ניתוח ושיפור תהליכים עסקיים ליעילות ורווחיות

"רווחיות מגיעה מפריון, יעילות, ניהול טוב, חסכנות, ותהליכים לניהול העסק" - קרלוס סלים

גם בעסק קטן, משתמשים בעשרות תהליכים עסקיים מדי יום.

לדוגמה, עוברים את אותם שלבים בכל פעם שאתם יוצרים דוח מסויים, פותרים תלונת לקוח, יוצרים קשר עם לקוח חדש או מייצר מוצר עבור לקוח.

סביר להניח שנתקלתם גם בתוצאות של תהליכים לא יעילים, או שיוצרים טעויות. לקוחות לא מרוצים, חברי צוות לחוצים, החמצת מועדים ועלויות עודפות הם רק חלק מהבעיות שתהליכים שאינם מעולים, יכולים ליצור.

לכן זה חשוב לפעול באופן מתודי ולשפר תהליכים כשהם לא עובדים טוב. 

מהם תהליכים עסקיים?

תהליכים יכולים להיות פורמליים או לא פורמליים. תהליכים פורמליים, מתועדים ויש להם שלבים מובנים וברורים.

לדוגמה, נהלים לקבלת והגשת חשבוניות ללקוח, או נוהל ליצירת קשר עם לקוחות מתעניינים, שחוזרים על עצמם במדוייק שוב ושוב. 

בעסקים קטנים ובינוניים יש גם הרבה תהליכים בלתי פורמליים, שנוצרו ללא תכנון מובנה על ידי הבעלים והצוות, ואולי לא תועדו אף פעם.

החשיבות של תהליכים יעילים

לסוגים השונים של התהליכים יש במשותף, שכולם נועדו להסדיר ולייעל את הדרך שבה חברי הצוות עובדים.

כאשר כולם עוקבים אחר תהליך המורכב מסדרת שלבים שנבנה היטב, יש פחות שגיאות ועיכובים, פחות עבודה כפולה, והצוות וגם הלקוחות מרגישים יותר מרוצים.

תהליכים שלא עובדים יכולים להוביל לבעיות רבות. לדוגמה:

• לקוחות מתלוננים על איכות מוצר ירוד או שירות גרוע
• חברי צוות מתוסכלים
• העבודה כפולה או שנשכחה ולא נעשתה
• עלויות עולות ומיותרות
• משאבים מבוזבזים
• צווארי בקבוק שנוצרים, וגורמים להחמצת מועדים

פרק שיעניין אותך: הדרך הנכונה לתעד תהליך עסקי

תהליך שיפור התהליכים

כאשר אתם נתקלים בבעיות כמו אלו שהוזכרו, ייתכן צריך לבדוק ולעדכן את התהליך הרלוונטי.

בצעו את השלבים הבאים כדי לשפר תהליכים:

1. מיפוי התהליך

לאחר שהחלטתם איזה תהליך ברצונכם לשפר, תתעדו כל שלב באמצעות תרשים זרימה ורשימה. כך מציגים את השלבים בתהליך בצורה ויזואלית.

חשוב לבדוק כל שלב בפירוט, מכיוון שתהליכים מסוימים עשויים להכיל שלבי משנה שאינכם מודעים אליהם. תתייעצו עם אנשים המבצעים או מקבלים תפוקות בתהליך באופן קבוע כדי להבטיח שלא תתעלמו משום דבר חשוב.

2. ניתוח התהליך

תשתמשו בתרשים הזרימה כדי לזהות ולהבין את הבעיות הקיימות בתהליך. 

תשאלו את השאלות הבאות:

• איפה חברי צוות או לקוחות מתוסכלים מהתהליך?
• איזה מהשלבים בתהליך יוצר צוואר בקבוק, עומס או עיכובים?
• באילו שלבים נמצא עודף עלויות?
• באילו שלבים האיכות יורדת?

השתמש תחילה בכלי ניתוח כמו מודל 5-למה, דיאגרמת סיבה/תוצאה ועוד כדי לאתר את הבעיה ואת מקורותיה. לקחת בחשבו שאם רק תתקנו את הסימפטומים, הבעיות יימשכו.

דברו עם האנשים שמושפעים מהתהליך. מה לדעתם לא תקין? ואיזה הצעות יש להם לשיפור?

להורדה חינם חוברת עבודה: להפוך את העסק למערכת שיטתית

3. עיצוב מחדש של התהליך

כעת אתם הולכים לעצב מחדש את התהליך על מנת למנוע את הבעיות שזיהיתם.

עדיף לעבוד יחד עם האנשים שמעורבים ישירות בביצוע והצלחת תפעול התהליך. הרעיונות שלהם עשויים לחשוף לכם גישות חדשות ונקודות מבט שלא טבעיות לכם, וכמו כן יש סיכוי גבוה יותר שהם יקחו על עצמם את המאמץ לשינוי ככל שיהיו מעורבים בשלב מוקדם.

• ראשית, ודאו שכולם מבינים מה התהליך אמור לעשות.
• בדקו יחד כיצד תוכלו לטפל בבעיות שזיהיתם. רישמו את הרעיונות של כולם, ללא קשר לעלויות הכרוכות בכך או לתפקיד המציע.
• צמצמו את רשימת הפתרונות האפשריים על ידי בחינת האופן שבו יתורגמו הרעיונות של הצוות לחיים האמיתיים.
• בצעו ניתוח של ההשפעה של השינויים כדי להבין את ההשפעות המלאות של הרעיונות. 
• בצעו ניתוח סיכונים וניתוח אפשרויות כשל והשפעתם, כדי לזהות סיכונים אפשריים.

בדיקות אלו יעזרו לכם להבין את ההשלכות המלאות של כל רעיון מוצע, ויאפשרו לכם לקבל את ההחלטה הנכונה.

ברגע שאתם והצוות מסכימים על תהליך משופר, צרו תרשימים ורשימות חדשות לתיעוד כל שלב.

וידאו: הדרך להפוך את העסק לנכס

4. רכישת משאבים נדרשים

כעת עליכם לוודא שיש לכם את המשאבים הדרושים ליישום התהליך החדש.

זה יכול לכלול קבלת הדרכה ממנהלים בכירים או מעמיתים במחלקות אחרות. יתכן ונדרשים שינויים בתוכנב, טפסים או הוספת ציוד נדרש.

תפעלו לתקצב את כל מה שנדרש ולהניע את התהליכים לקבלת הדברים הנדרשים בזמן.

5. יישום ותיקשור השינוי

סביר להניח ששיפור התהליך העסקי יכלול שינוי במערכות העסק, בצוותים או בתהליכים קיימים אחרים. ייתכן שתצטרכו לרכוש תוכנה חדשה, לשכור חבר צוות חדש או לארגן הדרכה מקצועית.

הפעלת התהליך החדש עשויה להפוך להיות פרויקט בפני עצמו, לכן חשוב לקחת את זה בחשבון, לתכנן ונהל את השינוי. הקצו זמן לטיפול בבעיות שמתגלות, ותשק להפעיל תחילה פיילוט, כדי לבדוק אם יש בעיות.

זכרו ששינוי הוא רק לעתים רחוקות קל. אנשים יכולים להיות להתנגד לשינוי, גם לא במודע, במיוחד כאשר זה כרוך בשינוי הרגלים, או שיכול להתפרש כשינוי במעמד או בחשיבות בצוות.

6. סקירת התהליך

מעט דברים עובדים בצורה מושלמת מההתחלה. לכן, לאחר הפעלת התהליך החדש, עקבו מקרוב אחר איך הדברים הולכים בשבועות ובחודשים שלאחר מכן, כדי להבטיח שהתהליך פועל בהתאם לציפיות. ניטור זה יאפשר לכם לתקן בעיות כאשר הן מתרחשות ולבצע התאמות שיבטיחו את האימוץ ואת ההצלחה.

שימו בעדיפות לשאול את האנשים המעורבים בתהליך החדש איך הוא עובד, ואילו תסכולים הם חווים, אם בכלל.

פרק שיעניין אותך: איך להפוך את העסק לשיטתי בחמישה שלבים

לסיכום

תהליך עסקי הוא סדרה של שלבים, פעילויות ומשימות שאתם משתמשים בהן שוב ושוב כדי ליצור מוצר או שירות, להגיע למטרה מסוימת, או כדי לספק ערך ללקוח או לספק. כאשר תהליכים עובדים היטב, הם יכולים לשפר משמעותית את היעילות, הפריון ושביעות הרצון של הלקוחות, ומאפשרים רמת ביצועים אחידה ואמינה.

עם זאת, תהליכים שאינם עובדים עלולים לגרום לתסכול, עיכובים והפסד כספי לעסק.

בלתי נמנע שתצטרכו לשפר את רוב התהליכים בעסק בשלב מסוים. יעדים חדשים, שינויים בטכנולוגיה ושינויים בסביבה העסקית יכולים לגרום לתהליכים קיימים להפוך ללא יעילים או מיושנים.

לא לפספס! קבלו פרקים חדשים ומידע עדכני

לאימייל: לחצו כאן

להתייעצות ב Whatsapp עכשיו   לחצו כאן

לשליחת הודעת Telegram עכשיו לחצו כאן

צרו קשר לתיאום שיחת התייעצות ללא עלות: אימייל

לאוסף הפתגמים על מנהיגות וניהול לחצו כאן

לתוכן העניינים לחצו כאן

לרשימת כל הפרקים לחצו כאן

למידע על ייעוץ, מנטורניג ואימון ליזמים, בעלי עסקים

ומנהלים - לחצו: סטרטגו 360 

צפו בסרטונים ב YouTube   לחצו כאן

התחברו איתי ב Linkedin לחצו כאן

עקבו אחריי ב Instagram לחצו כאן

עקבו אחריי ב Twitter לחצו כאן

עוד על ייעוץ עסקי וחומרים להורדה לעבודה עצמית באתר:

Stratego 360 http://www.stratego360.com/