4 דיכוטומיות קריטיות בסגנון ניהול זמן של מנהלים

"נמלה בתנועה עושה יותר מאשר שור מנמנם" - לאו טזו

🌟 יש מתח מפתיע בניהול זמן, שמשפיע על ביצועי צוות והצלחת מנהלים! 🌟

🔍 סגנון ניהול הזמן יכול לעשות הבדל בדינמיקה, בהישגים וברמת פיתוח הצוות, והוא נובע משיווי המשקל בתוך 4 דיכוטומיות..

🌈 אפשר לשפר כישורי מנהיגות ולהניע צוות לשיאים חדשים של פריון וחדשנות, ע"י שימוש בדיכוטומיות בסגנון ניהול זמן. שהן,
- מובנה מול פתוח
- קוצב מול זורם
- מפעיל מול יועץ
- שגריר מול רכז

נראה כיצד שילוב בין אלו משפיע על הצלחה בניהול. 🚀

עם תובנות להקצאת משימות בצורה יעילה, אפקטיביות של אימון צוות ובניית סביבת עבודה משגשגת ביצירתיות ויציבות.

נגלמד לאבחן את הדיכוטומיות ונחשוף אסטרטגיות מעשיות להתחשב בהן. 💪📚

בואו לחקור יחד נושא שימושי בעולם המרתק של ניהול זמן! 🚀

חיוניות 4 הדיכוטומיות בניהול זמן

דיכוטומיות בסגנון ניהול זמן הן הגישות המנוגדות שמנהלים יכולים לנקוט ולאזן כדי לנהל את זמנם, כגון מובנה מול פתוח, קוצב מול זורם, מפעיל מול יועץ, ושגריר מול רכז.

חיוני למנהלי עסקים להבין את הדיכוטומיות הללו מכיוון שהן מספקות תובנות חשובות לגבי האופן שבו הם ניגשים לעבודתם, מקבלים החלטות ומובילים את הצוותים שלהם. על ידי זיהוי הסגנון שלהם ושל חברי הצוות שלהם, מנהלים יכולים להתאים את הגישה שלהם למשימות, פרויקטים וחברי צוות ספציפיים, ובכך לשפר את היעילות והאפקטיביות הכוללת.

הבנה זו חיונית במיוחד בבניית צוות ופיתוח מנהלים מכיוון שהיא מאפשרת למנהלים להקצות משימות שמתאימות לנקודות החוזק של כל חבר צוות, לאמן ולהדריך אנשים על סמך הצרכים שלהם, וליצור סביבת עבודה המטפחת פריון וחדשנות.

הבנה ויישום דיכוטומיות בסגנון ניהול זמן מעצימה מנהלים לקבל החלטות מושכלות שמשפרות את ביצועי הצוות ומניעות הצלחה עסקית.

פרק שיעניין אותך:  כשקשה התמקדו בלהמיר הזדמנויות לתוצאות

4 הדיכוטומיות בתמצית

הדיכוטומיות של סגנון ניהול זמן של מנהל:

מובנה מול פתוח

• מובנה:
  מנהלים בעלי סגנון ניהול זמן מובנה מאורגנים מאוד ומעדיפים לעקוב אחר לוח זמנים מוגדר. הם מתכננים את המשימות שלהם, מציבים יעדים ברורים ומקצים משבצות זמן ספציפיות לכל פעילות. גישה זו מבטיחה יעילות ומסייעת בעמידה בלוחות זמנים.
• פתוח:
  מצד שני, מנהלים בסגנון פתוח הם יותר גמישים ומסתגלים. הם פתוחים לשינויים בלוח הזמנים שלהם, יכולים לשנות את סדר העדיפויות במהירות, ולעתים קרובות מגיבים יותר לאירועים בלתי צפויים. אמנם גישה זו יכולה להיות פחות צפויה, אך היא מאפשרת חדשנות וקבלת החלטות מהירה.

קוצב מול זורם

• קוצב:
  למנהלים עם סגנון "קצב תופים" יש קצב יציב ועקבי לעבודתם. הם עוקבים אחר דפוס קבוע ולעתים קרובות מסתמכים על שגרה. גישה זו יכולה לסייע בשמירה על עקביות ויציבות בעבודתם.
• זורם:
  מנהלי "לך עם הזרם" הם יותר ספונטניים. הם מסתגלים לנסיבות וייתכן שלא יפעלו בשגרה קפדנית. גישה זו מאפשרת יצירתיות ועשויה להועיל בתעשיות דינמיות או יצירתיות.

מפעיל מול יועץ

• מפעיל:
  מנהלים בסגנון מפעיל הם מעשיים ומעורבים בתפעול השוטף. הם מתמקדים במשימות, תהליכים וביצוע דברים ביעילות. לעתים קרובות הם טובים בפתרון בעיות ובביצוע תוכניות.
• יועץ:
  מנהלים בסגנון יועץ מתמקדים יותר בהנחיה והדרכה של חברי הצוות שלהם. הם נגישים, מציעים תמיכה ועוזרים לעובדים לפתח את כישוריהם. גישה זו היא בעלת ערך לפיתוח עובדים ולבניית צוותים חזקים.

שגריר מול רכז

• שגריר:
  מנהלים בסגנון שגריר מצטיינים באינטראקציות חיצוניות. הם בונים מערכות יחסים, מנהלים משא ומתן על עסקאות ומייצגים את הארגון שלהם ביעילות. גישה זו חיונית ליצירת קשרים, שותפויות והרחבת טווח ההגעה של העסק.
• רכז:
  מנהלים בסגנון קוורטרבק הם כמו ראשי צוות על המגרש. הם לוקחים אחריות, מקבלים החלטות אסטרטגיות ומתאמים את מאמצי הצוות שלהם. הם חיוניים להנעת פרויקטים קדימה ולהשגת יעדים.

פרק שיעניין אותך:  כך תעשו לעצמכם יום נפלא

שאלון לאבחון סגנון ניהול זמן

שאלון להערכה עצמית עם שתי שאלות לכל אחת מארבע הדיכוטומיות כדי לעזור למנהל להעריך את סגנון ניהול הזמן שלו:

מובנה מול פתוח

האם אתה בדרך כלל מתכנן את יום העבודה מראש, מגדיר משבצות זמן ספציפיות למשימות ופעילויות? (מובנה)

אוֹ

האם אתה מתאים את לוח הזמנים כדי להתאים לאירועים בלתי צפויים ושינויים בסדרי עדיפויות? (פתוח)

קוצב מול זורם

האם אתה מעדיף לשמור על שגרה קבועה בעבודה, עם דפוס עקבי למשימות ולפעילויות? (קוצב)

אוֹ

האם אתה פתוח לעתים קרובות לשינויים ספונטניים בלוח הזמנים היומי, המאפשרים מקום ליצירתיות ויכולת הסתגלות? (זורם)

מפעיל מול יועץ

האם יש סיכוי גבוה יותר שתהיה משימתי ומעורב במשימות ובפעולות היומיומיות של הצוות? (מַפעִיל)

אוֹ

האם אתה מוצא את עצמך לעתים קרובות מנחה ומאמן את חברי הצוות, תוך התמקדות בהתפתחותם וברווחתם? (יועץ)

שגריר מול רכז

האם אתה מיומן בבניית קשרים חיצוניים, ניהול משא ומתן על עסקאות וייצוג יעיל של הארגון באינטראקציות חיצוניות? (שַׁגְרִיר)

אוֹ

האם אתה רואה את עצמך כמוביל בצוות, מקבל החלטות אסטרטגיות ומתאם את מאמצי הצוות להשגת יעדים? (רכז)

מנהלים יכולים להשתמש בשאלות אלו כדי לשקף לעצמם את סגנון ניהול הזמן שלהם ולזהות היכן הם בכל אחת מהדיכוטומיות. זכור שמנהלים אפקטיביים מוצאים לעיתים קרובות איזון בין סגנונות אלו בהתאם למצב ולצרכים של הצוות והארגון שלהם.

פרק שיעניין אותך:  7 שיטות למיקסום רווחים והתייעלות

דוגמאות ליישום באתגרים עסקיים

דוגמאות מעשיות לאופן שבו מנהל עסק יכול להשתמש בהבנתו של דיכוטומיות בסגנון ניהול זמן בבניית צוות ופיתוח ניהול:

ביצוע משימה:

מנהל מכיר בכך שחבר צוות אחד מעדיף גישה מובנית (לוח זמנים ספציפי), בעוד שאחר פתוח יותר (מותאם בקלות לשינויים). בעת הקצאת משימות, הם עשויים לתת לחבר הצוות המובנה משימות עם מועדים ופרטים ברורים, תוך שהם מציעים לחבר הצוות הפתוח פרויקטים הדורשים גמישות ופתרון בעיות יצירתי. זה מבטיח שחברי הצוות יעבדו בדרכים שמתאימות לחוזקות שלהם.

אימון והדרכה:

בידיעה שלחבר צוות יש העדפת ניהול זמן בסגנון יועץ, המנהל מתמקד במתן הכוונה ותמיכה בהתפתחותו המקצועית. הם מקיימים באופן קבוע מפגשים אחד על אחד, דנים ביעדי קריירה ומציעים משוב בונה, מטפח את הצמיחה של חבר הצוות ואת שביעות הרצון מהעבודה.

ניהול פרוייקט:

בפרויקט הדורש קשרי חוץ ושותפויות, המנהל מכיר בכך שעמית עם גישת ניהול זמן בסגנון שגריר עשוי להצטיין. הם מאצילים את התפקיד של יצירת קשרים, משא ומתן ובניית שותפויות לחבר צוות זה, וממנפים את החוזקות שלהם בתחומים אלה תוך שהם מאפשרים לאחרים להתמקד במשימות פנימיות.

דינמיקה של צוות:

בעת הרכבת צוות חוצה תפקודים, המנהל לוקח בחשבון את סגנונות ניהול הזמן של חברי הצוות. הם מבטיחים איזון בין מפעילים שיכולים להניע את המשימות היומיומיות קדימה ביעילות לבין יועצים שיכולים לטפח תרבות צוות חיובית ופיתוח עובדים. גישה מאוזנת זו משפרת את ביצועי הצוות הכוללים.

ניהול משברים:

במצב שמשתנה במהירות, כמו משבר בשוק או שינוי פתאומי בסדר העדיפויות של הפרויקט, המנהל שוקל את החוזקות של חברי הצוות עם סגנונות ניהול זמן "זורם". הם מפקידים בידי אנשים אלו את הטיפול בהיבטים הבלתי צפויים של המצב, תוך שהם מסתמכים על חברי צוות בסגנון "קוצב" כדי לשמור על יציבות במשימות השגרתיות.

סקירות ביצועים:

במהלך סקירות ביצועים, המנהל שוקל את סגנון ניהול הזמן של כל חבר צוות. הם מתאימים תוכניות משוב ופיתוח על סמך האם העובד צריך להיות מובנה יותר בגישתו או להיפך, להסתגל ופתוח יותר בהרגלי העבודה שלו.

פיתוח מנהיגות:

בתוכנית לפיתוח מנהיגות, המנהל מזהה אנשים בעלי סגנון מנהיגות "רכז" ומספק להם הזדמנויות לחדד את כישורי קבלת ההחלטות ותיאום הצוות שלהם. לבעלי סגנון "שגריר", המנהל עשוי להציע הכשרה ביחסי חוץ וייצוג.

פרק שיעניין אותך:  הדרך להבין ולפתור דחיינות

מובנה מול פתוח

דיכוטומיה זו מייצגת את הבחירה הבסיסית בין גישה מאורגנת ומובנית(מובנה) לניהול זמן לבין גישה פתוחה וגמישה יותר (פתוח). ניהול זמן מובנה הוא חיוני מכיוון שהוא מבטיח שהמשימות מתוכננות, עמידה בלוחות זמנים והקצאת משאבים ביעילות. הוא מספק חיזוי וסדר במקום העבודה, חיוני לשמירה על פרודוקטיביות והשגת יעדים ארוכי טווח. מצד שני, גישת ניהול זמן פתוח מאפשרת הסתגלות במצבים המשתנים במהירות, טיפוח חדשנות ופתרון בעיות יצירתי, שהוא חיוני לעסקים שצריכים להגיב לסביבות דינמיות ובלתי צפויות.

מובנה:

חוזקות:

• ארגון ותכנון ברורים.
• ניצול יעיל של זמן ומשאבים.
• עקביות בעמידה בלוחות זמנים.

חולשות:

• עלול להתקשות להסתגל לשינויים בלתי צפויים.
• סיכון להיות לא גמיש או נוקשה מדי.
• פוטנציאל להחמיץ הזדמנויות ליצירתיות.

יתרון ב: משימות ופרויקטים מוגדרים היטב, מונעי שגרה בהם עקביות ועמידה בלוחות זמנים הם קריטיים, כגון ייצור או לוגיסטיקה.

פתוח:

חוזקות:

• הסתגלות מהירה לנסיבות משתנות.
• חדשנות ויצירתיות משגשגות.
• יכולת להתמודד ביעילות עם אתגרים בלתי צפויים.

חולשות:

• עשוי להתקשות בניהול זמן ובקביעת סדרי עדיפויות.
• פוטנציאל לחוסר עקביות וחוסר חיזוי.
• החמצת מועדים אם לא מנוהל בקפידה.

יתרון ב: סביבות דינמיות ויצירתיות כמו מחקר ופיתוח, שבהן היכולת להסתובב ולחקור הזדמנויות חדשות היא חיונית.

להורדה חינם, החוברת: המדריך הקצר לבדיקת בריאות העסק

מכתיב קצב מול זורם

דיכוטומיה זו כוללת את ההחלטה בין הקפדה על קצב יציב וצפוי (קוצב) לבין אימוץ ספונטניות ושינוי (זורם). גישת קוצב יוצרת שגרה ועקביות, דבר חיוני בתעשיות בהן התהליכים חייבים להיות יציבים, וחריגות עלולות להוביל לטעויות או אי ציות לרגולציה. מצד שני, גישת "זורם" חיונית כאשר יצירתיות וכושר הסתגלות מוערכים מאוד, במיוחד בתעשיות שבהן חדשנות והיענות לשינויים הם גורמי מפתח להצלחה.

קוצב:

חוזקות:

• דפוסי עבודה ויציבות צפויים.
• הקצאת משאבים יעילה.
• קל יותר לזהות ולתקן סטיות.

חולשות:

• סיכון להתנגדות לשינוי.
• פוטנציאל למונוטוניות וליצירתיות מופחתת.
• עשוי שלא להתמודד היטב עם שיבושים בלתי צפויים.

יתרון ב: תעשיות עם תקנות ותהליכים מחמירים, כגון פיננסים או בריאות, שבהן שגרה ועקביות חיוניות.

ללכת עם הזרם:

חוזקות:

• יכולת הסתגלות לסביבות המשתנות במהירות.
• יצירתיות מוגברת ופתרון בעיות.
• נכונות להתמודד עם אתגרים בלתי צפויים.

חולשות:

• פוטנציאל לחוסר עקביות וחוסר מבנה.
• קושי בתכנון ארוך טווח וביכולת חיזוי.
• סיכון להתעלמות מפרטים חשובים.

יתרון ב: תחומים יצירתיים, סטארטאפים ותעשיות בהן חדשנות וגמישות מוערכים מאוד, כמו פיתוח תוכנה.

פרק שיעניין אותך:  שיפור רווחיות עם צמצום עסקי חכם

מפעיל מול יועץ

דיכוטומיה זו משקפת את האיזון בין היותו מנהל מעשי הממוקד בביצוע משימות ותהליכים (מפעיל) לבין מנהל אשר נותן עדיפות להנחיה, אימון ופיתוח של חברי הצוות שלהם (יועץ). היותו מפעיל מבטיח שהעבודה נעשית ביעילות, תוך עמידה ביעדים וביעדים לטווח קצר. בינתיים, אימוץ גישה בסגנון יועץ חיוני לפיתוח צוות, טיפוח לכידות צוות חזקה ושיפור שביעות הרצון והביצועים של העובדים לטווח ארוך. הבחירה בין סגנונות אלו תלויה בצרכים הספציפיים של הצוות והארגון.

מַפעִיל:

חוזקות:

• כישורי ביצוע משימה ופתרון בעיות חזקים.
• דגש על פרודוקטיביות ויעילות.
• לעתים קרובות טוב בעמידה ביעדים לטווח קצר.

חולשות:

• עלול להזניח את הפיתוח והרווחה של הצוות.
• פוטנציאל לחוסר אמפתיה או חוסר שביעות רצון של העובדים.
• קושי בטיפול בבעיות בינאישיות מורכבות.

יתרון ב: סביבות בהן משימות דורשות דיוק ויעילות, כגון ייצור, ובמצבי ניהול משברים.

יועץ:

חוזקות:

• לכידות צוות חזקה ומוטיבציה לעובדים.
• פתרון ותקשורת אפקטיבית של קונפליקטים.
• פיתוח צוות ונאמנות לטווח ארוך.

חולשות:

• פוטנציאל להחמצת מועדים או חוסר יעילות.
• עלול להתקשות בקבלת החלטות קשות.
• סיכון להיות ממוקד מדי ברווחת עובדים על חשבון התוצאות.

יתרון ב: ארגונים ממוקדי עבודת צוות, סטארטאפים שבהם תרבות הצוות חיונית, ובמצבים שבהם פיתוח עובדים הוא קריטי, כגון תפקידי הדרכה ופיתוח טכנולוגי.

פרק שיעניין אותך:  טעויות תפיסתיות בניהול זמן

שגריר מול רכז

הדיכוטומיה של "שגריר מול רכז" מתייחסת להחלטה בין התמקדות ביחסי חוץ, ייצוג ושותפויות (שגריר) לבין שימת דגש על מנהיגות פנימית, תיאום צוות וקבלת החלטות מהירה (רכז). להיות שגריר חיוני לבניית קשרים חיצוניים, משיכת הזדמנויות והרחבת טווח ההגעה של העסק. לעומת זאת, להיות רכז חיוני לניהול פרויקטים, להנעת משימות צוות פנימיות קדימה ולהבטחת מנהיגות יעילה. הבחירה בין סגנונות אלו תלויה באופי התפקיד ובמטרות הארגון.

שַׁגְרִיר:

חוזקות:

• בניית קשרים חיצוניים חזקים ויצירת קשרים.
• ייצוג יעיל של הארגון.
• הזדמנות להתרחבות עסקית ושותפויות.

חולשות:

• עלול להזניח את הדינמיקה הפנימית של הצוות.
• סכנת התפשטות דקה מדי או התחייבות יתר.
• אתגרים בשמירה על גישה מעשית.

יתרון ב: מכירות, שיווק ותפקידים הכרוכים ביחסי חוץ ושותפויות.

רכז:

חוזקות:

• מנהיגות יעילה ותיאום צוות.
• קבלת החלטות מהירה והשגת מטרות.
• מעורבות מעשית במשימות צוות.

חולשות:

• פוטנציאל לניהול מיקרו או למנהיגות שתלטנית.
• עלול להזניח את יחסי החוץ והנטוורקינג.
• סיכון להחמצת הזדמנויות חיצוניות לארגון.

יתרון ב: ניהול פרויקטים, תפקידים ממוקדי עבודת צוות ותרחישים בהם נדרש מיקוד פנימי חזק, כגון ניהול ייצור.

מוכנים לעבוד על השבחת העסק והפיכתו לנכס? מזהים צורך בשדרוג השגרות הניהוליות והכלים?

אוכל לסייע בזיהוי הפערים, הכנת תכנית עבודה ומעקב אחר ההתקדמות, עד להצלחה.

צרו קשר בהקדם!

 

לא לפספס! הרשמו לקבל פרקים חדשים ומידע עדכני

לאימייל: לחצו כאן

 

צרו קשר!

לשליחת Whatsapp בקליק   לחצו כאן

 

צרו קשר לתיאום שיחת התייעצות ללא עלות: אימייל

 

לאוסף הפתגמים על מנהיגות וניהול לחצו כאן

לתוכן העניינים לחצו כאן

לרשימת כל הפרקים לחצו כאן

 

אתר מפורט על ייעוץ, מנטורניג ואימון ליזמים, בעלי עסקים

ומנהלים - לחצו: סטרטגו 360 

 

עקבו אחרי פרקים חדשים ב Instagram  לחצו כאן

 

צפו בסרטונים ב YouTube   לחצו כאן

התחברו איתי ב Linkedin לחצו כאן

 

עקבו אחריי ב Twitter לחצו כאן

 

עוד על ייעוץ עסקי וחומרים להורדה לעבודה עצמית באתר:

Stratego 360 http://www.stratego360.com/