טעויות תפיסתיות בניהול זמן
"בעת חיזור אחרי בחורה נאה, שעה חולפת כשנייה, אך כאשר מתיישבים על בול עץ לוהט, שנייה מרגישה כשעה. זוהי יחסיות של זמן" - אלברט אינשטיין
כל אחד ואחת מאיתנו יודעים לדקלם שזמן שווה כסף, ואנחנו עדיין מתקשים לתת לזמן ערך ולהשתמש בו באופן יעיל, שמשרת את החיים שאנו רוצים.
למרות העובדה שכולנו מודעים לחשיבות של זמן עבורנו, אנחנו עדיין מבזבזים אותו ללא מודע, ולא באופן שאנחנו מרוצים מתוצאות הקצעת הזמן בדיעבד. כאילו שלמרות שזמן הוא חלק מהחיים שלנו מהיום שנולדנו, אנחנו עדיים לא סגורים על איך הוא עובד.
במידה רבה ניהול זמן, הפך לאובססיה תרבותית, וכמו כל תופעה תרבותית, מוקף במיתוסים. לא רק זה, אלא שזה גורם לנו לעיתים קרובות לעשות שגיאות, שאנחנו מצטערים על תוצאותיהם שנים מאוחר יותר, אפילו בלי לדעת למה זה קרה.
תפיסות שגויות גורמות לנו לראייה מעוותת של המושגים פרודוקטיביות ופריון, מה שגורם לנו להיות פחות יעילים, בעלי פחות מוטיבציה, להיות נוטים יותר לשחיקה ונוטים יותר לקבל החלטות גרועות.
כדי להתגבר על כך, עלינו להבין תחילה את המשמעות של זמן במונחים של פרודוקטיביות ואת התפיסות השגויות שלנו, שאותן אפרט בהמשך.
כל יחידת זמן היא שוות ערך
כשל תפיסתי נפוץ הוא שמתייחסים לכל זמן כשווה, כאילו שאנו יכולים לנצל את הזמן שלנו בכל דרך שנרצה מבלי להתמודד עם השלכות.
אנשים אינם מודעים להשלכות ארוכות הטווח של האופן שבו הם מבלים את זמנם. בכלל, טווח ארוך זה דבר קשה.
מי שנותן עדיפות באופן עקבי לזמן עבודה על פני זמן עם בני זוג ומשפחה, עלול להיות לא מודע לכך שמסכן את מערכות היחסים, את השגשוג הנפשי ורגשי של המשפחה ואת הרווחה הכללית.
אדם שעסוק מכדי להשקיע זמן בפעילות גופנית מספקת, עלול להתעורר אחרי שנים עם חוסר שביעות רצון קשה מהגוף, מהתדמית העצמית ומהבריאות.
זה נכון גם לגבי הישארות במשרה שגורמת לתחושת פספוס, הרגשה לא טובה או תסכולים.
זמן שעובר, לא חוזר.
זמנים מסוימים חשובים יותר מאחרים, ולאופן שבו אנו מנצלים את הזמן יש השפעה משמעותית על חיינו.
על ידי הכרה בכך מאפשרת לקבל החלטות טובות יותר לגבי האופן שבו אנו מתעדפים את הזמן שלנו ומקצים אותו לדברים החשובים לנו ביותר.
פרק שיעניין אותך: שישה צעדים לתכנית התייעלות ושיפור איכות
זמן אינו מוחשי
אנשים תופסים זמן כדבר שאינו מוחשי מכיוון שהוא ייצוג של מושג מופשט שלא ניתן לגעת בו או לראות אותו. זמן מתקדם ונמצא בתנועה ולא ניתן לעצור אותו או להפוך את כיוונו. לכן, לא ניתן לשלוט בזמן.
מכיוון שלא ניתן לשלוט בזמן, אנשים רבים פשוט מקבלים את זה. אולי לפעמים ממהרים, או לפעמים משתעממים ומבזבזים את הזמן. אבל לא הרבה יותר מזה, ונותרים עם החרטות על הזמן שחלף והחרדות מהזמן שעוד יגיע.
לא ניתן לראות או לגעת בזמן כמו בחפץ, ועדיין הוא משאב מוחשי ויקר ערך, שצריך לנהל, כמו כסף, או אנרגיה. השווי של הזמן נקבע לפי איכותו ולא לפי כמות.
זמן שמושקע בעניינים שחשובים לנו, כמו פעילות עסקית, עיסוק בתחומי עניין, לימוד מיומנויות חדשות, זמן עם משפחותינו ופעילות גופנית, הוא לרוב יקר יותר מאשר זמן שמושקע במטלות או פעילויות בעדיפות נמוכה.
בשנים האינטנסיביות ביותר בתחילת הקריירה שלי, עדיין הייתי אומר לעצמי שזמן שבו אני עושה מה שאני רוצה שווה לי פי 4 מזמן שבו אני משקיע במקצוע או בפרנסה.
כדאי לכם לפתח את הנוסחא שמתאימה לכם.
השקעת יותר זמן מגדילה פריון
תפוקה אינה נקבעת אך ורק על פי כמות הזמן ההמוקצע למשימה. אמנם הרבה פעמים השקעת זמן רב יותר מאפשר לבצע יותר עבודה, זה לא תמיד גורם לכך שאדם יהיה פרודוקטיבי יותר.
רמת המיומנות, המוטיבציה והמיקוד שלנו הם גורמים שיכולים להשפיע מאוד על הפרודוקטיביות והתוצר שלנו. מי שמיומן ובעל מוטיבציה גבוהה מסוגל, פעמים רבות.להשלים משימה בפחות זמן וברמת איכות גבוהה יותר מאשר מישהו פחות מיומן או בעל פחות מוטיבציה.
עודף זמן על משימה עלול להוביל לפחות מוטיבציה ופחות מיקוד. התחושה שיש הרבה זמן תגרום לנו להתמהמה ולעבוד לאט. פעמים רבות כדאי לקצוב זמן, ולשמר תחושת דחיפות.
אם הפעילויות שיש או שאפשר לבצע ממויונות ע"פ סדר עדיפויות, כך שהחשוב ומשמעותי נעשה ראשון, וכך הלאה, אז יש תועלת שולית פוחתת עם הזמן, ויכול להיות שדי מהר כדאי לעצור.
תזכרו את חוק פרטו 80/20. רוב הסיכויים ש-20% מהדברים שיש לעשות יצרו עבורנו 80% מהתוצאה הרצוייה.
להורדה חינם, החוברת: המדריך הקצר להתייעלות אישית
מטרת ניהול זמן לעשות יותר
בעוד שניהול זמן יכול לעזור להשלים יותר משימות, זה רק חלק מהסיפור.
מציאת האיזון הנכון בין עיסוקים אישיים, מקצועיים ופנאי היא מרכיב מרכזי בניהול זמן. לא פחות חשוב מעשייה, זה לאפשר לעצמך מספיק זמן לנוח ולמלא את עצמך באנרגיה ומוטיבציה.
אם תנסו לעשות יותר מדי ולהעמיס על עצמכם מעבר לגבול מסויים בעבודה, אתם עלולים לחוות שחיקה. שחיקה עלולה להוביל לירידה בתפוקה ובתחושת רווחה. זו הסיבה שחשוב לקבוע לעצמנו זמני מנוח והתרעננותו.
אחת הדרכים לשלב את הכל כמו שצריך היא ליצור שגרות שחוזרות על עצמן, עם מועדים קבועים לפעילויות השונות, במקצועי, במשפחתי ובפנאי. כך נפחית את רמת הלחץ, ונדע שכל מה שאנחנו רוצים שיקרה אכן מתממש.
משתלם לעשות הכל בעצמך
טבעי להאמין שלעשות הכל בעצמך נותן לך יותר שליטה על האיכות והתוצאה של משימה. כך אפשר גם למנוע כשלים או טעויות שנגרמו על ידי האצלת עבודה לאחרים בדרך זו. לפעמים אנחנו יודעים שאנחנו נעשה את הדבר הכי מהר, או הכי טוב, או בעלות הנמוכה ביותר, בעצמנו.
אבל, רוב הזמן, זה האגו שלנו שמשחק איתנו, כי כשאנחנו עושים הכל בעצמנו, אנחנו מרגישים תחושת גאווה והישג, מה שמוביל אותנו להאמין שלעשות דברים בעצמנו זה פרודוקטיבי יותר.
במציאות, ניסיון לעשות הכל בעצמך יכול להפחית את הפריון שלנו, כמות התוצר ואיכותו, לאורך זמן.
האצלת משימות וסמכויות לאחרים יכולה לחסוך לנו זמן יקר ולאפשר לנו להתמקד במשימות החשובות ביותר. זוהי דרך יעילה יותר לניצול החוזקות והכישורים של אחרים, באופן שמשלים אותן ויוצר צוות חזק יותר. האצלת משימות לאנשים שמיומנים בתחום שלהם תאפשר ביצוע המשימה בצורה יעילה ואפקטיבית יותר מאשר לעשות הכל בעצמנו.
היא גם יכולה לעזור לבנות עבודת צוות וליצור אמון הדדי בתוך צוות שפועל יחד למען מטרה. האצלת משימות וסמכויות יכולה לסייע בפיתוח כישורים והרחבת ידע של חברי צוות אחרים, מה שיכול להועיל להצלחה המשותפת.
פרק שיעניין אותך: שמונה הרגלים להפוך לאלוף תפוקה ופריון
רק הבוס שולט בזמן שלו
רבים מאמינים שאם הם לא הבוס, הם לא יוכלו לשלוט ביומן ובסדרי העדיפויות שלהם בגלל שקבלת ההחלטות שלהם על הזמן של עצמם מוגבלת.
למרות שאינך הבוס, עדיין ניתן לנהל את הזמן שלך ביעילות, בסיוע כמה אסטרטגיות שימושיות.
להכיר בזמינות של עצמך - לפרסם למנהלים ישירים ולעמיתים את הזמינות שלכם, ואם יש צורך אז לפרט משימות ומחויבויות קודמות.
לקבוע גבולות - להגדיר גבולות לגבי המשימות והמחויבויות שאתם יכולים לקבל על עצמכם, מבחינת עומס, צורך בזמן פרטי, התחייבויות שהן בסדר עדיפויות גבוה יותר, וכד'.
לתעדף משימות - התחילן עם המשימות החשובות ביותר, אלו שישפיעו הכי הרבה על תוצאה משמעותית, ונסו להאציל או לדחות את הפחות חשובות במידת האפשר.
להשתמש בכלים לניהול זמן - לתחזק רשימות, לנהל יומן עם התראות, לעשות הפסקות פומודורו וכד', הן רק חלק מהכלים והטכניקות לניהול טוב יותר של זמן.
לבקש עזרה - אין בושה בלבקש עזרה מאחרים. אם אתם באמת מתקשים לנהל את הזמן שלכם, תבקשו סיוע.
צריך להיות כל הזמן עסוק
חלק מאיתנו מעדיפים לשמור על לוחות זמנים צפופים ויומן מלא, כדי להימנע מבזבוז זמן. אחרים עושים זאת כדי להספיק ולעמוד בקצב של המתחרים או הקולגות, או שעושים את זה כדי להימנע מהחמצת הזדמנויות, למשל במכירות קימונעיות.
אחרים עשויים להיות מושפעים מלחץ חברתי, כאילו שצריך להיות עסוקים כל הזמן ולתעדף עבודה על פני כל שאר החיים. אולי יש להם בוס כמו אלון מאסק, שהצהיר לא מזמן שהוא מצפה מעובדים משקיענים גם לישון במשרד.
וזה יכול גם להגיע ממקום של אגו, שעסוק בלהוכיח שהוא יותר חזק ויותר עמיד בקשיים ויותר משקיע מכולם.
אבל זה לא בר קיימא. בסוף מגיעה הנפילה, או שחיקה שגורמת לעזוב, או תקלה או כישלון, למרות הכל, שגורם לכל המאמץ להרגיש איום ונורא.
לכן חשוב כל הזמן לנהל את האנרגיה, למלא מצברים, לדאוג לכל מה שצריך, ובמיוחד לדאוג לעצמך ולגוף ולנפש של עצמך. בטווח הארוך זה מה שמשתלם.
פרק שיעניין אותך: אוסף עצות לתפוקה גבוהה יותר 1-10
יישום ניהול זמן הוא חד פעמי
כמעט כל עצה, טיפ, שיטה או מערכת לניהול זמן תתישן תקופה מסויימת לאחר היישום האפקטיביות תרד, ושוב תרגישו שהזמן שלכם יכול להיות מנוצל טוב יותר.
הסיבה לכך היא שהרגלי ניהול זמן טובים, כמו תעדוף, עריכת תוכנית ועמידה בה, דורשים זמן ומאמץ מתמשך לשיפור מתמיד ולתחזוקה. העקביות בביחיה, שדרוג ויישום מחדש חיונית לאפקטיביות.
חשוב לסקור ולהתאים את אסטרטגיות ניהול הזמן כל תקופה, שכן החיים דינמיים, ותמיד ישנם שינויים פרסונליים, בשוק, בכלכלה, בהעדפות לקוחות, זמינות ספקים, מצבים פיננסים וכו'. גורמים רבים יכולים להשפיע על יכולתנו לנהל את הזמן שלנו בצורה יעילה. ולא רק שינויים בסביבת העבודה, אלא גם בהתחייבויות האישיות שלנו, ביעדים ובסדרי העדיפויות שלנו, בבריאות ובמשפחה.
ניהול זמן טוב דורש מאמץ ותשומת לב על בסיס קבוע כדי להצליח.
לא לפספס! קבלו פרקים חדשים ומידע עדכני
לאימייל: לחצו כאן
לאוסף הפתגמים על מנהיגות וניהול לחצו כאן
לתוכן העניינים לחצו כאן
לרשימת הפרקים לחצו כאן
צפו בסרטונים ב YouTube לחצו כאן
התחברו איתי ב Linkedin לחצו כאן
עקבו אחריי ב Instagram לחצו כאן
עקבו אחריי ב Twitter לחצו כאן
לשליחת הודעת Whatsapp עכשיו לחצו כאן
לשליחת הודעה בטלגרם עכשיו לחצו כאן
למידע על ייעוץ, מנטורניג ואימון ליזמים, בעלי עסקים ומנהלים
- לחצו: סטרטגו 360
צרו קשר לתיאום שיחת התייעצות ללא עלות:
