איך להפוך את העסק לשיטתי בחמישה שלבים
"לנוסע על אוניה באוקיינוס יש את הרושם שהאוקיינוס עשוי מגלים, הרבה יותר מאשר שהוא עשוי ממים" - ארתור אדינגטון
זה יכול להפתיע אתכם, אבל לפני שהם הופכים את העסק לבנוי ממערכות שיטתיות, בעלי עסקים מצליחים, הרבה פעמים מותשים לעייפה.
בשיחות הכנה לתהליכי ייעוץ אני שומע הרבה דברים שחוזרים על עצמם, כמו האמירה שיש צורך מתמיד ב-"כיבוי שריפות", או שצריך לדחוף דברים קדימה, או להשגיח מביצוע טעויות, או שיש דברים שאף אחד אחר לא יודע לעשות כמו שצריך, או שקשה להרוויח.
המון דברים מגיעים למצב של "דחוף" או "משבר" או "מתסכל".
ויש הרבה החלטות מאוד דומות, שחוזרות על עצמן שוב ושוב ושוב, ועדיין הן נוחתות על שולחן בעלי העסק, לקבל את ההחלטה, או לתת את האישור, או החתימה הסופית.
וזה לא שאין אנשים, או שאין להם את ההכשרה והיכולת.
אנשים חושבים בטעות, שהבעיה היא של "ניהול זמן" או מוטיבציה, או למצוא את האנשים הנכונים.
אבל, זה לא.
הבעיה היא לא איך לייצר עוד שעות עבודה ביום, או איך לנהל נכון את הזמן, אלא, איך להפוך את העסק למכונה משומנת ויעילה, שפועלת באופן שיטתי.
בעלי עסקים מגיעים לעשות את זה, הרבה פעמים אחרי משבר. כשמגלים שפשוט אין מצב שיצליחו לעבוד קשה יותר, והפתרון היחיד הוא לעבוד חכם יותר. וחבל שזה כל כך מאוחר, כשכבר כואב ומסוכן.
ומה קורה בעסק שלכם? האם יש לכם תהליכים שיטתיים?
או, שאתם תקועים בלעשות את אותן משימות שכבר נמאסו עליכם, כל יום?
האם אתם מרגישים שהעבודה כוללת אוסף משימות שאינן מנצלות את החוזקות והכישורים הכי טובים שלכם? ושבחברה יותר גדולה ומסודרת המשימות האלו היו מועברות למישהו אחר? (שאולי היה מרוויח פחות?)
אז התשובה היא בלשנות את אופן פעולת העסק שלך.
ומכאן נציג תהליך של חמישה שלבים להפיכת העסק שלכם לשיטתי וקל לניהול,
בחן את עצמך: באיזה
שלב התפתחותי העסק שלך? <לחץ>
זיהוי המשימות
פשוט התחילו ביצירת רשימה של כל המשימות והתהליכים שקיימים בארגון.
לכל משימה חשוב לזהות מה גורם לה לקרות, ומתי היא מסתיימת. מה נדרש כדי לבצע את המשימה הזו? מהם הידע והכלים הנדרשים? ועם אילו ממשקים עם גורמים פנים וחוץ ארגוניים על מבצע המשימה להיות בקשר ושיתוף פעולה?
חלקו את המשימות בין קבוצות פעילות העסק העיקריים:
- יצירת לידים ושיווק
- סגירת עסקאות וקבלת הזמנות
- הכנת המוצר או שירות שמסופק ללקוח
- האספקה ללקוח
- שירות לאחר המכירה
- הנהלת חשבונות
- משאבי אנוש
פרק שיעניין אותך: אלו הסיבות להפוך את העסק לשיטתי
ציוות המשימות לתפקידים
עבור כל משימה שיש לבצע, נדרש לקבוע מהו התפקיד בארגון של מי שאחראי לבצע אותה.
חשוב לדעת את הסמכות, ההכשרה, הניסיון והכישורים הנדרשים לכל תפקיד, ולוודע שהם מתאימים לביצוע המשימות שבאחריותם.
זו הזדמנות מצויינת לוודא,
- שתיאורי התפקיד בארגון מדוייקים
- שאנשים הינם בעלי ההכשרות הנדרשות
- שהסמכויות של כל תפקיד ברורות
- שיש לבעלי התפקידים את הכלים והידע הנדרש
- שברור לכולם מי הלקוח/ספק הפנימי של מי
- שברור לכל בעל תפקיד, מי הסמכות מעליו לכל עניין
פרק שיעניין אותך: השלבים להפיכת עסק ממקום עבודה לנכס
סדר עדיפויות
ראשית יש להחליט על אילו תהליכים לעבוד קודם, במסע של יצירת מערכות של תהליכים ועסק שיטתי.
הצעד הראשון הוא לזהות באילו משימות השיפורים צפויים להשפיע הכי הרבה כדי לסייע בצמיחה והרחבה של החברה.
בטבלה בא מופיעות כל המשימות והתהליכים המועמדים לעבודה, כדאי להוסיף עמודה של הערך המשוער שאתם מאמינים שייעול המערכת יכול לתרום.
בנוסף, רצוי לקדם בסדר העדיפויות משימות החוזרות ונשנות בתכיפות גבוהה, כך שבמצטבר גוזלות את רוב זמן העבודה או הניהול.
תחשבו על כמות הזמן הפנוי שתוכלו ליצור לכם ולאחרים בארגון. איזו השפעה לטובה יכולה להיות לזה על העסק?
להורדה חינם חוברת עבודה: להפוך את העסק למערכת שיטתית
יצירת ותיעוד התהליכים
הגענו לחלק הכי חשוב.
כ תהליך מוגדר מאירוע שמניע אותו, ועד שקיים תוצר סופי לתהליך, שמוביל לתחילת התהליך הבא.
ככל שתיכנסו יותר לפרטים, כך יקטן הסיכוי לשגיאה או הגדרת תהליך שלא ניתן לשחזר כל פעם מחדש.
תהליכים לדוגמה הם:
- קליטת הזמנת לקוח
- מסירת המוצר או שירות ללקוח
- הפקת חשבונית ומסירתה ללקוח
כנסו לפרטים רבים ככל האפשר, ותכללו את כל מה שצריך לעשות, להשיג או לספק. כך שתוכלו לספק את התהליך לכל עובד בחברה, או לעובדים חדשים, והם יוכלו לבצע את התהליך ללא צורך במידע נוסף, וללא תקלות, על פי התיעוד.
תיעוד התהליכים יכלול לרוב,
- מטרות
- הכשרות למבצע
- כלים נדרשים
- סדר פעולות
- תרשים תהליך
- מקורות מידע
פרק שיעניין אותך: סימנים שצריך ליצור שיטתיות בעסק שלך
מעקב ואופטימיזציה
הדרך היחידה לדעת את המידה בה מערכת התהליכים השיטתיים שלכם עובדת (או לא עובדת) היא לאסוף נתונים על מדדי מפתח KPI אשר יש לעקוב אחריהם באופן קבוע.
בדיוק כמו לוח המחוונים בתא הטייס, המדדים האלה יאפשרו להנהלה לדעת אם המערכת עובדת כנדרש, או לא עובדת ויש בעיות, ויתנו הכוונה להיכן צריך לשפר אותה.
מעקב אחר מדדים מוביל ליעילות, מכירות טובות ורווחים.
לרוב חברות אינן נכשלות כי הן עשו טעויות. הן כושלות בגלל שהמערכת לא טובה ויעילה, התהליכים לא שיטתיים וסדורים, ובגלל חוסר מעקב והתייחסות בזמן למדדים הנכונים.
אדוארדס דמינג, הוגה שיטת ה-TQM אמר, "מערכת תהליכים לא טובה, תנצח אדם טוב כל פעם". מערכות דורשות שיפור מתמשך ומתמיד.
לא לפספס! קבלו פרקים חדשים ומידע עדכני
לאימייל: לחצו כאן
לשליחת הודעת Whatsapp עכשיו לחצו כאן
לשליחת הודעת Telegram עכשיו לחצו כאן
צרו קשר לתיאום שיחת התייעצות ללא עלות: אימייל
לאוסף הפתגמים על מנהיגות וניהול לחצו כאן
לתוכן העניינים לחצו כאן
לרשימת כל הפרקים לחצו כאן
למידע על ייעוץ, מנטורניג ואימון ליזמים, בעלי עסקים ומנהלים
- לחצו: סטרטגו 360
צפו בסרטונים ב YouTube לחצו כאן
התחברו איתי ב Linkedin לחצו כאן
עקבו אחריי ב Instagram לחצו כאן
עקבו אחריי ב Twitter לחצו כאן
