הדרך שתאפשר לבעל עסק לצאת לחופשה ארוכה

"יתכן שלא תמיד הפעולה שלך תצליח לגרום לאושר, אבל אין אושר ללא פעולה" - בנג'מין דיזראלי

בעלי עסקים רבים מתקשים לצאת לחופשות ארוכות,
או ולממש את החופש והיכולות הכלכליות לעניין והנאה. 🌈

מכירים את זה?

 

אני מכיר בעלי עסקים די גדולים, של עשרות עובדים, שלא יכולים להעלות על הדעת היעדרות של יותר מכמה ימים בודדים.
וגם אז, הם מחוברים טלפונית להתרחשויות 24/7. 📞

אולי אתם בעלי עסק שרוצים לטייל בעולם, לבלות עם המשפחה במקום אקזוטי, או לרדוף אחר תשוקה אישית אחרת. אבל אז אתם חושבים על כל האתגרים והסיכונים הכרוכים בכך, 🤦‍♂️💥

⬅️ איך העסק ישרוד בלעדיך?

⬅️ מי ידאג ללקוחות, לצוות ולשותפים העסקיים?

⬅️ מה יהיה הפריון? כמה כסף נפסיד?

⬅️ מה אם משהו ישתבש בזמן שאתם אינם?

 

בעלי עסקים רבים מתקשים להתמודד עם הרעיון של לקחת הפסקה ממושכת מעבודתם. מרגישים אשמים, חרדים או חסרי ביטחון שמשאירים את העסק מאחור, נטוש ואולי בסכנה. חוששים שיאבדו שליטה, יחמיצו הזדמנויות או יפגעו במוניטין ללא הזמינות 24/7 הרגילה. 🌟

 

אבל יש סיכוי טוב שחופשה של הבעלים יכולה דווקא להיות טובה לעסק.

זה יכול לעזור שפר את הרווחה, הביצועים ומערכות היחסים. זה יכול לתת נקודות מבט, תובנות ורעיונות חדשים שיכולים לסייע להרים את העסק לשלב הבא. 🎯

 

אשתף אתכם בדרך להכין ואף להגשים את החלום הזה.
נסקור כיצד לכתוב מדריך תפעולי לעסק, איך לוודא שיש צוות ניהול חזק, כיצד להעצים את הצוות ולעשות הרצת בדיקה, איך לתכנן היעדרות ולהכין את העסק, ואיך ליהנות מהחופשה ללא דאגות מיותרות, תוך כדי מעקב סדור מרחוק אחר התקדמות העסק. 🚀

 

המשיכו לקרוא לפרטים על להגשים את החופשה החלומית, מבלי להקריב את הצלחת העסק!

 

סיבות לא לצאת לחופשה

חלק מהסיבות האופייניות לכך שבעלי עסקים, המעסיקים עד 100 עובדים, מרגישים שלעולם לא יוכלו לצאת לחופשה ממושכת הן:

• חשש לאבד שליטה. בעלי עסקים עשויים להרגיש שהם היחידים שיכולים לנהל את העסק שלהם בצורה יעילה ואפקטיבית. ייתכן שהם יתקשו לסמוך על הצוות או המנהלים שלהם שיטפלו בתחומי האחריות שלהם בהעדרם.
• חשש להחמיץ הזדמנויות. בעלי עסקים עשויים להרגיש שהם צריכים להיות זמינים ולהגיב בכל זמן ללקוחות, לספקים, לשותפים או למשקיעים שלהם. הם עשויים לדאוג שלקיחת חופשה תגרום להם להפסיד על עסקאות פוטנציאליות, פרויקטים, או שותפויות.
• הרגשת אשמה או אנוכיות. בעלי עסקים עשויים להרגיש שלא מגיעה להם חופשה או שהם מאכזבים את העובדים או הלקוחות שלהם בכך שהם לוקחים אותה. הם עשויים להרגיש לחץ מצד עמיתיהם או המתחרים שנראה שעובדים כל הזמן.

 

סיבות לצאת לחופשה

לקיחת חופשה יכולה ליצור יתרונות רבים הן עבור בעלי עסק והן עבור העסק, כגון:

• מגביר את רווחת הבעלים. יציאה לחופשה יכולה לעזור לבעלי עסקים להפחית מתחים, לשפר את מצב הרוח, לשפר את היצירתיות ולמנוע שחיקה.
• משפר את הביצועים. יציאה לחופשה יכולה לעזור לבעלי עסקים לקבל נקודות מבט, תובנות, רעיונות ומיומנויות חדשות שיכולות לשפר את יכולת קבלת ההחלטות, פתרון הבעיות ולהגביר את החדשנות ויצירתיות שלהם.
• מחזק את מערכות היחסים. יציאה לחופשה יכולה לעזור לבעלי עסקים להתחבר מחדש למשפחה, לחברים, לתחביבים ולתשוקות שאולי הוזנחו בגלל דרישות העבודה. זה גם יכול לעזור להם לבנות אמון ונאמנות עם הצוות והלקוחות שלהם על ידי כך שמראים להם רמת אמון גבוהה ושמעריכים איזון עבודה וחיים.

 

פרק שיעניין אותך:  הדרך להגשים חלום של עסק על טייס אוטומטי

יצירת זמן שמאפשר חופשה

כבעלי עסק יצירת זמן לנסיעות או לבילוי ממושך עם משפחה יכול להיות מאתגר, אך לא בלתי אפשרי. כמה טיפים שעשויים לאפשר זאת הם:

• תכנון החופשות לעונות איטיות יותר, שבהן העסק פחות עמוס.
• הציבו לעצמכם גבולות חופשה. החליטו כמה עבודה אתם יכולים או רוצים לעשות בזמן חופשה, והיצמדו לתוכנית. כמו הקצעת זמן למעבר על דוחות, או לפגישות זום מתוכננות מראש.
• האצילו את העבודה שלכם לעובדים או לשותפים מהימנים.  תנו להם לטפל בחלק מהמשימות שאתם מבצעים בדרך כלל
• הכינו את העובדים לטפל בכל בעיה צפויה שעלולה להתעורר בזמן שאתם לא נמצאים. תנו להם הוראות ברורות והנחיות כיצד להתמודד.
• אפשר ללקוחות חשובים לדעת שאתם תהיו בחופשה.  הבטיחו להם שיש בעסק צוות אמין שיכול לטפל בצרכים שלהם, ואם נדרש אז אפשר לתזמן פגישה לפני או אחרי החופשה.

 

פרק שיעניין אותך:  16 טיפים שיהפכו את העסק שלכם לנכס

  

הכנת העסק לחופשה של הבעלים

כדי להכין עסק, ולהכשיר עובדים ומנהלים, להיעדרות ממושכת של הבעלים לצורך חופשה ממושכת, ולהיות מסוגלים לטפל בכל הבעיות העסקיות שעלולות להתעורר, כדאי לבצע את ההכנות הבאות:

• לכתוב מדריך תפעולי. מדריך יהפוך לתנ"ך של העסק - מסמך שצוות יכול לפנות אליו כשאתם לא בסביבה, שמתעד נהלים, מדיניות, אנשי קשר וכל מידע אחר שעשוי להידרש בהיעדרותך.
• ודאו שיש לכם צוות מקצועי. אתם צריכים מישהו שיכול לקחת על עצמו את התפקיד והאחריות שלכם בזמן שאתם לא נמצאים. זה יכול להיות מנהל או שותף מהימן שמכיר את העסק היטב ויכול לקבל החלטות בשמך.
• העצימו את הצוות. אתם רוצים לתת לצוות את הביטחון והסמכות להתמודד עם מצבים מבלי להסתמך עליכם. אתם יכולים לעשות זאת על ידי האצלת משימות, מתן משוב, תגמול ביצועים ויצירת תרבות של אחריות בתקופה המקדימה לחופשתכם.
• תעשו הרצת בדיקה. לפני שאתם יוצאים לחופשה, רצוי לנסות לקחת כמה הפסקות קצרות ולהעדר במכוון מהעסק ולראות איך הדברים מתנהלים. זה יכול לעזור לך לזהות בעיות או פערים פוטנציאליים שיש לטפל בהם לפני החופשה.
• תכננו ותאמו ציפיות. עליך לתכנן מראש את החופשה על ידי הגדרת ציפיות ברורות עבור הצוות, לקוחות, ספקים ובעלי עניין אחרים לגבי הזמינות והעדפות התקשורת שלכם. אתם צריכים גם להתכונן עבור מצב חירום שעלול להתעורר בזמן שאתם לא נמצאים.
• צאו לדרך. לאחר שעשיתם את כל עבודת ההכנה, הגיע הזמן ליהנות מהחופשה שלכם! אתם צריכים לסמוך על הצוות וההנהלה לנהל את העסק בצורה חלקה בלעדיכם. כדאי גם להימנע מביצוע שיחות ובדיקות לעתים קרובות מדי או מניסיון לעשות מיקרו-ניהול מרחוק.

בחן את עצמך: באיזה שלב התפתחותי העסק שלך?  <לחץ>

 

הכנת מדריך תפעולי לעסק

מדריך להפעלת עסק הוא מסמך המתאר כיצד העסק עובד, על פי אילו מדיניות ונהלים הוא פועל, מי אחראי על אילו משימות וכיצד לטפל במקרי חירום.  מסמך זה יכול לעזור לך לתעד ולעשות שיטתי את הפעולות, להכשיר את הצוות, להאציל אחריות ולהבטיח איכות ועקביות.

פורמט טוב למדריך זה יהיה ברור, תמציתי, מאורגן וקל לגישה ולהתמצאות. אפשר להשתמש בכלים שונים כדי ליצור את המדריך, כגון תוכנות אופיס, פלטפורמות מקוונות או דיאגרמות חזותיות ומדיה דיגיטלית שונה.  צריך לשקול איך להפיץ את המדריך לצוות: האם זה יהיה מודפס או דיגיטלי? האם הוא יהיה זמין באופן מקוון או מקומי? האם הוא יעודכן באופן שוטף כמסמך חי או תקופתי?

המדריך צריך להכיל לפחות ארבעה חלקים עיקריים: מבוא, מדיניות עסקית, מבנה ארגוני ותפקידים, תהליכים ונהלים עסקיים.

מבוא צריך להסביר את מטרת המדריך, היקפו וקהל היעד שלו, היסטוריית העדכונים ותהליך העדכון.

מדיניות עסקית צריכה להתוות את הכללים והתקנות החלים על הפעילות העסקית.

מבנה ארגוני ותאורי התפקידים צריכים להגדיר את המבנה של היחידות העסקיות/ המחלקות/ הצוותים/ הפונקציות/ התפקידים/ האחריות/ הרשויות/ החשבונאות/ קווי הדיווח/ ערוצי התקשורת.

תהליכים עסקיים והנהלים צריכים לתאר כיצד כל משימה מבוצעת שלב אחר שלב עם תשומות/ תפוקות/ משאבים/ כלים/ מדדים/ יעדים/ תקנים/ שיטות עבודה מומלצות/ דוגמאות/ טיפים/ פתרון בעיות נפוצות.

עוד הנחייות להתייחסות,

• פרקים הטיפוסיים של מדריך תלויים באופי ובמורכבות של הפעילות העסקית שלך.  כמה פרקים נפוצים הם: סקירה כללית של החברה / היסטוריה / חזון / משימה / ערכים / תרבות/ ניהול משאבי אנוש/ ניהול פיננסי/ ניהול שיווק/ ניהול מכירות/ ניהול שירות לקוחות/ פיתוח מוצרים/ שירותים/ אספקה ללקוחות/ בקרת איכות/ ניהול מלאי/ ניהול שרשרת אספקה/ ניהול סיכונים/ תאימות לבריאות/ בטיחות/ אבטחה/ איכות הסביבה/ תאימות לחוק/ ניהול טכנולוגיה/ מערכות מידע/ תוכנית פעולה לשעת חירום/ נוהל ניהול משברים/ תוכנית המשכיות עסקית עם הבעלים מושבת/ תוכנית התאוששות מאסון.
• משתתפים בכתיבת מדריך צריכים לכלול אותך כבעלים (או מישהו אחר שתמנו ושמכיר את העסק היטב), המנהלים (או מישהו שמפקח על כל מחלקה / פונקציה), הצוות (או מישהו שמבצע כל משימה), וכל מומחה חיצוני (כגון יועצים / עורכי דין / רואי חשבון) שיכולים לספק ידע מיוחד או ייעוץ על היבטים מסוימים של הפעילות.  רצוי גם לערב כמה בעלי עניין (כגון לקוחות / ספקים / שותפים / משקיעים) שיכולים לספק משוב או הצעות לשיפור הפעילות.
• משתמשים במדריך או בקטעים ממנו, צריכים לכלול את כל מי שמעורב בפעילות העסקית או מושפע ממנה. משמעות הדבר שכל העובדים (במיוחד עובדים חדשים), מנהלים (במיוחד אלה שיקבלו על עצמם תפקידים שלך בזמן ההעדרות),... כולל ... לקוחות/ ספקים/ שותפים/ משקיעים/ נותני שירות ויועצים של העסק. 

להורדה חינם חוברת עבודה: להפוך את העסק למערכת שיטתית

 

פיקוח מרחוק על העסק

פיקוח על עסק מרחוק יכול להיעשות באופן יעיל עם קצת תכנון והכנה מוקדמת. הנה כמה טיפים שעשויים לעזור:

• להגדיר סטנדרטים ברורים לפריון בעבודה מרחוק עבור העובדים. להגדיר מה אתם מצפים מהם במונחים של איכות, כמות ועיתוי של עבודה.
• לזהות וספק את הכלים הנכונים לעובדים שלך כדי לתקשר ולשתף פעולה איתך ואחד עם השני. לדוגמה, ניתן להשתמש ב-Zoom לפגישות וידאו, ב-קבוצות וואטסאפ ייעודיות לפי נושאים או משתתפים להעברת הודעות מיידיות או בתוכנות כמו Trello Monday Clickup לניהול פרויקטים.
• להקדיש ימים, זמנים ושיטות ספציפיים לאינטראקציה עם הצוות. קבעו לוח זמנים קבוע מראש לביצוע אינטראקציות עם מנהלים וחברי צוות, כולל מתן משוב וקבלת עדכונים עם העובדים. בחרו את ערוץ התקשורת הטוב ביותר עבור כל מצב, כגון שיחות טלפון, התכתבות בהודעות, הודעות דוא"ל או שיחות וידאו.
• לעקוב אחר התקדמות העובדים באופן קבוע. עקבו אחר ההתקדמות, ספקו תמיכה וטפלו בכל בעיה או חשש שיש להם בזמנים הקבועים.  כמו כן, חשוב להכיר בהישגים ונקיטת היוזמה שלהם ולחגוג איתם את ההצלחות שלהם.

 

פרק שיעניין אותך:  הדרך להבין ולפתור דחיינות

היתרונות של דיווח בכתב

• דיווח בכתב מאפשר לתעד את המידע בצורה ברורה, תמציתית, מובנית, מאורגנת, פורמלית, מקצועית, עקבית, מדויקת, ניתנת לאימות, וכו' שיכולה להקל על ההבנה, ניתוח, השוואה, הערכה, קבלת החלטות, נקיטת פעולה, וכו'
• ניתן לשמור דוחות בקלות, לגשת אליהם, לעשות משותפים, להפיץ, לעדכן, וכו'. שימוש בטכנולוגיה/ כלים שונים כגון דוא"ל אחסון בענן מזכרים, גיליון אלקטרוני מצגת וכו'
• ניתן לבדוק אותם, לתקן, לעדן, לשפר, לאשר ,וכו' לפני שליחתם כדי להבטיח רמת איכות ,רלוונטיות ,עמידה בלוחות זמנים, דייקנות ,וכו'
• הם יכולים לשמש כרשומה קבועה לארכיון , כראיות, הוכחת ביצוע, הפניה, וכו' לשימוש עתידי כגון מעקב, ביקורת, וידוא ציות לנהלים, חומר משפטי , וכו'

 

וידאו: הדרך להפוך את העסק לנכס

קבלת דוחות מצב בכתב

אחת הדרכים הטובות ביותר לקבלת עדכונים סדורים ושוטפים היא להגדיר עבור עובדים ומנהלים לדווח על התקדמות ובעיות לבעלים במהלך היעדרות ממושכת עם דוחות מצב.  דוחות מצב הם עדכונים ברורים ועדכניים לגבי המצב של כל תחום פעילות. הם יכולים לעזור לך:

• סיכום התקדמות. דוחות מצב אינם דוחות בזמן אמת. הם סיכומים של מה שקרה במהלך השבוע, השבועיים או החודש האחרונים
• אספקת מידע. הם יספקו מידע מקיף אודות תחומים חיוניים כגון תקציב, עלות, אבני דרך, לוחות זמנים, פעילויות, סיכונים, בעיות והישגים.
• תקשור ביעילות.  דוחות מצב יכולים לעזור לצוות להדגיש הצלחות, להתמודד עם אתגרים ולבקש משוב או תמיכה מהבעלים.

כדאי לכתוב דוח מצב בסדר הפעולות הבא:

• זהו סדרי עדיפויות.  סיקרו את היעדים העיקריים והציגו כיצד ההתקדמות משתקפת יחסית אליהם.
• בחרו פורמט. רצוי להשתמש בתבנית קבועה ומוכנה מראש. ודאו שהוא ברור, תמציתי ועקבי
• אספו נתונים רלוונטיים.  אספו את כל המידע הדרוש כדי לדווח על התקדמות, כגון מדדים, תרשימים, גרפים, טבלאות וכו'.
• כתבו את הדוח. השתמשו בשפה פשוטה ובנקודות תבליט כדי לסכם את נקודות המפתח. תכללו תקציר מנהלים בהתחלה וסיכום בסוף כדי להקל על הקוראים
• שתפו את הדוח. שלחו את הדוח לבעלים. בקשו משוב או קבלת שאלות במידת הצורך.

 

פרק שיעניין אותך:  הדרך להצמיח עסק עם מנהלי ביניים

הוסיפו פגישות זום לקבלת עדכונים טובים יותר

כמה יתרונות של פגישות זום:

• מאפשרים לראות ולשמוע אחד את השני בזמן אמת, מה שיכול לשפר את המעורבות, מתן אמון, תחושת קרבה, נכונות לשיתוף פעולה ופתרון בעיות וכו'
• הם יכולים לתמוך בריבוי משתתפים בכל פגישה (תלוי רמת מנוי), מה שיכול לאפשר לשלב קהל גדול בו-זמנית.
• כלי שיפור פריון כגון שיתוף מסך, צ'אט, הקלטה, חדרי משנה, לוח ציור וכו'  שיכולות לשפר את חוויית הפגישה.

 

ניהול פגישות זום

התדירות, משתתפי הליבה וסדר היום של פגישות הזום המרוחקות שלך עשויים להיות תלויים ביעדים העסקיים, בגודל הארגון ובנהלים ואופי המשתתפים. כמה הנחיות שימושיות:

• תדירות: ייתכן שתרצו לקיים פגישות קבועות עם העובדים והמנהלים פעם בשבוע או פעם בשבועיים כדי להישאר מעודכנים בהתקדמות ובנושאים שלהם. ניתן גם לקבוע פגישות אד-הוק במידת הצורך.
• משתתפים מרכזיים: תרצו לכלול את כל המדווחים הישירים בפגישות. אם יש צוות גדול, אפשר להאציל על חלק מהם להוביל פגישות בקבוצות קטנות יותר עם הכפופים להם. ניתן גם להזמין בעלי עניין אחרים כגון לקוחות או שותפים, אם רלוונטי.
• סדר יום: מומלץ שיהיה סדר יום ברור לפגישות הזום המכסה נושאים כגון עדכוני פרויקטים, אתגרים, משוב, פעולות מתוכננות, זיהוי בעיות וכו '. אפשר יכול גם לבקש מעובדים ומנהלים לתרום נושאים לסדר היום לפני כל פגישה.

 

פרק שיעניין אותך:  הדרך להנדס מחדש תהליכים עסקיים BPR

רשימה פעולות ומידע לסקירה

רשימת תיוג של דברים שבעל העסק צריך לבקש עליהם מידע, עדכונים ודיווחים במהלך היעדרותו מהעסק בחופשה ממושכת היא מסמך המסייע לבעלים להישאר מעודכן ומחובר לפעילות העסק שלו בזמן שנהנה מחופשתו. זה גם יכול לעזור להגדיר ציפיות וגבולות לעצמם ולצוות / מנהלים / לקוחות / שותפים וכו '.

הפריטים ברשימת הפעולות ומידע למעקב עשויים להשתנות בהתאם לסוג, לגודל, לאופי, למורכבות ולמטרות של העסק. עם זאת, כמה פריטים נפוצים הם:

• דוחות כספיים: כגון דוח רווח והפסד, מאזן, דוח תזרים מזומנים, תקציב לעומת ביצוע בפועל, מכירות/ הכנסות/ רווח/ רווחיות/ עלויות/ מיסים/ חובות/ הלוואות/ השקעות וכו'.
• דוחות תפעוליים: כגון רמות מלאי/ מחזור מכירות/ תעריפים/ הזמנות/ משלוחים/ החזרות/ אספקה/ ביקוש/ איכות/ שביעות רצון לקוחות/ הסכמי רמת שירות/ מדדי ביצועים/ עמידה ביעדים/ אבני דרך/ פרויקטים/ משימות/ בעיות/ פתרונות/ פעולות/ תוצאות/ משוב/ שיפורים וכו'.
• דוחות משאבי אנוש: כגון נוכחות/ היעדרות / חופשות / שעות נוספות / שכר / הטבות / ביצועים / הערכת עובדים / הכשרות / פיתוח מנהלים / גיוס / שימור / מחזור / מורל / תרבות / ערכים / עבודת צוות / תקשורת / קונפליקטים / פתרון בעיות/ הכרה / תגמול / משמעת וכו '.
• דוחות שיווק: כגון מחקר שוק/ מגמות/ הזדמנויות/ איומים/ פילוח לקוחות/ פרופילים/ העדפות/ צרכים/ רצונות/ נקודות כאב/ הצעות ערך/ ערוצים/ קמפיינים/ מבצעים/ פרסום/ מדיה חברתית/ ניתוח אתרים/ שיווק בדוא"ל/ שיווק באמצעות תוכן/ אופטימיזציה למנועי חיפוש/ שיעורי המרה/ לידים/ לקוחות חדשים/ הפניות/ המלצות/ ביקורות/ דירוגים/ שיתופים/ מעקבים וכו'.
• דוחות משפטיים: כגון חוזים/ הסכמים/ רישיונות/ היתרים/ תקנות/ תביעות/ סכסוכים/ ניהול סיכונים/ ביקורות עמידה ברגולציה/ התחייבויות/ קניין רוחני/ סימני מסחר/ פטנטים/ זכויות יוצרים וכו'.

עליך לבקש מידע זה בדוחות במרווחי זמן קבועים (כגון שבועי/חודשי) או כאשר מתרחשים שינויים/אירועים משמעותיים (כגון השקת מוצר חדש/תלונת לקוחות גדולים/מחלוקת משפטית וכו').

חשוב לקבוע מי יספק דוחות אלה, כיצד יספקו אותם, באיזו תבנית ישתמשו, ומה רמת הפירוט שיכללו . 

מזהים את הצורך בהכנת העסק לתפקוד כאשר הבעלים נעדר?
כדאי להתחיל את ההכנות כבר היום.

אוכל לסייע לזהות את הצרכים, להכין תכנית פעולה ולעקוב איתכם אחר ההתקדמות, עד להצלחה.

צרו קשר בהקדם!

לא לפספס! קבלו פרקים חדשים ומידע עדכני

לאימייל: לחצו כאן

 

צרו קשר!

לשליחת Whatsapp בקליק   לחצו כאן

 

צרו קשר לתיאום שיחת התייעצות ללא עלות: אימייל

 

לאוסף הפתגמים על מנהיגות וניהול לחצו כאן

לתוכן העניינים לחצו כאן

לרשימת כל הפרקים לחצו כאן

 

אתר מפורט על ייעוץ, מנטורניג ואימון ליזמים, בעלי עסקים

ומנהלים - לחצו: סטרטגו 360 

 

עקבו אחרי פרקים חדשים ב Instagram  לחצו כאן

 

צפו בסרטונים ב YouTube   לחצו כאן

התחברו איתי ב Linkedin לחצו כאן

 

עקבו אחריי ב Twitter לחצו כאן

 

עוד על ייעוץ עסקי וחומרים להורדה לעבודה עצמית באתר:

Stratego 360 http://www.stratego360.com/