האם נדרש לעסק משרד כדי להצליח?
"לא נותר לנו הרבה זמן על כדור הארץ! לא נועדנו לבזבז אותו ככה! בני אדם לא נועדו לשבת בתאים קטנים לבהות במסכי מחשב כל היום, למלא טפסים חסרי תועלת ולהאזין לשמונה בוסים שונים שמברברים הצהרות על המשימה!" - המשרד
עסקים וחברות מצליחות ללא משרד, זה לא דבר חדש. סטרטאפים וחברות טכנולוגיות כבר מתנסות בזה 10 שנים ויותר.
גם הקונספט של עבודה מרחוק אינו חדש, וישנם חברות רבות שצוותי הפיתוח שלהם, הייצור, השירות או המכירות, עובדים מרחוק, במדינות אחרות, בהם הם נמצאים או שעדיף שיהיו, בסמוך ללקוחות, לנותני שירות או לעובדים זולים.
והנה באה הקורונה והממשלות בתגובה יצרו משבר כלכלי.
סגרים. קפסולות. ריחוק חברתי. שמירת מרחב אישי. מסיכות. ועוד
עכשיו שכולנו הפכנו למומחים בשימוש בזום וכלים דומים, והצלחנו לחוות חוויות משותפות מרחוק, הגיע הזמן לחשוב מחדש איך מנהלים את העסקים.
כבר היום, אנשים שפעם ציפו למפגש פנים אל פנים, למכירה, משא ומתן, ייעוץ או חלוקת מידע וחוויות, פחות מוכנים או מצפים שאחד הצדדים יכנס לרכב ויבזבז שעה נסיעה לכל כיוון.
אנשים שהיו טסים לחו"ל מספר פעמים בחודש לפגישות, התרגלו לעשות את הפגישות בזום. ואפילו מורים ותלמידים כבר התרגלו לזה.
אז למה העסק שלך צריך משרד?
ישנם שתי סיבות עיקריות לכך שנדמה לבעלי עסקים שצריך משרד,
האחת, לוודא שאנחנו יודעים שכולם נמצאים ופרודוקטיביים ושניים, כדי להקל על התקשורת בתוך הצוות והעברת מידע.
ומה שמעניין הוא שגם במשרד, רוב האנשים מתקשרים ביניהם באימייל, וואטסאפ ואפילו סקייפ וכד'. אנשים לא זזים מהכיסא, ויותר גרוע מזה. אנשים שורפים זמן. שורפים זמן בשיחות בטלה, בסידורים, באינטרנט, בהתחמקות ממשימות שהם לא אוהבים לעשות, בהימנעות מביקורת, ועוד ועוד ועוד.
פרק נוסף שיעניין אותך: שישה צעדים לתכנית התייעלות ושיפור איכות
העלות של החזקת משרד
לא חבל על העלויות? בזמנים טובים, עלויות המשרד והתפעול שלו הם לא המשפיע הגדול על השורה התחתונה, אך כשהזמנים מאתגרים יותר או שקיימת אי וודאות, או שצריך להפחית את הצפיפות, העלות הזו הופכת למשמעותית יותר.
למשרד יש עלויות עקיפות. שירותי ניקיון, טיפול בתקלות, תפעול, ולא פחות מזה, תרומה לפוליטיקה הארגונית וסיבה לאנשים לפתח תחרותיות פנימית לא בריאה או תסכול.
- האם קיום משרד פיזי יעלה את מחזור המכירות בוודאות?
- האם קיימות אלטרנטיבות טובות יותר שניתן לעשות בשימוש בסכום שנחסך?
- האם הרווחיות מעליה לכאורה במכירות מקיום משרד גבוהה מהעלויות הישירות והעקיפות של המשרד?
פרק נוסף שיעניין אותך: טיפים לעבודה יעילה מהבית
פיקוח על עובדים
משרד כפתרון לצורך בפיקוח על העיסוק והתפוקה של עובדים מתעלם מהמציאות בעולם החדש בו אנו חיים.
עובדים שצריכים פיקוח לגבי תפוקה הם עובדים שלא מחוברים למטרות הארגון ואין להם את ההבנה של איך העבודה שלהם מקדמת את המטרה. יתכן והם לא מרגישים מוערכים או לא רואים את התמונה הדולה או מנוהלים ברמה משימתית שגורמת להם להמתין כל הזמן להוראה הבאה.
אילו בעיות יסודיות שהמיקום הפיזי אינו הדרך הנכונה לטפל בהם, אלא קיים צורך בחיבור אנושי, חיבור רגשי, הדרכה ומשוב.
דרכי התקשורת כיום רבות ומגוונות, ואין בעיה להיות עם אנשים ובתוך קבוצות ברמת חיבור גבוהה.
תפוקה ניתן לזהות דרך הפעילות בכלים הדיגיטליים לניהול העסק, לניהול צוותים, לניהול פרויקטים ומשימות. כלים כמו Slack, Trello, Zoom, דיווחי נוכחות, אימיילים, מערכת ניהול העסק מסוג CRM או ERP ועוד. (אפרט בפרק נפרד את הכלים המומלצים ודרכי השימוש)
כמובן שעדיין ניתן לבצע פגישות צוות פנים אל פנים ובנוכחות פיזית, אך אלו יכולים להתקיים בחוץ, בבתי קפה ומסעדות ובשילוב אירועים שיש בהם גם הנאה, גיבוש והעשרה.
להורדה חינם של חוברת: תבנית להכנת תכנית אסטרטגית
תקציר הדרך לנהל את העסק שלך בצורה יעילה ללא משרד
ישנם ארבע "יתרונות" שמנהלים תופסים לקיום משרד. עליך לוודא שיש לך תחליף לאלה אם אתה מנהל עסק וירטואלי.
- תקשורת עם צוות וירטואלי
יש הרבה כלים דיגיטליים שיעזרו למנהלים ולצוות בתקשורת פנימית ועם לקוחות, כגון Hangouts Google, Skype, Zoom, Whatsapp, וכלים לניהול פרויקטים כגון Trello. כשעובדים אפשר לנסות לשמור על צ'אט סקייפ או גוגל פתוח כל הזמן במהלך היום, גם זום או קבוצת וואטסאפ יכולים לעבוד טוב.
זה מסייע לשמור על תקשורת עם הצוות ובתוכו ולהחליף את "אפקט פינת הקפה" של להיות במשרד ולהיתקל אחד בשני בהפסקה או במסדרון.
- עקיבות ופרודוקטיביות
מחקר שנערך בשנת 2011 באוניברסיטת סטנפורד הראה כי עובדים מרחוק משקיעים יותר ופרודוקטיביים יותר מאנשים העובדים במשרד.
זה לא בהכרח נכון שמשרד יעשה אותך או את הצוות פרודוקטיבי יותר, כיוון שיש הפרעות וגם תחושה שעצם הנוכחות במשרד מרגישה כמו עבודה. ניתן גם להשתמש בתוכנות כדי לעזור לוודא שהצוות פרודוקטיבי, נוכח ומבצע משימות.
- יוקרה ומוניטין
ניתן לשכור משרד לפי שעה, או רק חדר פגישות במיקום הטוב ביותר בעיר שלך תמורת חלק קטן מהעלות של משרד "אמיתי". גם מסעדות ובתי קפה משמשים כיום מקום מקובל ומכובד לפגישות עסקיות מכל הסוגים.
ובאופן כללי, אנשים אוהבים שמגיעים אליהם, כך שבעלי המשרדים, בין אם הם לקוחות או ספקים, יעדיםו שתגיעו אליהם, מאשר שהם יגיעו אליך.
- חברות וקשר
זו יכולה להיות הבעיה הגדולה ביותר בעבודה מהבית, אך לא חייבת להיות.
יש אנשים, במיוחד המוחצנים והרגישים ביותר בינינו, שיכולים להרגיש מבודדים ומנותקים רגשית ללא ההמולה האנושית שמסביב.
בצד העובד, כדי לעקוף את זה צריך לוודא שקיימת קהילה גדולה של חברים ומשפחה סביב ושנפגשים איתם לעיתים קרובות.
בצד המנהלים, צריך לקיים שיח יומי, באמצעים דיגינטליים, וידאו, קול וטקסט במהלך היום, כולל מפגשים קבוצתיים, ולדאוג שמתקיימת תקשורת פעילה וישירה בין חברי צוות, ללא נוכחות ניהולית.
וחשוב לתת זמן לשיחות חולין, עדכונים כלליים, הומור ופיתוח צוות.
לא לפספס! קבלו פרקים חדשים ומידע עדכני
לאימייל: לחצו כאן
למידע על ייעוץ, מנטורניג ואימון ליזמים, בעלי עסקים ומנהלים
- לחצו: סטרטגו 360
צרו קשר לתיאום שיחת התייעצות ללא עלות:
צפו בסרטונים ב YouTube לחצו כאן
התחברו איתי ב Linkedin לחצו כאן
עקבו אחריי ב Facebook לחצו כאן
עקבו אחריי ב Instagram לחצו כאן
עקבו אחריי ב Twitter לחצו כאן
ספר הניהול האינטרנטי מנכ"ל-360
