הדרך לניהול תהליכים עסקיים בהצלחה
"אדם מצליח, הוא אחד שיכול לבנות בסיס איתן מהלבנים שאחרים זורקים עליו" - דיוויד ברינקלי
בעיר שוקקת חיים, היה מנהל עסקים מסור בשם אלכס.
אלכס מונה לאחרונה למנהל של חברה שחוותה קשיים ביצירת צמיחה יציבה ורווחיות על בסיס קבוע.
אלכס נכנס לתפקיד ועבד במרץ רב. הגיע מוקדם, עזב מאוחר, פתר בעיות ונתן לאנשים מוטיבציה. אבל למרות כל העבודה הקשה, והלחץ שאלכס הרגיש בעבודה ושגרר איתו הביתה, אווירת המשבר וכיבוי השריפות המתמיד לא נרגעה.
ככל שאלכס התעמק בהבנת פעילות החברה, התברר שסיבה משמעותית לחוסר ביציבות ויעילות היא היעדר תהליכים עסקיים סדורים, מתוכננים היטב, מנהולים ומפוקחים כשגרה.
החברה, שאמורו עליה פעם שהיא מלאה בפוטנציאל לצמיחה, סבלה כעת מחוסר יעילות, תקשורת פנימית לקויה והיעדר סטנדרטיזציה בתפעול המחלקות השונות. היעדר תהליכים מוגדרים גרם לטעויות, כפילות במאמצים ומאבק מתמשך של צוות התפעול לעמוד בלוחות זמנים. עובדים היו לעתים קרובות לא סגורים לגבי תחום אחריותם, והלקוחות חוו עיכובים ושירות טעון שיפור.
מה בדיוק זיהה אלכס?
ולמה ניהול תהליכים עסקיים זה דבר כל כך חשוב?
נסקור כל זאת בהמשך הפרק, ואף נתאר בדיוק אילו תהליכים עסק חייב לתכנן ולנהל ומה הדרך הנכונה לעשות זאת.
נכיר את אחד הנושאים הניהוליים שמנהלי עסקים נוטים לא להתמקד בהם, למרות שהם יכולים להיות הכי משפיעים על התוצאות בטווח הארוך.
סיפורו של אלכס
פעם, בעיר שוקקת חיים, היה מנהל עסקים מסור בשם אלכס.
אלכס מונה לאחרונה למנהל של חברה בינונית שחוותה קשיים בהשגת צמיחה יציבה ורווחיות על בסיס קבוע.
ככל שאלכס התעמק בהבנת פעילות החברה, התברר שהסיבה העיקרית לבעיות אלו היא היעדר תהליכים עסקיים סדורים, מתוכננים היטב, מנהולים ומפוקחים.
החברה, שפעם הייתה מלאה בפוטנציאל צמיחה, סבלה כעת מחוסר יעילות, תקשורת פנימית לקויה והיעדר סטנדרטיזציה בתפעול. היעדר תהליכים מוגדרים גרם לטעויות, כפילות במאמצים ומאבק מתמשך של צוות התפעול לעמוד בלוחות זמנים. עובדים היו לעתים קרובות מבולבלים לגבי תחום אחריותם, והלקוחות חוו עיכובים ושירות גרוע.
אלכס היה עד למאבקים היומיומיים שעמם מתמודדים העובדים החרוצים ושמע את התסכולים של הלקוחות, אלכס הפך נחוש לטפל בבעיה הדוחקת הזו. מתוך הכרה בתפקיד הקריטי שממלאים תהליכים עסקיים מתוכננים, מנוהלים ומפוקחים היטב בהשגת יציבות וצמיחה בת קיימא, אלכס יצא למשימה לשנות את הארגון.
אז מה עשה אלכס?
נמשיך את הסיפור בהמשך הפרק.
מהם תהליכים עסקיים?
תהליכים עסקיים הם קבוצה של פעילויות ומשימות הקשורות זו לזו שארגונים מבצעים כדי להשיג מטרות או תוצאות ספציפיות. הם מייצגים את הדרך השיטתית והמובנית שבה מתבצעת עבודה בתוך ארגון ליצירת ערך ללקוחות, לבעלי עניין ולעסק עצמו. תהליכים עסקיים כוללים את כל הפעילויות, המשאבים וזרימות המידע הנדרשות כדי להפוך תשומות לתפוקות רצויות.
פרק שיעניין אותך:
סווג תהליכים עסקיים
תהליכים תפעוליים: תהליכי ליבה הקשורים ישירות לייצור או אספקה של סחורות ושירותים. דוגמאות כוללות תהליכי ייצור, תהליכי מכירה, תהליכי שירות לקוחות ותהליכי ניהול שרשרת אספקה.
תהליכי ניהול: מתמקדים בתיאום ובקרה של פעילויות שונות בתוך ארגון. הם כוללים פעילויות כמו תכנון אסטרטגי, יצירת תקציב, ניהול ביצועים וקבלת החלטות.
תהליכים תומכים: מספקים את התמיכה והתשתית הדרושים לתפקוד חלק של תהליכי תפעול וניהול. דוגמאות כוללות תהליכי משאבי אנוש, תהליכי תמיכה ברשת תקשורת, תהליכים פיננסיים ותהליכים אדמיניסטרטיביים.
תהליכים מול לקוחות: מקיימים אינטראקציה ישירה עם הלקוחות והם חיוניים למתן חווית לקוח חיובית. הם כוללים תהליכים כגון שיווק, מכירות, מילוי הזמנות ותמיכה בלקוחות.
תהליכים חוצי-פונקציונליים: משתרעים על פני מחלקות או פונקציות שונות בארגון, וכוללים שיתוף פעולה ותיאום בין צוותים מרובים. דוגמאות כוללות תהליכי פיתוח מוצר, תהליכי ניהול פרויקטים ותהליכי ניהול איכות.
כדי לייעל תהליכים עסקיים, ארגונים משתמשים לרוב במתודולוגיות לשיפור תהליכים כמו Six Sigma, Lean או Business Process Reengineering (BPR). מתודולוגיות אלו שואפות לייעל תהליכים, למנוע חוסר יעילות, להפחית עלויות, לשפר איכות, לשפר את שביעות רצון הלקוחות ולהניע את הביצועים הארגוניים הכוללים.
בעיות וסימפטומים שהתהליכים העסקיים לקויים
כאשר לעסקים ליקויים בתהליכים העסקיים שאינם מתוכננים, מיושמים ומנוהלים כהלכה, הם נתקלים לעתים קרובות בכמה בעיות ותסמינים נפוצים.
חוסר יעילות ואובדן פריון: ללא תהליכים מוגדרים בבירור, העובדים עלולים לבזבז זמן ומאמץ בניסיון להבין כיצד לבצע משימות ולהמציא כל פעם את הגלגל מחדש. היעדר נהלים סטנדרטיים עלול להוביל לעבודה כפולה, עיכובים מיותרים ובלבול לגבי תחומי אחריות.
תקשורת ושיתוף פעולה לקויים: היעדר תהליכים מתוכננים היטב עלול לגרום לכשל בתקשורת, חוסר תאימות של יעדים ושיתוף פעולה מקוטע בין צוותים או מחלקות. מידע עשוי שלא לזרום בצורה חלקה, מה שיוביל לאי הבנות והחמצת הזדמנויות.
חוסר עקביות באיכות השירות או המוצר: בהיעדר תהליכים מנוהלים היטב, ארגונים נאבקים לשמור על רמת שירות עקבי או על איכות המוצר. ללא נהלים סטנדרטיים ואמצעי בקרת איכות עלולה להיווצר שונות בביצועים, שתוביל ללקוחות לא מרוצים ולפגיעה במוניטין.
שגיאות מוגברות ועיבוד חוזר: תהליכים לא יעילים או לא מוגדרים עלולים להוביל לשגיאות, טעויות ועיבודים חוזרים. ללא קווים מנחים ברורים, העובדים עלולים להתקשות לבצע את הנהלים נכון, מה שיוביל לטעויות יקרות, בזבוז משאבים ועיכובים באספקת מוצרים או שירותים.
חוסר בלקיחת אחריות: כאשר תהליכים אינם מתוכננים או מיושמים היטב, יכול להיות מאתגר להאציל לעובדים בעלות ואחריות ברורה למשימות ולתוצאות. זה יכול להוביל לתרבות של האשמות, ירידה במוטיבציה וחוסר לקיחת אחריות בקרב העובדים.
חוסר שביעות רצון לקוחות: תהליכים לא עקביים, עיכובים ושגיאות יכולים להשפיע ישירות על שביעות רצון הלקוחות. תהליכים מנוהלים בצורה לקויה מביאים לעתים קרובות להיווצרות לקוחות אומללים, ביקורות שליליות ואובדן עסקים.
קושי בהגדלת או הרחבת פעולות: ללא תהליכים מוגדרים היטב, עסקים מתמודדים עם אתגרים קשים מאוד כאשר הם מנסים להרחיב את פעילותם. חוסר סטנדרטיזציה מקשה על שכפול הצלחה, הכשרת עובדים חדשים ושמירה על רמת האיכות ככל שהארגון גדל.
קבלת החלטות תגובתית: בהיעדר תהליכים מנוהלים היטב, עסקים עשויים להסתמך על קבלת החלטות אד-הוק ולא על קבלת החלטות מונעות נתונים או אסטרטגיות. גישה תגובתית עלולה להפריע לתכנון ארוך טווח, למנוע זריזות ולבלום את היכולת להסתגל לתנאי השוק המשתנים.
חוסר שקיפות ותובנות מוגבלות: בניהול תהליכים לקוי מאתגר לאסוף נתונים, לנתח ביצועים ולהשיג תובנות לגבי יעילות תפעולית. לעסקים כאלו חסר המידע הדרוש כדי לקבל החלטות מושכלות, לזהות תחומים לשיפור ולהניע אופטימיזציה מתמשכת.
עלויות עודפות: תהליכים לא יעילים מביאים לעלויות תפעול גבוהות יותר. זה יכול לכלול הוצאות הקשורות לבזבוז משאבים, עבודה חוזרת, שעות נוספות ותגמול לקוחות על שירות או איכות מוצר ירודה.
טיפול בבעיות ותסמינים אלו מחייב עסקים להשקיע בתכנון, יישום וניהול תהליכים יעילים המקדמים יעילות, עקביות ושיפור מתמיד.
להורדה חינם חוברת עבודה: להפוך את העסק למערכת שיטתית
10 תהליכים שיש בכמעט כל עסק
10 התהליכים העסקיים הנפוצים ביותר בעסקים יכולים להשתנות בהתאם לתעשייה ולהקשר הארגוני. תהליכים עסקיים אלו קיימים ברוב העסקים:
תהליך מכירה: כולל פעילויות הקשורות לזיהוי וגיוס לקוחות, ניהול לידים, יצירת מכירות וסגירת עסקאות.
תהליך רכש: כולל פעילויות הקשורות למיקור, רכישה ורכישת מוצרים ושירותים הנדרשים על ידי הארגון.
תהליך מימוש הזמנה: כולל קבלה ועיבוד של הזמנות לקוחות, ניהול מלאי, תיאום משלוחים והובלות, והבטחת אספקת הזמנה במועד.
תהליך משאבי אנוש (HR): כולל פעילויות כגון גיוס, השתלמויות, הכשרה ופיתוח עובדים, ניהול ביצועים, ניהול תגמולים והטבות, פיטורין, עזיבות ויציאת עובדים לגמלאות.
תהליך כספים: מכסה פעילויות פיננסיות כגון חשבונאות, תקצוב, תכנון פיננסי, הפקה וקליטה של חשבוניות, תשלומים ודיווח כספי.
תהליך שירות לקוחות: כולל טיפול בפניות לקוחות, טיפול בתלונות או בעיות, מתן תמיכה והבטחת שביעות רצון הלקוחות.
תהליך ייצור/תפעול: חל על ארגונים בהם ייצור או תפעול מוצר, כולל פעילויות כמו עיצוב מוצר, רכש של חומרי גלם, תכנון ייצור, הרכבה, בקרת איכות וניהול מלאי.
תהליך ניהול פרויקטים: כולל פעילויות הקשורות לייזום, תכנון, ביצוע, בקרה וסגירת פרויקטים, תוך הבטחת השלמת פרויקט מוצלחת במסגרת אילוצים מוגדרים.
תהליך שיווק: כולל פעילויות כגון מחקר שוק, קידום מוצרים/שירותים, פרסום, מיתוג, יצירת לידים וניהול קמפיינים.
תהליך תמיכת רשת תקשורת: כרוך בפעילויות הקשורות לניהול ותמיכה בתשתית טכנולוגיית המידע של ארגון, לרבות תמיכה במוקד שירות, תחזוקת תוכנה וחומרה, ניהול רשת ואבטחת סייבר.
תהליכים אלו עשויים לחפוף או לכלול בתוכם תהליכי משנה, והפעילויות הספציפיות ורמת המורכבות עשויות להשתנות בהתאם לגודל הארגון, התעשייה והדרישות הספציפיות של הארגון או רגולציה.
פרק שיעניין אותך:
דוגמא: תהליך שיווק
הנה דוגמה לתהליך שיווקי, ספציפיט קמפיין שיווק דיגיטלי, כולל התשומות, התפוקות, השלבים, הכלים וההניטור שלו. בעסק נעשה את זה קצת יותר מפורט, בתבנית אחידה לכל התהליכים, מלווה בתרשימים ושמות שייחודיים לעסק.
תהליך שיווק: קמפיין שיווק דיגיטלי
תשומות:
מטרות שיווקיות: יעדים ברורים ומדידים שנקבעו על ידי הארגון, כגון הגברת המודעות למותג, הנעת תנועה לאתר או יצירת לידים.
קהל יעד: קהל מוגדר ומפולח שהקמפיין שואף להגיע אליו.
תקציב: הוקצו משאבים כספיים לקמפיין.
תוכן שיווקי: תוכן מרתק ורלוונטי ללקוחות, כולל טקסט, תמונות, סרטונים וגרפיקה.
ערוצים ופלטפורמות: מבחר ערוצים ופלטפורמות דיגיטליות להגעה לקהל היעד, כגון מדיה חברתית, מנועי חיפוש, שיווק במייל או פרסום לתצוגה.
כלים שיווקיים: תוכנות או כלים הנדרשים לביצוע מסע פרסום, כגון פלטפורמות לניהול מדיה חברתית, תוכנות שיווק בדוא"ל, מערכות ניהול תוכן וכלי ניתוח.
שלבים:
הגדר את מטרות הקמפיין: נסח בבירור את המטרות הספציפיות שהקמפיין שואף להשיג.
זיהוי קהל יעד: חקור והגדר את הנתונים הדמוגרפיים, ההעדפות, ההתנהגויות והצרכים של קהל היעד.
פתח אסטרטגיית מסע פרסום: קבע את המסרים, המיקום, הצעת הערך וטקטיקות השיווק המרכזיות של הקמפיין.
צור תוכן שיווקי: פתח תוכן משכנע ומותאם המתאים לאסטרטגיית הקמפיין, כולל פוסטים במדיה חברתית, מאמרים בבלוג, סרטונים ודפי נחיתה.
בצע את הקמפיין: יישם את הקמפיין על פני ערוצים דיגיטליים נבחרים, כולל יצירה ותזמון של פוסטים במדיה חברתית, הקמת מסעות פרסום ושליחת מיילים ממוקדים.
מעקב ואופטימיזציה: עקוב ברציפות אחר מדדי הביצועים של מסע הפרסום, נתח נתונים ובצע התאמות מבוססות נתונים כדי לייעל את יעילות הקמפיין.
מדידת תוצאות: הערך את תוצאות הקמפיין מול היעדים שהוגדרו, כגון תנועה לאתר, מדדי מעורבות, המרות לידים או מכירות.
תפוקות:
מודעות מוגברת למותג: מדוד את השפעת הקמפיין על זיהוי וחשיפה של המותג.
תעבורת אתר אינטרנט: הערכת מספר המבקרים שהוכנסו לאתר באמצעות הקמפיין.
יצירת לידים: הערך את כמות ואיכות הלידים שנוצרו.
מדדי מעורבות: עקוב אחר מדדים כגון לייקים, שיתופים, הערות, שיעורי קליקים וזמן שהושקע בתוכן.
שיעורי המרות: מדוד את אחוז הלידים או מבקרים באתר שהמירו ללקוחות.
החזר על השקעה (ROI): חשב את התשואה הפיננסית שהפיק הקמפיין בהשוואה למשאבים שהושקעו.
כלים:
פלטפורמות לניהול מדיה חברתית (למשל, Hootsuite, Buffer): כלים לניהול ותזמון תוכן של מדיה חברתית על פני פלטפורמות מרובות.
תוכנת שיווק בדוא"ל (למשל, Mailchimp, HubSpot): פלטפורמות ליצירה ושליחה של קמפיינים ממוקדים בדוא"ל.
מערכות ניהול תוכן (למשל, וורדפרס, דרופל): פלטפורמות ליצירה וניהול של תוכן אתר.
כלי אנליטיקה (למשל, Google Analytics, Adobe Analytics): תוכנה למעקב וניתוח מדדי מסעות פרסום ונתוני אתר.
ניטור:
מדדי ביצועים מרכזיים (KPIs): הגדר מדדים רלוונטיים למעקב לאורך כל הקמפיין, כגון הופעות, טווח הגעה, שיעורי מעורבות, שיעורי קליקים ושיעורי המרות.
דיווח שוטף: הפק דוחות תקופתיים כדי לסקור את התקדמות הקמפיין, לזהות מגמות ולהעריך ביצועים מול יעדים.
בדיקות A/B: ערכו ניסויים כדי להשוות וריאציות שונות של תוכן, כותרות, חזותיים או קריאות לפעולה כדי לייעל את יעילות מסע הפרסום.
ניטור בזמן אמת: השתמש בכלי ניתוח כדי לעקוב אחר ביצועי מסע הפרסום בזמן אמת ולבצע התאמות מיידיות לפי הצורך.
על ידי מעקב אחר תהליך שיווק זה, ארגונים יכולים לתכנן, לבצע ולהעריך ביעילות קמפיינים שיווקיים דיגיטליים, תוך הבטחה שהם עולים בקנה אחד עם היעדים העסקיים ומספקים תוצאות מדידות.
תכנון ויישום תהליכים עסקיים
תכנון ויישום תהליכים עסקיים דורשים גישה שיטתית כדי להבטיח יעילות, אפקטיביות והתאמה ליעדים הארגוניים. הנה הצעדים העיקריים שיש לבצע:
זיהוי מטרות התהליך: הגדירו בבירור את המטרה והיעדים של התהליך. קבע אילו תוצאות התהליך אמור להשיג וכיצד הוא מתיישב עם האסטרטגיה העסקית הכוללת.
מפה את התהליך הנוכחי: הבן ותעד את התהליך הקיים כפי שהוא פועל כעת. זהה את הפעילויות, התשומות, התפוקות, התלות ובעלי העניין המעורבים. השתמש בטכניקות מיפוי תהליכים כמו תרשימי זרימה או דיאגרמות של נתיבי שחייה BPM כדי להציג את זרימת התהליך.
ניתוח וזיהוי הזדמנויות שיפור: הערך את התהליך הנוכחי לזיהוי צווארי בקבוק, חוסר יעילות ואזורים לשיפור. קבל מידע מהמשתתפים בתהליך, אסוף נתונים ונתח מדדי ביצועים. שקול להשתמש במתודולוגיות לשיפור תהליכים כמו Six Sigma או Lean כדי לזהות בזבוז, לייעל את הפעולות ולמטב את ניצול המשאבים.
תכנן מחדש את התהליך: בהתבסס על הזדמנויות הניתוח והשיפור, תכנן מחדש את התהליך כדי לטפל בבעיות שזוהו ולהתאים ליעדים הרצויים. שקול אוטומציה, ביטול או איחוד של שלבים שאינם הוספת ערך, ורצף מחדש של פעילויות כדי לייעל את הזרימה.
הגדר תפקידים ואחריות בתהליך: הגדירו בבירור את התפקידים והאחריות של אנשים המעורבים בתהליך. ודא שיש בהירות מי אחראי לכל שלב ומי צריך להיות מעורב בקבלת ההחלטות.
קביעת תשומות ותפוקות תהליך: זהה את התשומות הנדרשות כדי שהתהליך יתפקד ביעילות. ציין את האיכות, הפורמט והמקורות של הקלט. קבע את התפוקות הרצויות והגדר את הקריטריונים לקבלתם או השלמתם.
קבע בקרת תהליכים ומדדים: הגדירו בקרות תהליך וקבעו מדדים לניטור ביצועי התהליך. זיהוי מדדי ביצועים מרכזיים (KPI) המתיישרים עם יעדי התהליך ומאפשרים מדידה והערכה.
פתח נהלי הפעלה סטנדרטיים (SOPs): תיעוד התהליך המחודש בצורה של נהלי עבודה סטנדרטיים ברורים ותמציתיים. כלול הוראות לביצוע שלב אחר שלב, הנחיות וכל תיעוד תומך רלוונטי.
יישם ותקשר: פרסם את התהליך המחודש לבעלי העניין הרלוונטיים. לספק הדרכה ותמיכה לאנשים המעורבים כדי להבטיח הבנה וציות. העבר את השינויים והיתרונות של התהליך החדש לצוות ובעלי עניין כדי לקבל הסכמה ותמיכה.
ניטור, הערכת ושיפור מתמיד: ניטור והערכת ביצועי התהליך באופן מתמיד באמצעות המדדים וה-KPI שהוגדרו. חפש משוב ממשתתפי התהליך ומבעלי העניין. סקור ונתח נתונים באופן קבוע כדי לזהות אזורים לשיפור נוסף. יישם לולאת משוב כדי לשלב לקחים שנלמדו ולחדד את התהליך לאורך זמן.
חשוב לציין שתכנון ויישום תהליך צריכים להיות תהליך איטרטיבי. משוב, ניטור ושיפור מתמיד חיוניים כדי להבטיח שהתהליך יישאר אפקטיבי ומותאם לצרכים העסקיים המתפתחים ולגורמים חיצוניים.
פרק שיעניין אותך:
תפקיד מנהל העסק בתכנון ויישום תהליכים עסקיים
למנהלי העסק תפקיד מכריע בזיהוי הצורך בתהליכים עסקיים, בתכנון, ביישום ובניטור. להלן פירוט תחומי האחריות שלהם בכל שלב:
זיהוי הצורך בתהליכים עסקיים:
- הכרה בצורך בשיפור תהליכים או ביצירת תהליכים חדשים כדי להתמודד עם אתגרים או הזדמנויות ארגוניות.
- איסוף משוב מעובדים, לקוחות ומבעלי עניין כדי לזהות נקודות כאב, צווארי בקבוק, חוסר יעילות או אזורים הדורשים שיפור.
- ניתוח מדדי ביצועים, נתונים תפעוליים ושיטות עבודה מומלצות בתעשייה כדי לזהות אזורים שבהם ניתן לייעל תהליכים או ליישם תהליכים חדשים.
עיצוב תהליכים עסקיים:
- הגדרת המטרות והיעדים של התהליך העסקי בהתאמה לאסטרטגיה הכוללת של הארגון.
- שיתוף פעולה עם בעלי עניין כדי להבין את הדרישות, הציפיות והתוצאות הרצויות של התהליך.
- מיפוי ומידול של זרימת התהליך, כולל פעילויות, משימות, תשומות, תפוקות ותלות.
- הערכת מתודולוגיות שונות לשיפור תהליכים ובחירת הגישה המתאימה ביותר לתכנון מחדש של תהליכים.
- שיתוף פעולה עם משתתפי התהליך, מומחי נושא וצוותים בין-תפקידים כדי לפתח המלצות לתכנון תהליכים.
- זיהוי בקרות תהליך, מדדים ומדדי ביצועים מרכזיים (KPIs) לניטור ומדידת ביצועי התהליך.
יישום תהליכים עסקיים:
- פיתוח תוכנית יישום מפורטת, הכוללת לוחות זמנים, משאבים ואחריות.
- הבטחת תקשורת ברורה ומתן הדרכה לעובדים המעורבים בתהליך על מנת להבטיח הבנה ודבקות בתהליכים חדשים או משופרים.
- הקלת המעבר מהתהליך הישן לתהליך החדש, טיפול בהתנגדות לשינוי וניהול ציפיות מחזיקי העניין.
- פיקוח על תהליך ההטמעה, מעקב אחר ההתקדמות ופתרון כל אתגרי או בעיות יישום המתעוררים.
- שיתוף פעולה עם מחלקת ה-IT או עם בעלי עניין בתחום הטכנולוגי כדי להבטיח שילוב נכון של כלים טכנולוגיים או אוטומציה בתהליך.
ניטור תהליכים עסקיים:
- הקמת מערכת למעקב והערכה שוטפים של התהליכים המיושמים.
- הגדרת מדדי ביצועים ו-KPI למדידת האפקטיביות והיעילות של התהליכים.
- סקירה קבועה של נתוני ביצועי תהליכים, ניתוח מגמות וזיהוי תחומים לשיפור.
- שיתוף פעולה עם משתתפי ביצוע התהליך לאיסוף משוב ותובנות על החוזקות והחולשות של התהליכים.
- ביצוע ביקורות או הערכות תקופתיות כדי להבטיח עמידה בדרישות ובסטנדרטים של התהליך.
- ייזום יוזמות לשיפור תהליכים על בסיס תוצאות הניטור וביצוע התאמות לפי הצורך.
מנהל העסק פועל כמנחה, מנהיג ומניע של יוזמות לשיפור תהליכים. הם אחראים על הבנת צרכי הארגון, תכנון תהליכים יעילים, פיקוח על היישום, ומעקב ושיפור מתמיד של תהליכים עסקיים כדי להניע מצוינות תפעולית ולהשגת יעדים אסטרטגיים.
אז מה עשה אלכס?
בנחישות בלתי ניתנת לערעור, אלכס יזם ניתוח מקיף של פעילות החברה. אלכס חיפש מידע מעובדים במחלקות שונות, הקשיב לדאגותיהם וניתח נתונים היסטוריים כדי לזהות נקודות כאב ואזורים שדרשו שיפור. התברר כי תהליכים יעילים חיוניים למיטוב הפרודוקטיביות, הפחתת שגיאות ושיפור שביעות רצון הלקוחות.
חמוש בידע זה, אלכס החל לעצב וליישם מסגרת חדשה של תהליכים עסקיים מוגדרים היטב. בשיתוף פעולה עם ראשי מחלקות ועובדים, אלכס מיפה את זרימת הפעילויות, זיהה נקודות מגע קריטיות וייעל את זרימות העבודה. נקבעו תפקידים, אחריות וערוצי תקשורת ברורים, שהבטיחו לכולם הבנה משותפת של הציפיות.
כדי לפקח על האפקטיביות של התהליכים שיושמו לאחרונה, אלכס הציג מדדי ביצועים מרכזיים (KPIs) המותאמים ליעדים של כל מחלקה. פגישות סדירות ועדכוני התקדמות נקבעו כדי לעקוב אחר ביצועים, לזהות צווארי בקבוק ולבצע התאמות מונעות נתונים לפי הצורך. אלכס גם השקיע בכלי טכנולוגיה ותוכנה כדי להפוך משימות חוזרות ונשנות ולהקל על זרימת מידע חלקה.
עם הזמן, כשהתהליכים החדשים תפסו אחיזה, החלה החברה לחוות שינויים חיוביים. העובדים הרגישו מועצמים ומעורבים יותר, שכן הבהירות בתפקידיהם הגבירה את התפוקה והמורל שלהם. רמות שביעות הרצון של הלקוחות זינקו כאשר בעיות נפתרו במהירות והשירותים ניתנו ביעילות.
עם פעילות יציבה ויעילה, החברה החלה לראות צמיחה עקבית ושיפור ברווחים. היציבות החדשה אפשרה לארגון לחפש הזדמנויות חדשות, להרחיב את נתח השוק שלו ולבסס מוניטין של אמינות ומצוינות.
הנחישות של אלכס לתקן את המחסור בתהליכים רשמיים, מתוכננים היטב ומפוקחים, הוכיחה את עצמה כנקודת מפנה עבור החברה. השינוי הנחיל תחושת גאווה ומטרה בקרב העובדים, וטיפח תרבות של שיפור מתמיד וחדשנות. העסק פרח תחת היציבות החדשה וצמח לגבהים חדשים, הכל הודות למאמצים של מנהל עסק מסור שהבין את כוחם של תהליכים אפקטיביים בהנעת הצלחה.
מזהים בעסק את הצורך בתכנון ויישום טוב יותר של התהליכים העסקיים?
זהו צורך ואתגר שמאוד נפוץ בעסקים, ואי טיפול עלול לגרום למגוון בעיות בהמשך.
כדי לבדוק מה כדאי לעשות ואיך, אשמח לעזור ולסייע להבאת העסק לשגשוג יציב ובר קיימא.
צרו קשר בהקדם!
לא לפספס! קבלו פרקים חדשים ומידע עדכני
לאימייל: לחצו כאן
צרו קשר!
לשליחת Whatsapp בקליק לחצו כאן
צרו קשר לתיאום שיחת התייעצות
ללא עלות: אימייל
לאוסף הפתגמים על מנהיגות וניהול לחצו כאן
לתוכן העניינים לחצו כאן
לרשימת כל הפרקים לחצו כאן
אתר מפורט על ייעוץ, מנטורניג
ואימון ליזמים, בעלי עסקים
ומנהלים - לחצו: סטרטגו 360
עקבו אחרי פרקים חדשים ב Instagram לחצו כאן
צפו בסרטונים ב YouTube לחצו כאן
התחברו איתי ב Linkedin לחצו כאן
עקבו אחריי ב Twitter לחצו כאן
עוד על ייעוץ עסקי וחומרים להורדה לעבודה עצמית
באתר:
Stratego 360 http://www.stratego360.com/
