הדרך הנכונה לתעד תהליך עסקי

"מי שנלחם במפלצות, צריך לשים לב שבמהלך הלחימה, אינו הופך למפלצת" - פרדריך ניטשה

 אני די בטוח שכל בעל עסק רוצה שהעסק יהיה יעיל, מהיר, איכותי ורווחי ככל הניתן. 🎯

זה בערך כמו שכל אדם מעדיף להיות צעיר, חזק, חתיך, עשיר ובריא. זה הרצוי. אין וויכוח.

קבוצה גדולה, אך מצומצמת יותר, של בעלי עסקים היו רוצים שהעסק יוכל לצמוח ולגדול, לשכפל את עצמו, להקים סניפים, ולהתפתח עד הנקודה בה הבעלים יכול לצאת מהפעילות היומיומית בעסק, ולהנות מהרווחים.

זה בהחלט יכול לקרות, אבל עבור בעלי עסקים רבים זהו חלום. 😎

אתגר נוסף של בעלי עסקים הוא תחלופת עובדים. כשעובדים מיומנים ומנוסים, שהביצועים של פעילויות מסויימות בעסק תלויים באנשים האלו, והם עושים אותם בצורה טובה, העסק הופך להיות תלוי באנשים. זה מקשה על בעלי עסקים בדיונים על שכר ותנאים, ובעיקר מסכן את העסק במקרה של עזיבה. 😬

המצב הטוב הוא כאשר קיימים כל הכלים והתיעוד הנדרש בכדי להכשיר עובד חדש, לכל תפקיד בארגון.

אבן יסוד של שלשת המטרות הרצויות האלו היא תהליכים עסקיים סדורים ומתועדים היטב. ☑

תהליכים מתועדים ניתן לשפר עד לרמה אופטימלית, ניתן להדריך על הביצוע שלהם עובדים חדשים, וניתן לשכפל אותם לאתרים חדשים, שוב ושוב ושוב. 🚀

עכשיו, שהצורך בתיעוד תהליכים עסקיים ברור, אציג מטה את מבנה התיעוד הנכון ביותר.

בחן את עצמך: באיזה שלב התפתחותי העסק שלך?  <לחץ>

[כותרת] תהליך

קצרה וברורה, כדוגמת, "תהליך הכנת הצעת מחיר"

טבלת מידע על המסמך

תכללו את המידע: כותרת מסמך, כותרת שם התהליך, אחראי מסמך, גירסה, סטטוס, תאריך

מטרה

תארו את מטרת מסמך התהליך, את מטרת התהליך ואת היקף השפעת התהליך. חשוב להיות ברור לכל קורא עתידי, לכלול הסבר אם זה תהליך "כפי שהוא בפועל" או "עתיד להיות". לעתים קרובות כדאי לכלול משפט דומה לבא: תהליך זה מתחיל כאשר (תיאור של נקודת התחלה) ומסתיים כאשר (תיאור של נקודת סיום). כדאי להיות תמציתיים.

וידאו: הדרך להפוך את העסק לנכס

תנאי כניסה לתהליך

ציינו את קריטריוני ההתחלה של התהליך.  מה צריך להיות קיים או להתבצע לפני שתהליך זה יכול להתחיל ולהתבצע בהצלחה?

לדוגמה, לפני שניתן להציע הצעה ללקוח פוטנציאלי, צריך לדעת את הדרישות והמגבלות של הלקוח.

בדרך כלל, הבעלים של התהליך קובע את קריטריוני הכניסה. 

להורדה חינם חוברת עבודה: להפוך את העסק למערכת שיטתית

תשומות

ציינו את הקלטים המוחשיים הנדרשים לביצוע תהליך זה. אלו הם פרטים פיזיים או מידע שהאדם האחראי על הנעת התהליך מקבל בצורה פיזית או אלקטרונית. קלט יכול להיות דוא"ל, מסמך, ערך מעודכן, חלקים, תקציב וכו'). לדוגמה, קלט עבור "תהליך הצעת מחיר" עשוי להיות מסמך בקשה להצעת מחיר.  

 תרשים זרימת עבודה

חשוב לכלול הצגה חזותית, תרשים זרימת העבודה, המציג את הקשר בין פעילויות בתהליך. במידה ומעורבים מספר אנשים או גורמים בתהליך, פורמט BPMN הוא המתאים ביותר.

תיאורי פעילות

תארו כל אחת מהפעילויות של התהליך בצורה מילולית סיפורית, ובמיספור שלבים עוקב. השתמשו בכותרות משנה לפי הצורך. הקפידו להשתמש במינוח עקבי בתיאור כל שלב או פעילות בכל המסמכים והתרשימים.

חריגים

רשמו חריגים, שיגרמו לשינוי יוצא דופן של התהליך ותארו את החריג בצורה סיפורית מפורטת.

כללים עסקיים

במידת הצורך, תכללו רשימה של כללים עסקיים רלוונטיים והפנו לשלבים בתהליך או תיאור הפעילות שבו הם מבוצעים. דוגמה לכלל עסקי עבור תהליך "הצעת מחיר" עשויה להיות "כל הצעת מחיר ללא תגובה מלקוח לאחר 10 ימי עסקים נחשבת דחויה". 

פרק שיעניין אותך: התהליכים שכל עסק חייב שיהיו שיטתיים 

תוצרי התהליך

ציינו את התוצרים עבור תהליך זה. לדוגמה, תוצר של תהליך "הגש הצעת מחיר" יכול להיות הזמנת לקוח חתומה, או עדכון תחזית מכירות.

קריטריוני יציאה

ציינו את קריטריוני היציאה מהתהליך.  מה צריך להתקיים לפני שהתהליך הזה יכול להסתיים בהצלחה?  

לדוגמה, קריטריוני היציאה לתהליך "הצעת מחיר" יכולים להיות שהחלטה לקבל או לדחות את הצעת המחיר מתקבלת מהלקוח.  בדרך כלל, הישות הארגונית המקבלת את התוצר של התהליך מגדירה את קריטריוני היציאה.  אם אתם מתעדים מספר תהליכים הקשורים זה לזה, קריטריוני יציאה של תהליך אחד יהפכו לקריטריוני הכניסה לתהליך הבא.

תפקידים ותחומי אחריות

הוסיפו הגדרות תפקידים ותחומי אחריות של כל מי שמשתתף בתהליך, מהנעתו ועד סיומו. זכרו שאדם אחד יכול למלא יותר מתפקיד אחד בתהליך או שאנשים מרובים יכולים לחלוק את אותו תפקיד. ודאו שהמונחים המשמשים עבור תפקידים ותחומי אחריות תואמים את אלו שבתרשים זרימת העבודה ובמקטעים של תיאור הפעילויות.

פרק שיעניין אותך: איך להפוך את העסק לשיטתי בחמישה שלבים

מדדים

ציינו כיצד תימדד האפקטיביות של התהליך.  אפשר להיות מאוד ספציפים ולפרט מדדים כמותיים, ככל שישנם כאלו. לדוגמה, מדדים של שירות לקוחות הם משך הזמן שלקוחות צריכים לחכות בטלפון לפני שהשיחה שלהם נענית, או משך הזמן עד שהבעיה שלהם נפתרה.  לחלופין, אתם יכולים לכלול מדדים כלליים של הצלחה, כגון "שביעות רצון של הלקוחות".

לא לפספס! קבלו פרקים חדשים ומידע עדכני

לאימייל: לחצו כאן

להתייעצות ב Whatsapp עכשיו   לחצו כאן

לשליחת הודעת Telegram עכשיו לחצו כאן

צרו קשר לתיאום שיחת התייעצות ללא עלות: אימייל

לאוסף הפתגמים על מנהיגות וניהול לחצו כאן

לתוכן העניינים לחצו כאן

לרשימת כל הפרקים לחצו כאן

למידע על ייעוץ, מנטורניג ואימון ליזמים, בעלי עסקים

ומנהלים - לחצו: סטרטגו 360 

צפו בסרטונים ב YouTube   לחצו כאן

התחברו איתי ב Linkedin לחצו כאן

עקבו אחריי ב Instagram לחצו כאן

עקבו אחריי ב Twitter לחצו כאן

עוד על ייעוץ עסקי וחומרים להורדה לעבודה עצמית באתר:

Stratego 360 http://www.stratego360.com/