10 טיפים מקוריים לשיפור ניהול זמן בצוות
"הקשיים מתגברים ככל שאנו מתקרבים למטרה" - יוהאן וולפגנג פון גתה
נשתף 10 דרכים יצירתיות לשיפור ניהול הזמן והפריון בצוותים.
אלו הן אסטרטגיות מחוץ לקופסה שיכולות לעזור לצוות לעבוד בצורה יעילה ואפקטיבית יותר.
הנה הצצה לכמה מהשיטות שנעסוק בהן ונפרט את היתרונות וטיפים ליישום:
- ארגנו אתגרי ניהול זמן
- ליישם יום "ללא פגישה".
- עודדו את הצוות לקחת הפסקות
- ליצור סביבת עבודה נטולת הסחות דעת
- ליצור "לוח אתגרי ניהול זמן"
- לערוך "ערב טריוויה בניהול זמן"
- ערכו "מסיבת יום ניהול זמן"
- יישום "יום ללא דוא"ל"
- לתת לחברי הצוות "זמן מיקוד"
- לקיים "ישיבות עמידה"
בפרק נלמד על אסטרטגיות יצירתיות אלה, וכיצד להשתמש בדרכים חדישות לשיפור ניהול הזמן והפריון של הצוות.
השימוש בדרכים יצירתיות לשיפור ניהול זמן בצוות
שימוש בדרכים יצירתיות וחדישות לשיפור ניהול הזמן והפריון יכול להיות מועיל ממספר סיבות.
- זה יכול לעזור להניע עובדים. כאשר העובדים מתעניינים בעבודה שלהם ומרגישים מאותגרים, יש סיכוי גבוה יותר שהם יהיו פרודוקטיביים.
- שיטות יצירתיות וחדשנות יכולות לעזור לשבור את המונוטוניות של יום העבודה ולמנוע מהעובדים להשתעמם. זה יכול להוביל להגברת המיקוד והריכוז.
- שיטות יצירתיות וחדשנות יכולות לעזור לעובדים לחשוב מחוץ לקופסה ולהציע פתרונות חדשים וחדשניים לבעיות. זה יכול להוביל לשיפור מיומנויות של פתרון בעיות וקבלת החלטות.
- שיטות יצירתיות וחדשנות יכולות לעזור ליצור סביבת עבודה חיובית ותומכת יותר. זה יכול להוביל למורל ולפריון גבוה של חברי הצוות.
פרק שיעניין אותך:
עשו אתגר ניהול זמן
חלקו את הצוות לקבוצות קטנות ואתגרו אותם להמציא את הדרכים היצירתיות והיעילות ביותר לנהל את הזמן ולהגביר את הפריון. עודדו אותם לחשוב מחוץ לקופסה ולשתף את שאר הצוות ברעיונות.
מדוע אתגר ניהול זמן עובד
אתגר ניהול זמן הוא דרך מצוינת לגרום לחברי הצוות לחשוב כיצד הם יכולים לשפר את כישורי ניהול הזמן שלהם. זו יכולה להיות דרך מהנה ומרתקת לעודד אותם לנסות אסטרטגיות חדשות. כאשר חברי הצוות מאותגרים להמציא פתרונות משלהם, יש סיכוי גבוה יותר שהם יהיו בעלי מוטיבציה ליישם אותם.
היתרונות הצפויים של אתגר ניהול זמן
- הגברת המודעות לחשיבות ניהול זמן
- כישורי ניהול זמן משופרים
- פריון מוגבר
- לחץ מופחת
- שיפור המורל של הצוות
5 טיפים ליישום אתגר ניהול זמן
- להגדיר מטרות ויעדים ברורים. מה רוצים שחברי הצוות ישיגו על ידי השתתפות באתגר? האם רוצים שהם יצמצמו את זמנם בהסחות דעת, ישפרו את כישורי תעדוף המשימות, או יפתחו הרגלים חדשים? ברגע שיודעים את המטרות, אפשר לעצב את האתגר בהתאם.
- להפוך את זה למהנה ומרתק. השתמשו במשחקים, תחרויות ופעילויות יצירתיות אחרות כדי לשמור על מוטיבציה של חברי הצוות. אפשר גם להציע פרסים ותמריצים עבור הזוכים.
- לספק תמיכה ומשאבים. תנו לחברי הצוות גישה למשאבים והדרכה בנושא ניהול זמן. אפשר גם להציע מפגשי אימון אחד על אחד למי שזקוק לתמיכה נוספת.
- להפוך אותו לרלוונטי לעבודת הצוות. האתגר צריך להיות רלוונטי למשימות ולאתגרים הספציפיים שעמם מתמודדים חברי הצוות בעבודתם. זה יגדיל את הסיכוי שהם יוכלו ליישם את הכישורים והאסטרטגיות שהם לומדים בעבודה היומיומית.
- לחגוג הצלחה. בסוף האתגר, הקפידו לחגוג את ההצלחות של חברי הצוות. זה יעזור לחזק את החשיבות של ניהול זמן ויעודד אותם להמשיך להשתמש במיומנויות ובאסטרטגיות שלמדו.
טיפים נוספים לאירוח אתגר מוצלח של ניהול זמן:
- קבלו תמיכה מחברי הצוות לפני השקת האתגר. הסבירו את היתרונות של השתתפות וודאו שהם בעלי מוטיבציה להיות מעורבים.
- חלקו את הצוות שלכם לקבוצות קטנות. זה יעודד שיתוף פעולה ויהפוך אותו למהנה יותר.
- תנו לחברי הצוות מספיק זמן כדי להשלים את האתגר. אל תעשו את זה קל מדי או קשה מדי.
- היו גמישים ומוכנים להתאים את האתגר לפי הצורך.
- תעשו חיים!
פרק שיעניין אותך:
ליישם יום "ללא פגישות"
יום אחד בשבוע, לחסום זמן לכל הצוות כדי להתמקד בעבודה האישית ללא הסחת דעת של פגישות. זה ייתן להם הזדמנות להתקדם במשימות, לעבוד על פרויקטים של עבודה מעמיקה ולהתקדם במטרותיהם.
מדוע יישום יום "ללא פגישות" עובד
יישום יום "ללא פגישות" נותן לחברי הצוות הזדמנות להתמקד בעבודה האישית שלהם ללא הסחת דעת של פגישות. זה יכול להוביל לעלייה משמעותית בפריון וביעילות.
מחקרים הראו שפגישות עלולות להוות פגיעה גדולה בתפוקה. לדוגמה, מחקר של חברת אטלסיאן מצא כי העובד הממוצע מגיע ל-62 פגישות בחודש, וכי 35% מהפגישות הללו נחשבות לא פרודוקטיביות.
מחקר אחר של אוניברסיטת קליפורניה, אירווין מצא שלוקח לעובד 23 דקות בממוצע להחזיר את המיקוד שלו לאחר שהפריעו לו. המשמעות היא שאפילו פגישה קצרה עלולה לשבש את זרימת העבודה של העובד לפרק זמן משמעותי.
היתרונות הצפויים של יישום יום "ללא פגישות".
- פריון ויעילות מוגברים
- לחץ מופחת
- שיפור המיקוד והריכוז
- הגברת מורל העובדים
- יותר זמן לעבודה מעמיקה
5 טיפים ליישום יום "ללא פגישות".
- לבחור יום שמתאים לצוות. חלק מהצוותים מעדיפים לקיים יום "ללא פגישות" ביום האחרון בשבוע בעוד שאחרים מעדיפים לקיים אותו ביום אחר. בחרו את היום המתאים ביותר ללוח הזמנים ולזרימת העבודה של כלל הצוות.
- לעדכן על השינוי לצוות מראש. להודיע לחברי הצוות על יום ה"ללא פגישות" לפחות שבוע מראש כדי שיוכלו לתכנן את עבודתם בהתאם.
- לעשות חריגה לפגישות חיוניות. ייתכן שיש פגישות חיוניות, אפילו ביום "ללא פגישות". לדוגמה, אם יש פגישת לקוח שלא ניתן לתאם מחדש, או אירוע חירום שדורש התייחסות, אז חשוב להמשיך איתה.
- עודדו את הצוות להשתמש בתקשורת אסינכרונית. כלי תקשורת אסינכרוניים כגון דואר אלקטרוני, קבוצות וואטסאפ ו-Microsoft Teams יכולים לעזור לחברי הצוות לתקשר ולשתף פעולה ללא צורך בפגישות.
- היו גמישים ומוכנים לבצע התאמות. אם אתם מגלים שיום ה"אין פגישה" לא עובד עבור הצוות, אז אפשר לנסות לקיים את זה ביום אחר בשבוע, או לאפשר מספר מוגבל של פגישות באותו יום, או רק עד שעה מסויימת ביום.
טיפים נוספים להפקת המקסימום מיום "ללא פגישות":
- עודדו את חברי הצוות לנצל את היום הזה כדי להתמקד במשימות של עבודה מעמיקה. משימות עבודה מעמיקה הן כאלו שדורשות מיקוד ותשומת לב מתמשכים, כמו כתיבת דוח משמעותי, פיתוח תכונה חדשה של מוצר או עיצוב קמפיין שיווקי.
- להגדיר ציפיות ברורות לחברי הצוות. תנו להם לדעת מה מצפים מהם להשיג ביום "ללא פגישות".
- לספק לחברי הצוות את המשאבים והתמיכה שהם צריכים כדי להצליח.
- תובילו בדוגמה אישית. הימנעו מתיאום פגישות לעצמכם ביום ה"ללא פגישות".
להורדה חינם, החוברת: המדריך הקצר להתייעלות אישית
עודדו את הצוות לקחת הפסקות
זה אולי מנוגד לאינטואיציה, אבל הפסקות יכולות למעשה לעזור לחברי הצוות להיות פרודוקטיביים יותר. עודדו אותם לעשות הפסקות קצרות במהלך היום כדי לקום ולהסתובב, או להקדיש כמה דקות לנקות את הראש.
למה לקחת הפסקות עובד
לקיחת הפסקות עשויה להיראות מנוגדת לאינטואיציה, אבל היא למעשה יכולה לעזור להיות פרודוקטיבי יותר. כאשר עובדים פרקי זמן ארוכים מבלי לקחת הפסקה, המוח והגוף מתעייפים. זה יכול להוביל לירידה במיקוד, בריכוז ובמוטיבציה.
הפסקות נותנות לנפש ולגוף הזדמנות לנוח ולהיטען מחדש. זה יכול לעזור לשפר את המיקוד, הריכוז והמוטיבציה כשאתה חוזר לעבודה.
היתרונות הצפויים של לקחת הפסקות
- שיפור המיקוד, הריכוז והמוטיבציה
- פריון מוגבר
- לחץ מופחת
- יצירתיות משופרת
- בריאות כללית ורווחה טובים יותר
5 טיפים לעידוד הצוות לקחת הפסקות
- לשמש דוגמא טובה. קחו הפסקות ואפשרו לחברי הצוות לראות אתכם עושים את זה. זה יראה להם שזה בסדר לקחת הפסקות ושזה לא סימן לעצלנות.
- עודדו את חברי הצוות לקחת הפסקות במהלך היום. עדיף לקחת כמה הפסקות קצרות במהלך היום מאשר הפסקה אחת ארוכה.
- ספקו לחברי הצוות הזדמנויות לקחת הפסקות. זה יכול לכלול מתן גישה לחדרי מנוחה או שעשוע, פינות קפה עם כורסאות, שבילי הליכה או אזורים אחרים שבהם הם יכולים להירגע ולהתרועע.
- ודאו שחברי הצוות לוקחים הפסקות התרעננות. עודדו אותם לקום ולהסתובב, או להקדיש כמה דקות לנקות את הראש.
- שוחחו עם חברי הצוות על הרגלי ההפסקה שלהם. קבלו משוב על מה עובד עבורם ומה לא. המשוב יעזור לשפר את המאמצים לעודד את חברי הצוות לקחת הפסקות.
טיפים נוספים לקחת הפסקות יעילות:
- קחו הפסקה של 15-20 דקות כל 90-45 דקות כולל לקום ולהסתובב.
- צאו החוצה לנשום אוויר צח ולקבל קרינת שמש.
- התמתחו או בצעו פעילות גופנית קלה.
- האזינו למוזיקה או לפודקאסט.
- עשו צ'אט חברי עם חבר או עמית.
- עשו מדיטציה או תרגילי נשימה עמוקה.
פרק שיעניין אותך:
צרו סביבת עבודה נטולת הסחות דעת
עזרו לחברי הצוות ליצור סביבת עבודה נטולת הסחות דעת על ידי מתן מרחבים שקטים לעבודה, או על ידי חסימת זמן ביומנים שלהם לעבודה ממוקדת. אפשר להציע כלים ומשאבים שיעזרו לנהל הסחות דעת, כגון שימוש באוזניות ביטול רעשים או יישום אפליקציות פרודוקטיביות.
מדוע יצירת סביבת עבודה נטולת הסחות דעת עובדת
הסחות דעת יכולות להוות מכשול מרכזי לניהול זמן ולפרודוקטיביות. כאשר מופרעים תכופות על ידי התראות, שיחות טלפון והסחות דעת אחרות, קשה להתמקד בעבודה ולבצע דברים.
יצירת סביבת עבודה נטולת הסחות דעת יכולה לעזור להישאר ממוקדים ופרודוקטיביים. כאשר משוחררים מהסחות דעת, מסוגלים לעבוד בצורה יעילה יותר ולהשלים משימות מהר יותר.
היתרונות הצפויים של יצירת סביבת עבודה נטולת הסחות דעת
- שיפור המיקוד והריכוז
- פריון מוגבר
- לחץ מופחת
- איכות עבודה משופרת
- שביעות רצון מוגברת בעבודה
5 טיפים ליצירת סביבת עבודה נטולת הסחות דעת
- זהו את הסחות הדעת. מהם הדברים שהכי נוטים להסיח את דעתך? ברגע שיודעים מהן הסחות הדעת, אפשר להתחיל לפתח אסטרטגיות להעלמה או מזעורן.
- ליצור סביבת עבודה ייעודית. במידת האפשר, ליצור פינת עבודה ייעודית שבה תוכלו לעבוד ללא הסחות דעת. זה יכול להיות משרד ביתי, תא בספרייה, או אפילו מקום שקט בפינת בית קפה.
- להסיר הסחות דעת מסביבת העבודה. משמעות הדבר היא כיבוי הטלפון, סגירת כרטיסיות מיותרות במחשב, ופינוי השולחן.
- להציב גבולות לאחרים. להודיע לעמיתיך ולבני המשפחה שצריך זמן להתמקד בעבודה ושאין להפריע לך אלא אם זה דחוף.
- לקחת הפסקות. חשוב לקחת הפסקות במהלך היום כדי למנוע שחיקה. לודא שההפסקות אינן הסחות דעת בעצמן. הימנעו מבדיקת אימייל או מדיה חברתית במהלך ההפסקות. במקום זאת, התמקדו בפעילויות שיעזרו לכם להירגע ולהיטען מחדש.
טיפים נוספים ליצירת סביבת עבודה נטולת הסחות דעת:
- השתמשו באוזניות או אטמי אוזניים מבטלות רעשים כדי לחסום רעשים.
- השתמשו בטיימר כדי להישאר ממוקדים במשימות.
- השתמשו באפליקציית פרודוקטיביות כדי לחסום אתרים ואפליקציות מסיחות דעת.
- לקום ולהסתובב כל 20-30 דקות כדי למנוע עייפות.
- הקדישו כמה דקות בתחילתו ובסוף כל יום כדי לתכנן ולתעדף את העבודה שלכם.
פרק שיעניין אותך:
צרו "לוח אתגרי ניהול זמן"
פרסמו רשימה של אתגרי ניהול זמן על לוח במשרד. חברי הצוות יכולים לבחור אתגרים ליישום ולצבור נקודות. חבר הצוות עם הכי הרבה נקודות בסוף השבוע/חודש מנצח.
מדוע יצירת "לוח אתגר ניהול זמן" עובד
לוח אתגרי ניהול זמן הוא ייצוג חזותי של אתגרי ניהול הזמן איתם מתמודדים חברי הצוות וההתקדמות שהם עושים בהתגברות על האתגר והיישום. זה יכול להיות כלי להנעה ולגיוס של חברי הצוות כדי לשפר את כישורי ניהול הזמן באופן "משחקי" Gamification אסטרטגיה המשלבת מרכיבי משחק משעשעים וסוחפים בהקשרים שאינם משחקים כדי לשפר את המעורבות ולהניע התנהגויות מסוימות.
כאשר חברי צוות רואים את ההתקדמות שלהם מוצגת בלוח אתגרי ניהול זמן, זה יכול לעזור להם לשמור על מוטיבציה ומיקוד. זה גם יכול לעזור להם לזהות תחומים שבהם הם מתקשים ולבקש עזרה מהמנהלים או עמיתיהם.
היתרונות הצפויים של יצירת "לוח אתגרי ניהול זמן"
- הגברת המודעות לניהול זמן
- רכישת כישורי ניהול זמן משופרים
- פריון מוגבר
- לחץ מופחת
- שיפור המורל של הצוות
5 טיפים ליישום "לוח אתגרי ניהול זמן"
- לבחור במגוון אתגרי ניהול זמן. האתגרים צריכים להיות רלוונטיים לעבודה שחברי הצוות עושים וצריכים להיות ניתנים להשגה אך מאתגרים.
- להפוך את לוח האתגרים למושך חזותית. השתמשו בעיצוב מעורר, בצבעים ובתמונות מושכי תשומת לב כדי להפוך את הלוח למושך את העין ומרתק.
- פרסמו את לוח האתגר במקום בולט. זה יעזור ל חברי הצוות לשמור את זה בראש.
- עודדו את חברי הצוות לסמן את ההתקדמות שלהם בלוח האתגרים. זה יעזור להם לשמור על מוטיבציה ועל המסלול.
- לחגוג הצלחות. כאשר חברי הצוות משיגים מטרה, להקפיד לחגוג את הצלחתם. זה יעזור לחזק את החשיבות של ניהול זמן ולעודד אותם להמשיך להשתמש באסטרטגיות ניהול זמן שלמדו.
עוד כמה טיפים ליישום לוח אתגרי ניהול זמן:
- לאפשר לחברי הצוות לבחור את האתגרים שלהם או ליצור אתגרים משלהם.
- ספקו לחברי הצוות משאבים ותמיכה כדי לעזור להם להתגבר על האתגרים.
- עודדו את חברי הצוותלשתף את הטיפים והאסטרטגיות שלהם להתגברות על האתגרים זה עם זה.
- השתמשו בלוח האתגרים כבסיס לפגישות אימון אחד על אחד עם חברי הצוות.
פרק שיעניין אותך:
ערכו "ערב טריוויה בניהול זמן"
לארח ערב טריוויה המתמקד בשאלות ניהול זמן. קבוצות יכולות להתחרות כדי לראות מי יודע הכי הרבה על ניהול זמן ומי כבר יישם.
מדוע קיום "ערב טריוויה בניהול זמן" עובד
ערב טריוויה לניהול זמן הוא עוד אופציה ל-Gamification ודרך מהנה ומרתקת לעובדים ללמוד על ניהול זמן ולשפר את כישורי ניהול הזמן שלהם. כאשר העובדים נהנים, יש סיכוי גבוה יותר שהם יהיו מעורבים וישמרו על המידע שהם לומדים.
ערב טריוויה לניהול זמן יכול גם לעזור לטפח עבודת צוות ושיתוף פעולה. עובדים יכולים לעבוד יחד כדי לענות על שאלות טריוויה, והם יכולים ללמוד אחד מאסטרטגיות ניהול הזמן של האחר.
היתרונות הצפויים של עריכת "ערב טריוויה בניהול זמן"
- ידע משופר באסטרטגיות ניהול זמן
- כישורי ניהול זמן משופרים
- פריון מוגבר
- לחץ מופחת
- שיפור המורל של הצוות
5 טיפים ליישום "ערב טריוויה בניהול זמן"
- לבחור מגוון שאלות טריוויה לניהול זמן. השאלות צריכות להיות מאתגרות אך הוגנות. אפשר למצוא שאלות טריוויה לניהול זמן באינטרנט ליצור לבד.
- חלקו את העובדים שלכם לצוותים. זה יעזור ליצור תחושה של תחרות והתרגשות.
- הגדירו מגבלת זמן לכל סבב שאלות טריוויה. זה יעזור לשמור על המשחק ולשמור על מעורבות העובדים שלך.
- הענקת פרסים לצוות המנצח. זה יעזור להניע את העובדים ולהפוך את המשחק למהנה יותר.
- ספקו לעובדים אוכל ושתייה בזמן המשחק. זה יעזור ליצור אווירה נינוחה ומהנה.
טיפים נוספים לקיום ערב טריוויה מוצלח בניהול זמן:
- עודדו את העובדים שלכם להמציא שמות צוותים יצירתיים ומקוריים.
- להשמיע מוזיקה ברקע כדי ליצור אווירה חגיגית.
- קחו הפסקות במהלך המשחק כדי לאפשר לעובדים שלכם להתרועע ולהתרענן.
- לסיים את המשחק בפגישת תחקיר שבה העובדים יכולים לשתף את מה שהם למדו וכיצד הם מתכננים ליישם את מה שהם למדו בעבודה שלהם.
פרק שיעניין אותך:
ערכו "מסיבת ניהול זמן"
באחרוע של סוף שבוע או חודש, ארחו מסיבה כדי לחגוג את הישגי ניהול הזמן של הצוות. זוהי דרך מצוינת להכיר ולתגמל את חברי הצוות על עבודתם הקשה ומסירותם.
למה לקיים "מסיבת יום ניהול זמן" עובד
מסיבת יום ניהול זמן היא דרך מהנה ומתגמלת לחגוג את ההצלחות של הצוות בשיפור כישורי ניהול הזמן שלהם. כאשר עובדים מרגישים מוערכים ומוערכים, יש סיכוי גבוה יותר שהם יהיו בעלי מוטיבציה ומעורבים בעבודתם.
מסיבת יום ניהול זמן יכולה גם לעזור לבנות אחווה ומורל בין הצוות. עובדים יכולים ליהנות יחד ולחגוג את ההישגים כצוות.
היתרונות הצפויים של עריכת "מסיבת יום ניהול זמן"
- הגברת מורל העובדים
- שיפור יחסי החברות בצוות
- מוטיבציה מוגברת
- מעורבות מוגברת
- לחץ מופחת
- תחושת הישג משופרת
5 טיפים ליישום "מסיבת יום ניהול זמן"
- בחרו תאריך ושעה למסיבה. הקפידו לבחור תאריך ושעה שמתאימים לרוב העובדים.
- תכנננו כמה פעילויות מהנות למסיבה. זה יכול לכלול משחקים, מוזיקה, אוכל ומשקאות.
- לקשט את חלל המסיבה. השתמשו בפלקטים, בלונים וקישוטים אחרים כדי ליצור אווירה חגיגית.
- לשלוח הזמנות לעובדים. להקפיד לכלול את כל הפרטים החשובים, כגון תאריך, שעה, מיקום ופעילויות.
- עודדו עובדים להביא את המשפחה והחברים. זה יעזור ליצור אווירה מכילה ומסבירת פנים יותר.
טיפים נוספים לקיום מסיבת יום ניהול זמן מוצלחת:
- הגדירו תקציב למסיבה ועמדו בו.
- להאציל משימות הכנה לעובדים שונים.
- קחו הפסקות לאורך המסיבה כדי להתרועע וליהנות.
- הקפידו להודות לעובדים על העבודה הקשה והמסירות.
פרק שיעניין אותך:
יישם "יום ללא אימייל"
למשך יום אחד בשבוע, עודדו את חברי הצוות שלכם להימנע מבדיקת הדוא"ל שלהם לחלוטין. זה ייתן להם הזדמנות להתמקד במשימות החשובות ביותר שלהם ללא הסחת דעת של הודעות.
מדוע יישום "יום ללא אימייל" עובד
דוא"ל יכול להיות גזלן זמן וקשב משמעותי. עובדים יכולים להשקיע שעות כל יום בבדיקה ותגובה למייל, או טרדה מכך. זה יכול להשאיר להם מעט זמן להתמקד במשימות העבודה האחרות.
יישום "יום ללא אימייל" יכול לעזור לעובדים להתמקד בעבודה ולבצע דברים עם פחות הפרעות. כאשר העובדים אינם מופרעים כל הזמן בדואר אלקטרוני, הם מסוגלים לעבוד בצורה יעילה ופרודוקטיבית יותר.
היתרונות הצפויים של יישום "יום ללא אימייל"
- מיקוד וריכוז מוגברים
- פרודוקטיביות מוגברת
- לחץ מופחת
- איכות עבודה משופרת
- שביעות רצון מוגברת בעבודה
5 טיפים ליישום "יום ללא אימייל"
- תודיעו לעובדים על "יום ללא אימייל" מראש. הודיעו שלא מצפים מהם לבדוק או להגיב למייל באותו יום.
- הגדירו חריגים עבור הודעות דוא"ל חיוניות. ייתכן שיש כמה מיילים שצריך להגיב אליהם באופן מיידי, כמו מיילים מלקוחות אסטרטגיים או לקוחות שחווים בעיה משמעותית.
- עודדו את העובדים להשתמש בכלי תקשורת אחרים ביום "ללא אימייל". זה יכול לכלול WhatsApp, Microsoft Teams או צ'אט אחר, אך במשורה ובמועדים קבועים מראש.
- תנו דוגמה אישית לעובדים. הימנעו אתם מבדיקה או מענה לדוא"ל ביום "ללא אימייל".
- לסקור עובדים לאחר יום "ללא אימייל". קבלו משוב על מה עבד טוב ומה לא. משוב זה יעזור לשפר את יום "ללא אימייל" להתנסות נוספת בעתיד.
טיפים נוספים ליישום "יום ללא דוא"ל" מוצלח:
- בחרו יום בשבוע המתאים ביותר לצוות.
- לחסום את היום "ללא אימייל" ביומנים של הצוות.
- להגדיר מגיב אוטומטי בחשבונות הדוא"ל של הצוות כדי שאנשים ידעו שאתם לא בודקים דוא"ל באותו יום.
- עודדו את חברי הצוות להשתמש ביום "ללא אימייל" כדי לעבוד על משימות עבודה עמוקות, כמו כתיבת דוח או פיתוח תכונת מוצר חדשה.
- ספקו לחברי הצוות גישה למשאבים ולתמיכה כדי לעזור להם לבצע את עבודתם ביום "ללא דוא"ל.
פרק שיעניין אותך:
לתת לחברי הצוות "זמן מיקוד"
תזמנו בלוקים ספציפיים של זמן בכל יום כדי שחברי הצוות יעבדו על המשימות החשובות ביותר שלהם ללא הפרעה כלשהיא. במהלך פרק זמן זה, יש לסכם עם כולם לא לבדוק דוא"ל, לקבל שיחות טלפון או להשתתף בפגישות. גם להימנע מלקרוא לאנשים ממקומם או לבקש בקשות דחופות לביצוע מיידי.
למה לתת לחברי הצוות "זמן מיקוד" עובד
זמן מיקוד הוא פרק זמן שבו חברי הצוות יכולים לעבוד על המשימות החשובות ביותר שלהם ללא הסחות דעת. זה יכול להוות אתגר במקום העבודה המודרני, שבו העובדים מופגזים כל הזמן בהודעות, מיילים והסחות דעת אחרות.
מתן זמן מיקוד לחברי הצוות יכול לעזור להם לשפר את ניהול הזמן והפריון. כאשר חברי הצוות מסוגלים להתמקד בעבודה ללא הסחות דעת, הם מסוגלים לעבוד בצורה יעילה יותר ולהשלים משימות מהר יותר.
היתרונות הצפויים במתן "זמן מיקוד" לחברי הצוות
- שיפור המיקוד והריכוז
- פריון מוגבר
- לחץ מופחת
- איכות עבודה משופרת
- שביעות רצון מוגברת בעבודה
5 טיפים ליישום "זמן מיקוד"
- לתזמן בלוקים של זמן מיקוד עבור חברי הצוות. זה יכול להיות כמה שעות בכל יום או יום שלם בכל שבוע.
- עודדו את חברי הצוות לנצל את זמן המיקוד לעבודה על המשימות החשובות ביותר. אלו המשימות שהן בעדיפות גבוהה ודורשות הכי הרבה ריכוז.
- ליצור סביבה נטולת הסחות דעת עבור חברי הצוות בזמן מיקוד. זה אומר לבקש מהם לכבות טלפונים, לסגור כרטיסיות מיותרות במחשב ולמצוא מקום שקט לעבוד בו.
- לכבד את זמן המיקוד של חברי הצוות. להימנע מלהפריע להם במהלך זמן המיקוד, אלא אם כן זה הכרחי לחלוטין.
- לבדוק עם חברי הצוות לאחר זמן המיקוד. לשאול אותם מה הם הצליחו להשיג ואם צריך עזרה במשהו.
טיפים נוספים ליישום "זמן מיקוד" בהצלחה:
- לאפשר לחברי הצוות לבחור את הבלוקים של זמן מיקוד.
- עודדו את חברי הצוות להעביר את חוסמי זמן המיקוד שלהם לעמיתיהם כדי שלא יופרעו.
- לספק לחברי הצוות משאבים ותמיכה שיעזרו להישאר ממוקדים בזמן מיקוד, כגון אוזניות מבטלות רעשים או סביבת עבודה פרטית.
- תחגגו את ההישגים של חברי הצוות בזמן המיקוד. זה יעזור לחזק את החשיבות של זמן מיקוד ויעודד להמשיך להשתמש בו כדי לשפר את ניהול הזמן והפרודוקטיביות שלהם.
פרק שיעניין אותך:
ערכו "פגישות עמידה"
פגישות עמידה הן בדרך כלל קצרות יותר וממוקדות יותר מפגישות וישיבות מסורתיות. הסיבה לכך היא שאנשים נוטים פחות לבזבז זמן ללהתברבר כשהם עומדים.
מדוע קיום "פגישות עמידה" עובד
פגישות עמידה הן בדרך כלל קצרות יותר וממוקדות יותר מפגישות ישיבה מסורתיות. הסיבה היא שאנשים נוטים יותר להתמקד כשהם עומדים.
פגישות עמידה גם עוזרות לשמור על אנשים מעורבים וערניים. כאשר אנשים עומדים, יש סיכוי גבוה יותר שישימו לב, יהיו בקשב וינסו לתרום לדיון.
היתרונות הצפויים של קיום "פגישות עמידה"
- פגישות קצרות וממוקדות יותר
- מעורבות וערנות מוגברת
- הסחות דעת מופחתות
- קבלת החלטות משופרת
- פרודוקטיביות מוגברת
5 טיפים ליישום "פגישות עמידה"
- הגדירו סדר יום ברור לפגישה והעבירו אותו לחברי הצוות מראש. זה יעזור לשמור על הפגישה ממוקדת ועל המסלול.
- הקפידו על הפגישה קצרה. פגישות עמידה צריכות להיות בדרך כלל לא יותר מ-15 דקות.
- עודדו את חברי הצוות להגיע מוכנים לפגישה. המשמעות היא שהחומרים הדרושים מוכנים ומוכנים לדיון בנושאי סדר היום.
- להתחיל ולסיים את הפגישה בזמן. זה יעזור להראות לחברי הצוות שמכבדים את הזמן שלהם.
- עודדו את חברי הצוות לזוז במהלך הפגישה. זה יעזור לאנשים להישאר מעורבים וערניים.
טיפים נוספים ליישום "פגישות עמידה" בהצלחה:
- למצוא מיקום שבו כולם יכולים לעמוד בנוחות.
- אם הפגישה נמשכת יותר מ-15 דקות, קחו הפסקה קצרה כל 10-15 דקות כדי לאפשר לאנשים להתמתח ולהסתובב.
- עודדו את חברי הצוות לחלוק רעיונות ולהשתתף בדיון.
- שימו לב לשפת הגוף של חברי הצוות. אם מישהו נראה עייף או מנותק, קחו הפסקה או לסיים את הפגישה מוקדם מהמתוכנן.
פרק שיעניין אותך: שישה צעדים לתכנית התייעלות ושיפור איכות
מוכנים לעבוד על השבחת העסק והפיכתו לנכס?
מזהים צורך בשדרוג השגרות הניהוליות והכלים?
אוכל לסייע בזיהוי הפערים, הכנת תכנית עבודה ומעקב אחר ההתקדמות, עד
להצלחה.
צרו קשר בהקדם!
לא לפספס! הרשמו לקבל פרקים חדשים ומידע
עדכני
לאימייל: לחצו כאן
צרו קשר!
לשליחת Whatsapp בקליק לחצו כאן
צרו קשר לתיאום שיחת התייעצות
ללא עלות: אימייל
לאוסף הפתגמים על מנהיגות וניהול לחצו כאן
לתוכן העניינים לחצו כאן
לרשימת כל הפרקים לחצו כאן
אתר מפורט על ייעוץ, מנטורניג
ואימון ליזמים, בעלי עסקים
ומנהלים - לחצו: סטרטגו 360
עקבו אחרי פרקים חדשים ב Instagram לחצו כאן
צפו בסרטונים ב YouTube לחצו כאן
התחברו איתי ב Linkedin לחצו כאן
עקבו אחריי ב Twitter לחצו כאן
עוד על ייעוץ עסקי וחומרים להורדה לעבודה עצמית
באתר:
Stratego 360 http://www.stratego360.com/
