שיגרות של אנשים בעלי פריון גבוה
"דאגה, מעמידה פנים כחשובה, אך אין בה כל תועלת" - אקהרט טולה
כדי להשיג תוצאות, להגשים יעדים ולהיות בעלי פריון גבוה בדברים שחשובים לנו, ממש לא מספיק לעבוד קשה, או לעבוד הרבה שעות.
מדובר בליצור הרגלים, בעבודה, בפעילות, בחשיבה ואפילו בתגובה הרגשית שלנו. הרגלים ושגרות, שמלוות בהתמדה לנוכח קשיים, שעם הזמן, יוצרים תוצאות בעלות משמעות רבה.
אוסף השגרות האלה אינו מומלץ או רצוי, אלא הכרחי. אי אפשר לעשות את זה אחרת.
לכולנו יש את אותו מספר שעות ביממה, ולכולנו נגמר בשלב מסוים הקשב או האנרגיה להתמודד. לכן כמו לספורטאי אולימפי, השגרות שמביאות אותנו להיות עם רמת הכוחות והמיקוד הנכונים ברגע הנכון הוא קריטי.
אם תביטו מקרוב ומתוך הכרות באנשים שאתם מחשיבים כמצליחים במיוחד ובאופן רציף וסדרתי, תזהו שכמו לכולנו, יש להם חולשות ומגבלות. ועדיין, הם יודעים להביא את עצמם ברמת פריון מירבית בנושאים הנכונים ובזמנים הנכונים.
חשוב להפוך את הכלים לכך להרגלי חיים.
הסרת הלא-חשוב
אנחנו חיים בעולם בו המצרך החשוב ביותר, ונדיר ביותר, עבור כולנו הוא קשב. אנחנו מתחלקים ליותר מידי חלקים, ושמים לב ליותר מידי דברים, ובמיוחד מקשיבים ומתרגשים מהדברים הלא נכונים. חסר לנו מיקוד במה שכן חשוב, שמשפיע על החיים האמיתיים שלנו ועל התוצאות של המאמצים שלנו.
לכן צריך לפעול באופן מודע כדי לצמצם את תשומת הלב שאנחנו נותנים לדברים שלא באמת חשובים, אינם במסלול הקריטי להשגת יעדים שאנחנו מעוניינים בהם, או מסיטים אותנו מהמטרות.
במיוחד תיזהרו מטריגרים שיוצרים סערות רגשיות וזוללי תשומת לב עבור דברים שאינם במסלול הקריטי להצלחה או לעירוב של אגו בשיקולים הנוגעים לעשייה וקבלת החלטות.
לעבוד ע"פ עיקרון 80/20
עיקרון פרטו 80/20 מפורסם למדי ומכר לרבים. העולם שלנו אקספוננציאלי ולא לינארי, ולכן כל מקבץ של דברים אינו אחיד. 20% מהלקוחות יביאו 80% מההכנסות והרווחים, ו-20% מהדברים שמטרידים אותנו הם בעלי 80% מההשפעה עלינו.
אז ברור שאנחנו רוצים לעבוד כמעט רק על 20% המשימות שיוצרים 80% מהתועלת עבור המטרות שלנו. אבל לא תמיד ברור מי מכל המשימות הן חלק מקבוצת ה-20% המיוחסת.
צריך לשלב בעשייה פרספקטיבה ותכנון. לדעת מהן המשימות שעל המסלול הקריטי (מונח מעולם ניהול הפרויקטים) ולדרג אותן בלפחות שלש רמות של חשיבות, ברמת הקריטיות וברמת ההשפעה על התוצאה.
פרק שיעניין אותך: הילחמו ב-7 המניעים לדחיינות
לקחת הפסקות ומנוחות אסטרטגיות
חשוב לשמר אנרגיה בזמנים שלא הכרחי לסחוט את עצמך ולתת לעצמך אנרגיה נוספת כדי להתמודד עם אתגרים גדולים וחשובים בטווח ארוך. מאוד חשוב לעבוד קשה, בריכוז ובמאמץ למשך פרקי זמן ארוכים ובהתמדה, וגם לזכור, שקיימת שחיקה, וקיימים רגעים בהם הכוחות האלה קריטיים יותר.
באימונים ספורטיביים, ידוע שהשרירים, הגוף, מערכת העצבים והיכולות מתפתחים ביותר דווקא בזמני המנוחה, בשינה וכשנותנים לעצמנו הפוגה.
יוצרים מחזורים של פעילות במקסימום שלנו, שמגלה לנו יכולות חדשות, נותנת לנו ניסיון והזדמנויות למידה והישג, וזמני מנוחה, שמאפשרים לנו להתאושש, להתחזק ולהגיע למאמץ הבא עוד יותר מיומנים וחזקים.
ולא לשכוח, שתזמון נכון, שיביא אותנו עם מירב היכולות לרגעים הנכונים, הוא קריטי ביותר.
הסרת הסחות דעת
כל הפרעה קטנה, מרסקת לנו את היעילות והפריון. כשאנחנו עובדים על משהו חשוב ופתאום רואים בתחתית המסך הודעה על כניסת אימייל, ומחליטים ללחוץ לראות מה זה ולענות מייד (בשני משפטים), הפסדנו לפחות 15 דקות של ריכוז גבוה. מהטעם הפשוט שלוקח לנו זמן להיכנס לריכוז ופריון אופטימלי, וזה לא פשוט לשחזר את המצב הזה.
לכן התראות בנייד ובמחשב הן כל כך מזיקות. ואני ממליץ מאוד שהנייד יהיה תמיד על שקט וללא התראות כלל משום אפליקציה שהיא, כולל וואטסאפ.
גם פריצות לזמן העבודה שלכם על ידי אנשים שמוטב היה שהיו קובעים איתכם שיחה מראש או שהייתם יכולים לקבוע זמני 1:1 קבועים לבירור ולטיפול בכל הדברים שאתם צריכים, הם הרסניים מבחינת פריון.
במקום ספונטניות מזיקה, חשוב לנהל את סביבת העבודה והאינטראקציה עם אנשים אחרים באופן שבו תוכלו לאפשר לעצמכם את הזמן, השקט והקשב הנדרשים לפריון ועשייה ראויה לציון.
להורדה חינם, החוברת: המדריך הקצר להתייעלות אישית
הגדרת לוח זמנים
כדאי לקבוע כמה שיותר דברים כפגישות ביומן, כדי לשמור את עצמנו ממוקדים בדברים שצריכים להיעשות. גם אם אלו דברים שאנחנו עושים עם עצמנו, ובמיוחד אם הם קריטיים להצלחה שלנו או שאנחנו מנסים לפתח כלפיהם הרגלים ושגרות.
לוח זמנים הוא דבר חזק, שכופה עלינו פעולות מסוימות בזמנים מסוימים, ושימוש טוב בו מגביר מאוד אפקטיביות, עשייה ופריון.
יצירת סביבה לזרימה Flow
כל אחד חווה לפחות רגעים של זרימה. זמנים של עשייה בפריון גבוה, איכות גבוהה, ריכוז מעמיק, הכל זורם ומטקטק במדויק ובמהירות. כמו כדורסלן שזורק שלשה אחרי שלשה ונראה שלא יכול לפספס.
כדי לשמור על מוטיבציה ומיקוד בעשייה, אנחנו צריכים הרבה השראה ותזכורת על המשמעות והחשיבות של העשייה שלנו. אנחנו צריכים סביבה בה המשאבים הנדרשים זמינים לנו, ושהתנאים שבהם אנחנו מצטיינים מבחינת אינטראקציה, מראות ורעשים, מתקיימים.
צריך לטפח סביבת עבודה שתומכת בנו ועושה לנו את זה. ואם פוגשים זרימה, כדאי לשים לב לתנאים שאיפשרו אותה, ולשחזר אותם.
פרק שיעניין אותך: שמונה הרגלים להפוך לאלוף תפוקה ופריון
להשתמש בכיסי זמן
יצירת זמנים מיוחדים בהם אנחנו במיקוד מאוד גבוה על משימות מאוד חשובות, יוצרת מינוף והאצה של הפריון שלנו. אני אוהב את שיטת פומודורו, בה מקצים פרקי זמן של 20-25 דקות, עם טיימר, ובזמן הזה נמנעים מכל הפרעה חיצונית או מעבר בין משימות, ופשוט עושים ועושים ועושים את מה שהחלטנו לעשות.
וכשהזמן מסתיים והטיימר מצלצל, מרשים לעצמנו הפסקה, התרעננות ובדיקה מה הפסדנו.
ארבעה כיסי זמן כאלה ביום, ותהיו ברמת פריון ומיקוד גבוהה.
אוטומציה
כשצריך להחליט לעשות משהו או לחשוב על איך לעשות בזמן שעושים, זה גוזל המון זמן ואנרגיה. וכשיוצרים תהליכים ושיטות עבודה שחוזרים על עצמם בתכיפות וללא שינויים משמעותיים, זהו שלב אחד לפני אוטומציה.
מינוף של טכנולוגיה להתייעלות, ניהול זמן, תקשורת, יצירת שגרות, יצירת מחוייבות, תיעוד ועוד, זה ניצול ושימוש נכון בכלים שיש לכולנו על השולחן ובכיס. הטלפון הסלולרי שלך יותר עוצמתי מהמחשב שהיה לנאסא כשהנחיתו אדם על הירח.
כל חיסכון קטן, מקבל משמעויות גדולות כשהוא חוזר על עצמו ומפחית מהעומס על התודעה והקשב שלנו. תלמדו איך להשתמש באפליקציות ניהול ותיעוד, תכירו את הטריקים והשטיקים בישומים שאתם משתמשים בהם ביומיום, ותנסו לעשות כל דבר עם קליק אחד פחות.
צפו בסרטונים ב YouTube לחצו כאן
התחברו איתי ב Linkedin לחצו כאן
עקבו אחריי ב Facebook לחצו כאן
עקבו אחריי ב Instagram לחצו כאן
עקבו אחריי ב Twitter לחצו כאן
ספר הניהול האינטרנטי מנכ"ל-360
