למה ואיך להשתמש ברשימת תיוג Checklist
"רשימת תיוג היא מהכלים החזקים ביותר ליצירת תפוקה ופריון שאי פעם הומצאו" - בריאן טרייסי
רשימות תיוג הם אחד הכלים הארגוניים היעילים ביותר בהיסטוריה, ושימוש נכון בהם יכול לעזור לך לעבור בין משימות במהירות ובקלות. אבל לא כל רשימות התיוג נוצרו שוות!
אם אתם רוצים להשתמש ברשימת בדיקות כדי להתארגן ולהעלות את רמת החיים שלכם בצורה משמעותית, אתם לא צריכים סתם רשימה, אלא צריך לבנות את הרשימה בצורה הנכונה.
רשימות תיוג יסייעו לכם ב:
- עבודה ללא טעויות
- עבודה מהירה ושיטתית
- העברת טיפול לאנשים אחרים
- הבנה וייעול תהליכים
- פחות לחץ ויותר פנאי ליצירתיות
- תרומה למוטיבציה מתוך בהירות
- להבטיח רמת בטיחות גבוהה וניהול סיכונים
על ידי פירוט וארגון המשימות ולאחר מכן סימון כל אחת מהן כשבוצעה, אפשר לתעדף איך לנצל את הזמן באופן יעיל וגם לוודא ששום פעולות ומשימות חשובות לא נופלות בין הכיסאות.
רשימת תיוג מספקת גם מנה משמעותית של חיזוק חיובי שמוביל לעלייה בתפוקה. כשאשר מסמנים משימות מבוצעות ברשימה, מקבלים משוב עצמי על הגעה להישגים והתקדמות, מה שמעורר אותנו להמשיך במרץ, לסמן עוד משימות ולבצע יותר, ולהגדיל את התפוקה הכוללת שלנו בתהליך.
על ידי יצירת רשימת תיוג שמשתמשים בה באופן קבוע, אפשר להפחית את העומס המנטלי הדרוש כדי לזכור את כל המיקרו-מטלות שצריך להשלים מדי יום בפעולות ומשימות שחוזרות על עצמן.
מתי כדאי להשתמש ברשימת תיוג
רשימת תיוג מאפשרת למי שמבצע תהליך או למי שמבקר תהליך לוודא שעושים את הדברים הנכונים, בסדר הפעולות הנכון, שמתייחסים לכל מה שצריך, שהמידע קיים, ושהתשומות והתפוקות עומדות בקריטריונים הנדרשים.
דוגמאות לזמנים בהם משתמשים ברשימות תיוג כוללות,
- בדיקה והפעלה של מטוס לפני המראה
- ביצוע פעולות הכנה בחדר ניתוח
- בדיקה של משלוח ללקוח לפני הובלה
- קניות בסופרמרקט
- בדיקת ציוד שהוכן לקראת חופשה
הרשימה לעיל היא של דברים ברורים ומובנים לכולם, וניתן להוסיף לה כמעט כל שרשרת פעולות שאנחנו מבצעים. זה במיוחד נכון בניהול עסק.
ניתן להשתמש ברשימות תיוג לשיפור הפעולה בתהליכים עסקיים רבים, כולל ייצור, שיווק, כספים, מכירות, ועוד.
1. לרשום הכל
הצעד הראשון ליצירת רשימת תיוג יעילה הוא לרשום הכל, ללא סדר רו שיטה ולכתוב כל משימה ומטלה שקופצת לכם בראש.
שבו עם עט ונייר,או פתחו מסמך Word או גוגל דוקס במחשב, או אפילו לרשום על פתק בטלפון הנייד, ורשמו את כל מה שצריך לעשות, לבדוק, לאסוף, לקבל, לתת וכו'.
לדוגמה, נניח שאתם יוצרים רשימת תיוג לחתונה. תרצה לרשום הכל, החל מתזמון מועד לטעימות עם הקייטרינג, רשימת בגדים שצריך לרכוש, חברים שצריך להזמין ועד לכתיבת הנדרים שתקריעו מתחת לחופה. (ניכר שראיתי יותר מידי חתונמי)
לחלופין, אם אתם מכינים רשימת תיוג יומית למשימות לביצוע, תרצו לרשום את כל המשימות היומיות החוזרות על עצמן, כמו להסיע ילד לחוג, וכן משימות חד פעמיות שתצטרכו לשלב בלוח הזמנים ביומן, כמו להתקשר לרופא השיניים, ללכת לסופר או להכין דיווח הוצאות בעבודה.
אתם רוצים שרשימת המשימות הקבועות והמשימות משתנות תהיה מקיפה ככל האפשר. תמיד תוכלו לבטל פעילויות מאוחר יותר אם תחליטו שהרשימה ארוכה מדי או שמשימה מסוימת אינה גבוהה בסדר העדיפויות.
פרק שיעניין אותך: ניתוח ושיפור תהליכים עסקיים ליעילות ורווחיות
2. לארגן ולתעדף משימות
לאחר שכל המשימות שלכם רשומות, נדרש לארגן ולתעדף אותן.
ראשית, תרצו לארגן ולקבץ את המטלות והפעולות בצורה שיטתית. למשל, תוכלו לארגן משימות לפי תדירות ביצוע, לפי סוג משימה, סדר פעולות, או לפי האופן שבו המשימה קשורה לחיים, כמו "משימות הקשורות למשפחה" או "שיווק" או "כספים".
לאחר שהמשימות מאורגנות, צריך לדרג אותן לפי סדר עדיפות. דרגו כל משימה כ"חיוני", "חשוב" או "רצוי". משימות "חיוני" הן בעדיפות גבוהה ויש לטפל בהן באופן מיידי. משימות "חשוב" חשובות אך פחות דחופות, ומשימות "רצוי" הן מטלות שאתם רוצה שיהיו בתוכניות לעתיד מתישהו, אך אין צורך לבצע אותן באופן מיידי.
אין תשובות נכונות או לא נכונות בכל הנוגע לתעדוף משימות. זה רק להבין אילו משימות הן הדחופות/חשובות ביותר, כדי שתוכל להסיר אותן מהדרך תחילה.
3. ליצור רשימת תיוג
לאחר שהמשימות שלכם מאורגנות ומתועדפות, רצוי ליצור מהן רשימת תיוג ממשית.
רשמו את המשימות לפי סדר עדיפות ואם רלוונטי, ציינו את התאריך או השעה שבהם אתם צריכים להשלים אותן.
אם קיים סדר פעולות נדרש, אז קחו את זה בחשבון בהרכבת הרשימה. יכול להיות שבגלל סדר פעולות, משימות שאינן חיוניות יקרו מוקדם יותר, כי הן מאפשר התקדמות במשימה דחופה יותר.
פרק שיעניין אותך: הדרך הנכונה לתעד תהליך עסקי
4. לסמן כל משימה כשמבוצעת
לאחר שרשימת התיוג מוכנה, הגיע הזמן להתחיל לעבוד על ביצוע המשימות, ולסמן כל פריט ברשימת התיוג עם השלמתו.
סימון ברשימת התיוג בכל פעם שתסיימו משימה לא רק ייתן לכם מנה של מוטיבציה להמשיך, אלא גם יסייע לכם לעקוב אחר מה שהשגתם ומה נשאר שצריך לבצע.
להורדה חינם חוברת עבודה: להפוך את העסק למערכת שיטתית
5. להמשיך להוסיף משימות ופירוט
באופן אידאלי, תגיעו לסוף רשימת התיוג שלכם וסיימתם. אבל בואו נהיה אמיתיים, תמיד יש עוד דברים לעשות, ורוב הסיכויים שבמעבר ראשון לא תפסתם את כל הניואנסים של תהליכים שחוזריםם על עצמם.
היופי ברשימות תיוג הוא שניתן לערוך אותן בקלות, כך שככל שעוד מטלות מופיעות, עו ששמים לב לעוד פרטים נידרשים, כל שעליכם לעשות הוא להוסיף אותן לרשימת התיוג באופן המתאים ולהמשיך להשתמש בה.
במידה ורשימת התיוג היא מסמך עבודה, או אפילו יותר טוב מזה, היא חלק ממערכת ניהול האיכות, אז נדרש לכלול במסמך את תאריך העריכה, שם העורך ומספר גרסה של המסמך.
ועכשיו, לעבודה!
לא לפספס! קבלו פרקים חדשים ומידע עדכני
לאימייל: לחצו כאן
לאוסף הפתגמים על מנהיגות וניהול לחצו כאן
לתוכן העניינים לחצו כאן
לרשימת הפרקים לחצו כאן
צפו בסרטונים ב YouTube לחצו כאן
התחברו איתי ב Linkedin לחצו כאן
עקבו אחריי ב Instagram לחצו כאן
עקבו אחריי ב Twitter לחצו כאן
לשליחת הודעת Whatsapp עכשיו לחצו כאן
לשליחת הודעה בטלגרם עכשיו לחצו כאן
למידע על ייעוץ, מנטורניג ואימון ליזמים, בעלי עסקים ומנהלים
- לחצו: סטרטגו 360
צרו קשר לתיאום שיחת התייעצות ללא עלות:
