובע מכך שישיבות לא מנוהלות באופן אפקטיבי.
ניהול ישיבה אפקטיבי יכול לסייע מאוד לניהול ולצוות, אך חשוב לעשות זאת באופן הנכון.
הטיפים הבאים יסיעו בהכנה וניהול ישיבות מוצלחות.
פחות זה יותר
ישיבות פוגעות בפריון אך דרושות לתיאום ותקשורת בין אנשים. כדאי לנסות להסתפק בישיבה שבועית ובכל שבוע להתמקד בנושא מסוים (כספים, שיווק, איכות, לוגיסטיקה וכו') לבחור רק נושאים שחשובים לכל הנוכחים
לערב את כולם
אנשים שלא מעורבים משועממים, לא מקשיבים ופוגעים באפקטיביות של הישיבה. לוודא שכולם בקיעים בחומר, לדרוש מכולם להביע דעה ולתרום. לעשות רוטציה בניהול הישיבה ע"פ תחומי התמחות
לא לחלוק נתונים
ישיבות הן כלי יעיל לדיון, ולשמיעת דעה, ניתוח וסדרי עדיפויות של המשתתפים. לא לבזבז זמן על חלוקת נתונים לא מוכרים. את הנתונים לחלק לפני הישיבה ולדרוש מהמשתתפים בקיאות
חיבור לאסטרטגיה
כשהדיון בישיבה מחובר ליעדים האסטרטגיים של הצוות, ברור לכולם החשיבות והמטרה של הדיון. טוב להזכיר בתחילת הישיבה את היעדים, כדי למקד את המשתתפים ולחברם
פרק שיעניין אותך: בחירה מושכלת של הכיסא סביב שולחן הישיבות
מותר ליהנות
ישיבות יכולות להיות מעיקות לחלק מהמשתתפים ולכן חשוב לשלב בהן משהו מהנה. פרסים, ציונים לשבח וסיפורים מהשטח תמיד מעניינים מערבים אנשים רגשית. עודדו את כולם לתרום
לקבוע מטרה
מטרה ברורה תקבע את טון הישיבה ותיתן לה כיוון. המטרה צריכה להיות פשוטה ובת מדידה. כשרוצים שהמשתתפים יתרמו רעיונות יש לידע אותם מראש במטרה ולבקש שיגיעו מוכנים
האם הישיבה נדרשת?
העלות של ישיבה היא סך עלות השכר של כל המשתתפים. קחו בחשבון מה האנשים לא מבצעים כאשר הם ישיבה. האם הישיבה תחזיר את ההשקעה? האם ניתן להחליף אותה באימייל או שיחה?
להורדה חינם של חוברת: תבנית להכנת תכנית אסטרטגית
להזמין מקבלי החלטות
חשוב שהאנשים הנוכחים בישיבה יוכלו לקבל החלטות ולהוציא אותן לפועל. אם יודעים שהחלטה עומדת להתקבל, יש לוודא שמקבלי ההחלטות הרלוונטיות נמצאים, או לפחות נציגיהם
לשבת בעמידה
כשרוצים לעשות ישיבה קצרה וממוקדת, ניתן לבצע זאת בזמן קצר, למשל 15 דקות, כשכולם מרוכזים וקשובים. מוטב לבצע את ה"ישיבה" בעמידה, וכך אנשים יפעלו כך באופן טבעי
תזמון אסטרטגי
להימנע מישיבות בראשון בבוקר, כשאנשים עוד לא חזרו לעניינים. גם להימנע מחמישי אחר הצהריים, כשאנשים סוגרים פינות לפני הסופ"ש. לבחור את המועדים בהם אנשים הכי מחוברים לעניין
עמידה בזמנים
חריגה מלוחות זמנים, התארכות וחוסר כבוד לזמן של אנשים, גורם להם להיות פחות מרוכזים, פחות מחוברים ופחות מעוניינים לתרום. קחו בחשבון את קוצר הזמן וצרכי חלוקת הקשב של אחרים
פרק שיעניין אותך: הובלת ישיבה לפתרון בעיה, בלי לזלוג לבלאגן
תוכן על פי עדיפויות
טפלו בדברים החשובים בהתחלה, כך לא יחסר זמן בסוף. באופן הזה תוכלו גם להתחשב בצרכי הלו"ז של אחרים, כאשר אתם בטוחים שהדברים הקריטיים מטופלים ואתם מכווני יעדים
להיות נאמנים ללו"ז
אם תקפידו להיות נאמנים ללו"ז ולהקדיש לכל שלב ונושא את כמות הזמן שנקבעה, תמנע מאנשים לנהל דיוני ביניים צדדיים ותוכלו לדרוש התקדמות אפקטיבית. הדוגמא שלכם תוביל אחרים לאותה רצינות
מקונספטים לסיפורים
לפעמים קשה לאנשים לתפוס רעיונות, מודלים ופילוסופיות או כיצד הם נוגעות לנושא. הדגמה בסיפורים שמציגים את היישום ומחברים עניין ורגש תגביר משמעותית את ההבנה ושיתוף הפעולה
סיכום וסיום מובהק
בסוף ישיבה, חשוב שאנשים יתוזכרו בנושאים שעלו, החלטות שהתקבלו ופעולות שיש לבצע ובאחריות מי. אנשים צריכים לדעת מה מצופה מהם בהמשך ורצוי כבר לקבוע את מועד הישיבה הבאה בעניין
לא לפספס! קבלו פרקים חדשים ומידע עדכני
לאימייל: לחצו כאן
להתייעצות ב Whatsapp עכשיו לחצו כאן
לשליחת הודעת Telegram עכשיו לחצו כאן
צרו קשר לתיאום שיחת התייעצות ללא עלות: אימייל
לאוסף הפתגמים על מנהיגות וניהול לחצו כאן
לתוכן העניינים לחצו כאן
לרשימת כל הפרקים לחצו כאן
למידע על ייעוץ, מנטורניג ואימון ליזמים, בעלי עסקים
ומנהלים - לחצו: סטרטגו 360
צפו בסרטונים ב YouTube לחצו כאן
התחברו איתי ב Linkedin לחצו כאן
עקבו אחריי ב Instagram לחצו כאן
עקבו אחריי ב Twitter לחצו כאן
עוד על ייעוץ עסקי וחומרים להורדה לעבודה עצמית באתר:
Stratego 360 http://www.stratego360.com/
