טיפים לשיפור הכתיבה העסקית שלך
"אני שומע ואני שוכח, אני רואה ואני זוכר, אני עושה ואני מבין" - קונפוציוס
כמעט כל אחד מאיתנו נדרש לכתיבה עסקית בעבודה, וכשהכתיבה העסקית שלך טובה, היא תשיג עבורך את התוצאות הרצויות.
כתיבה עסקית טובה מובילה לתוצאות טובות כיצירת תדמית מקצועית רצויה, שכנוע והגעה להסכמות, יצירת תיעוד שימושי לעתיד, הנעת אנשים לפעולה, יצירת שיתופי פעולה וקבלת מידע רצוי בזמן.
ישנם ארבעה סוגי כתיבה עסקית נפוצים,
כתיבה הדרכתית
בכתיבה זו אנחנו מעניקים לקוראים מידע חיוני להשלמת משימה בהווה או במועד עתידי. במסמך כזה יש לחלק את התוכן שמתאר תהליך לשלבים שניתנים להבנה קלה על ידי הקורא, כלומר, יש לקחת בחשבון גם קוראים בעלי רקע, ידע וניסיון מועט מהאופטימלי. דוגמאות כוללות,
- מדריך למשתמש - ממוקדים בהענקת היכולת לקורא לבצע תהליך, עם תשומת לב להענקת חוויה חיובית.
- מפרט - מסמך טכני שמתאר מוצר או תהליך בפרמטרים שניתנים להבנה על ידי קורא שאינו מכיר אותם, אך בעל ידע בתחום.
- מזכר - הודעה קצרה עם מידע חדש שמשותף עם קבוצת אנשים גדולה בארגן. המזכר לרוב מכיל מידע לגבי ביצוע תהליך, שינויי סטטוס או הוראות.
פרק נוסף שיעניין אותך: סודות שפת גוף שיוצרת הצלחה
כתיבה ליידוע ועדכון
זוהי כתיבה שאינה מיועדת ליצור פעולה אצל הקורא, אלא לחלק מידע, ליצור תיעוד או נקודת השוואה. מסמכים מסוג זה אינם נוצצים, אך יכולים להיות מאוד אפקטיביים ושימושיים לקידום התקדמות, לתת לקוראים מבט לעתיד או למציאות ומסייעת לעמידה בתקנים, רגולציה והתחייבויות משפטיות.
- דוחות - דוחות מרכזים ומתעדים עבודה שנעשתה ומהווים בסיס לנקיטת פעולה וקבלת החלטות. לרוב מוצגים נתונים, דרך השגתם, אופן ניתוח הנתונים, תוצאות והמלצות ליישום.
- כספים - מסמכים שמציגים את המצב הכספי של הארגון, לרוב מכוונין למועדים נתונים, תקופות קבועות או אבני דרך משמעותיות.
- סיכומי דיון - כוללים את נושאי הדיון, החלטות ומשימות של המשתתפים.
להורדה חינם של חוברת: תבנית להכנת תכנית אסטרטגית
כתיבה משכנעת
לרוב מכוונים לכתיבה מכירתית, כלפי פנים הארגון או לשיווק ומכירות. הכתיבה יכולה להיות ישירה וממוקדת בנושא מסוים, או בלתי ישירה ולא ממוקדת, למען יצירת מערכות יחסים.
המטרה משלבת הצגת מידע, יחד עם ניסיון לשכנע את הקורא שהמידע המוצג הינו בעל ערך גבוה מאוד. הכתיבה מנסה להרשים ולהשפיע על קבלת החלטות.
- הצעות - הצעות מציגות מוצר או שירות ללקוח מסוים. הן כוללות הצגת הרקע, תיאור תהליך, תועלות, לוח זמנים, עלויות, יכולות והסמכות.
- דוא"ל מכירות - הודעות שמציאות מוצר או שירות לאנשים שונים.
- הודעות לציבור ולעיתונות - הצגת מידע חדש המיועד לכתבים ועורכי מדייה. אופן הכתיבה צריך לשכנע את הקורא להמשיך ולהעביר את המידע הזה הלאה.
כתיבה תפעולית
זאת עיקר ההתכתבות שנעשית יום יום בין אנשים בארגון ומחוצה לו. רוב ההתכתבות נעשית באימייל והודעות טקסט, בנוסף לטפסים, מכתבים אישיים לעובד, ומסמכים אחרים. המטרה היא לקדם את עשיית הארגון ולשתף פעולה עם אנשים אחרים, כולל העברת מידע וחדשות טובות ורעות.
- דוא"ל - העברה מהירה של מידע בין אנשים
פרק נוסף שיעניין אותך: פיתוח עסקי, שיווק ומכירות - מה ההבדל?
טיפים לשיפור הכתיבה העסקית
- לקחת בחשבון את קהל הקוראים, העדיפויות שלהם והמטרות שיש להם בקריאת המסמך.
- לכתוב באופן שמסייע לקוראים להבין מהר וללא טעויות
- לכתוב בתמציתיות, בכדי שתהיה לקוראים הסבלנות לקרוא הכל ולהעמיק בהבנה ובזיכרון הדברים
- לצמצם שימוש במילות ז'רגון, שאולי לא כולם מבינים
- לבדוק ולצמצם טעויות כתיב ותחביר שעלולות לפגוע בהבנת המידע או קבלתו
- להימנע מהעברת מידע שגוי
- כשאפשר, לשלב כתיבה בגוף ראשון, כדי להעביר את זאת שאתם מעורבים רגשית ואישית
- לא לחשוש ממילות ציווי, כמו "הורד", "הצטרף", קבל", וכד, כשמובן שהכוונה שלכם היא לטובת הקורא
- לדמיין את הקורא, ולכתוב כאילו אליהם ישירות
- לכתוב כך שהמסמך יובן על ידי אנשים ללא הכשרה או מידע מקדים, ככל האפשר
- לקרוא לעצמך את הכתוב ולהימנע מלהישמע כמו "מסמך ממשלתי"
לא לפספס! קבלו פרקים חדשים ומידע עדכני
לאימייל: לחצו כאן
למידע על ייעוץ, מנטורניג ואימון ליזמים, בעלי עסקים ומנהלים
- לחצו: סטרטגו 360
צרו קשר לתיאום שיחת התייעצות ללא עלות:
צפו בסרטונים ב YouTube לחצו כאן
התחברו איתי ב Linkedin לחצו כאן
עקבו אחריי ב Facebook לחצו כאן
עקבו אחריי ב Instagram לחצו כאן
עקבו אחריי ב Twitter לחצו כאן
ספר הניהול האינטרנטי מנכ"ל-360
