להחזיר לעצמנו שליטה בסדרי העדיפויות

"אתם יכולים לעשות כל דבר, אבל לא את הכל" - דיוויד אלן

 זה קורה לכולנו 🤝

שעוד חודש חלף במהירות ושוב מטרות גדולות עמדו, וצברו אבק. 😣️

או ש .... השעה חצות ... אחרי יום ארוך של התמודדות וכיבוי שריפות 🔥 אני מביט בפרויקט החלומות המוזנח שלי, שנשבעתי שאעבוד עליו היום עוד בשעות הבוקר. ושוב זה לא קרה.

הימים מיטשטשים לשבועות ולחודשים במירוץ היומיומי ... וסדרי עדיפויות חשובים נדחים שוב ושוב, ומתיישבים בסופו של דבר, במושב האחורי. 🚗

מהו קוד הפעולה להגשמת סדרי העדיפויות המובילים, אפילו כשנמצאים במערבולת של מחויבויות אחרות?💨

נגלה טכניקות פשוטות אך משפיעות, להניע את העבודה החשובה ביותר קדימה יום אחר יום. ✅

נשתף את התהליך לשליטה בלוח הזמנים שלנו, במקום לטבוע בהשלכותיו. 🗓️

ב- 5 שלבים מעצימים נשתלט על ימים כאוטיים ונשים את הדברים החשובים בראש העשייה שלנו! 🙋‍♂️

להחזיר לעצמנו שליטה בסדרי העדיפויות

כאשר המטרות החשובות מפסידות בעקביות לים של הסחות דעת ומשימות דחופות, מגיע הזמן לתקן את מסלול התנועה.

עושים זאת על ידי בחינה מדוקדקת של סדרי העדיפויות האמיתיים, דירוגם, הסרת חסמים כך שיפנו את הזמן והאנרגיה, תזמון זמן ממוקד לו"ז לעבודה על סדרי העדיפויות, ולאחר מכן בוחנים ומתקנים לפי הצורך.

זה דורש מודעות עצמית להגדיר מה הכי חשוב, משמעת להגן על הזמן לכך בתוך ים הדרישות, לקיחת אחריות להישאר על המסלול וגמישות להסתגל כשהחיים משתנים.

על ידי יישום עקבי של מסגרת פעולה מסוג זה, אפשר להתגבר על הנטייה לתת לסדרי עדיפויות להחליק, ובמקום זאת לכוון באופן יזום כל יום ושבוע לעבר התקדמות משמעותית במטרות המהותיות ביותר.

פרק שיעניין אותך:  4 דיכוטומיות קריטיות בסגנון ניהול זמן של מנהלים

סיבות שסדרי העדיפויות יורדים מהמסלול

למרות הכוונות הטובות ביותר, אנשים מתקשים לשמור על עדיפות היעדים החשובים ביותר, אלא אם כן הם שומרים באופן אקטיבי על מיקוד, משמעת ואיזון. נדרש מאמץ מתמשך כדי שהמצפן יכוון אל סדר העדיפויות האמיתי.

סיבות נפוצות לכך שסדרי העדיפויות של אנשים יורדים מהמסלול:

• חוסר מודעות עצמית
  לאנשים לא ברור מה באמת חשוב להם ומה מתיישב עם ערכי הליבה שלהם. ללא הבסיס הזה, קל להסיח את דעתו על ידי משימות דחופות.
• תכנון לקוי
  כישלון בקביעת זמן אקטיבי לסדרי עדיפויות מוביל אנשים להגיב כל הזמן לכל מה שנמצא ממש מולם.
• הצפה
  כשאנשים מרגישים עומס יתר, הם נכנסים למצב הישרדות ומתמקדים רק בכיבוי שריפות. זה דוחף את סדרי העדיפויות למושב האחורי.
• קושי לומר לא
  אנשים רבים מבזבזים בסופו של דבר זמן בסדרי עדיפויות של אנשים אחרים מכיוון שהם מתקשים לדחות משימות ובקשות נוספות.
• דחיינות וסחבת
  קל לדחות משימות חשובות לטובת דברים קלים יותר שמספקים סיפוק לטווח קצר אך מסיטים את הדעת ממטרות גדולות יותר.
• חוסר בהתבוננות עצמית
  מבלי לבדוק מעת לעת סדרי עדיפויות והתקדמות, הם משתנים מבלי שאנשים יבחינו בזאת, כאשר דרישות חדשות עולות.

פרק שיעניין אותך:  כשקשה התמקדו בלהמיר הזדמנויות לתוצאות

דוגמא: שרה מנהלת מוצר

שרה, מנהלת המוצר בסטארט-אפ תוכנה שהשיק מוצר חדש של פלטפורמת SaaS לפני 6 חודשים. ההשקה הראשונית עברה טוב. ביקורות חזקות ובסיס הולך וגדל של משתמשי קבוצת הניסיון. אבל המרת רוב הניסויים החינמיים האלה למנויים בתשלום התבררה כקשה, והצמיחה בהכנסות נעצרה.

כמנהלת המוצר, שרה ידעה שההתמקדות בשיפור הצטרפות המשתמשים, פישוט דף התמחור של השדרוג ויצירת תוכן של הנחיות הדרכה היו בראש סדר העדיפויות כדי להתחיל להמיר עוד ניסויים כדי למשתמשים בתשלום. אבל היא כל הזמן נמשכה לכבות שריפות ובקשות לתכונות נוספות מצוות המכירות שלה, מה שהאט את ההתקדמות בסדרי העדיפויות העיקריים של הצמיחה.

הדברים הגיעו לשיא כאשר המנכ"ל ביקש עדכון על תוכנית המרת המנויים וההתקדמות. שרה הבינה שחסרות לה תשובות טובות. סדרי העדיפויות שלה הוסטו עקב חוסר משמעת פנימית בהתמקדות ביעדים הנכונים. היא ידעה שהיא צריכה ליישם מערכות טובות יותר.

שרה ביקשה לקבוע פגישת 1:1 שבועית עם המנכ"ל כדי לסקור את הפרויקטים החשובים שלה, לבסס תהליך דין וחשבון שקוף ולהשיג ממנו תמיכה כדי להישאר ממוקדים.

היא העבירה את סדרי העדיפויות העיקריים שלה למערכת ניהול פרויקטים עם אבני דרך גלויות לצוותים אחרים. היא הקדישה 3 שעות של מיקוד בכל בוקר כדי לקדם את היוזמות המועדפות האלה לפני שנגררה לפגישות אחרות.

בתוך 6 שבועות שרה בנתה מחדש את המומנטום סביב סדרי העדיפויות הנכונים. דף תמחור מחודש ושיפור תהליך זרימת הכניסה למערכת הביאו לעלייה של 23% בהמרות של משתמשי ניסיון של 30 יום. למרות שעדיין יש עוד עבודה לעשות, שרה חזרה למסלול תוך התאמת פעילותה לסדר העדיפויות הדחוף ביותר לצמיחה של החברה.

פרק שיעניין אותך:  כך תעשו לעצמכם יום נפלא

דוגמא: טום מנהל פרויקטים

אחרי 10 שנים כמהנדס בחברה גדולה  בתחום התעופה וחלל, טום הרגיש שהצמיחה שלו בקריירה נעצרה. הוא רצה לעבור מעבודה הנדסית טכנית לניהול פרויקטים, מה שדרש ממנו לצבור הכשרה והתנסות בכישורי מנהיגות. הוא כתב רשימת סדרי עדיפויות:

1. השלמת קורס עם תעודת הכשרה בניהול פרויקטים
2. להוביל צוות הנדסה חוצה תפקודים
3. קבל תעודת מנהל פרוייקטים מקצועי
4. להתמנות לתפקיד ניהולי

למרות זאת, במהלך השנה, דעתו של טום הוסחה מדרישות העבודה היומיומיות. הוא התנדב לפרויקטים נוספים ולמשימות הנדסיות למרות עומס עבודה מלא. בסוף השנה, טום לא התקדם לעבר היעדים למעבר שלו לתפקידי ניהול פרויקטים.

כשהרהר על כך, טום הבין את הקושי שלו לתעדף פיתוח קריירה על פני הישגים לטווח קצר. הוא לא ידע מספיק לומר לא למשימות טכניות נוספות כדי לפתוח לעצמו זמן חופשי בלו"ז.

בסקירה השנתית שלו טום היה פתוח, והודיע למנהל שלו שהוא מתקשה באיזון בין העבודה התפעולית לבין יעדי הצמיחה שלו בניהול פרויקטים. יחד הם גיבשו תוכנית להחזיר את טום למסלול התפתחות קריירה:

• להקדיש 5 שעות בשבוע לעבודות בקורסים בניהול פרויקטים על ידי פינוי ימי חמישי אחר הצהריים
• לקחת הובלה יוזמת בפרויקטים חוצי מחלקות
• להירשם לקורס מקצועי לניהול פרויקטים בסתיו
• להגדיר מבדק חודשי עם המנהל כדי לעקוב אחר ההתקדמות

טום גם התחייב להגביל את לקיחת מחויבויות למשימות טכניות כדי להישאר ממוקד בסדרי עדיפויות בפיתוח קריירה. תוך 6 חודשים הוא הוסמך לניהול פרויקטים, הובלת מאמצי הנדסה מרכזיים ודיון בקידום פוטנציאלי בסוף השנה. על ידי התמודדות עם המקום שבו סדר העדיפויות שלו נסחף, טום הצליח לתקן את המסלול.

פרק שיעניין אותך:  7 שיטות למיקסום רווחים והתייעלות

שאלות לבחינת מצב סדרי העדיפויות

• לאיזה פרויקט או תחומי אחריות נוכחיים יש את הערך הגבוה ביותר להנעת המטרות שלך קדימה כרגע? למה אתה רואה את זה הכי קריטי לתעדף?
• האם פעילות זו מתגמלת או מספקת עבורך באופן מהותי מעבר לסימון תיבה?
  האם זה מתיישב עם מטרה חשובה לטווח ארוך ומקדם אותה?
• אילו תוצרים או משימות תוכל לדחות החל ממחר ללא השלכות משמעותיות?
• איזו אחריות שלך ניתן להאציל לאחרים כדי לשחרר את היכולת והזמן שלך?
• אילו הרגלים לא פרודוקטיביים או הסחות דעת מסיטים את הזמן ואת תשומת הלב שלך?
• מה אתה עושה היום באופן פעיל כדי שטיפול עצמי יזין גם את עצמך בתוך ים הדחיפות?
• אילו פגישות או פעילויות בלוח הזמנים שלך מספקות מעט הישג או ערך?
• היכן אתה מרגיש לחץ חיצוני מיותר שאולי אינו בצדק הנטל שלך לשאת?
  מה המקור?
• מאילו תחומי אחריות אתה באמת נמנע מתוך קושי או תסכול?
  אילו רגשות גורמים להם להיות לא נעימים?
• האם הפחד מכישלון או הלא נודע מעכב אותך מהתקדמות?
• אילו פרויקטים לא גמורים נשארים וגורמים לעומס נפשי ופיזור של מיקוד?
• האם היום שלך מרגיש מאוזן כראוי בין עבודה בעדיפות ופעילות התחדשות?
  אילו צרכים עשויים לדרוש יותר מתשומת לבך?
• אילו שיטות רפלקטיביות או מעוררות השראה שילבת כדי לעגן את עצמך בתוך ההמולה?
• איפה בדיוק הזמן שלך מתבזבז עד היום?
• אילו עצירות לנשימות קטנות של שמחה, פליאה או הכרת תודה תוכל להכניס בכוונה לזרימת העבודה שלך?

פרק שיעניין אותך:  הדרך להבין ולפתור דחיינות

שלב 1: זיהוי עדיפויות הליבה

שלב זה מניח את הבסיס לביצוע סדרי עדיפויות כלשהם. הקדשת זמן למחשבה מעמיקה על היעדים והמטרות, במקום למהר להכין רשימת צ'ק-ליסט, להוביל לסדרי עדיפויות המעוררים השראה ושמירה על מיקוד לאורך זמן. היזהרו מהסחות דעת במהלך תהליך זה.

השקיעו אנרגיה כדי להבין לעומק מה הכי חשוב לפני שתתקדמו עם שאר תהליך קביעת סדר העדיפויות.

פעולות שיש לנקוט:

• הקדישו זמן לרפלקציה עצמית ובחנו מה עובד טוב ומה לא בתחומים מרכזיים
• הבהירו את הערכים האישיים והיעדים ארוכי הטווח שלכם על פני קריירה, מערכות יחסים, בריאות וכו'.
• נתחו את לוח הזמנים והפעילויות במהלך החודש האחרון. חפשו נושאים שמבזבזים את הזמן/האנרגיה שלכם

מִכשׁוֹל:

• לא מקדישים מספיק זמן להתבוננות עצמית על בסיס קבוע כדי לקבל בהירות. זה המפתח להשקעת מאמץ כדי לנתח את הכיוון הנדרש במקום למסמס את הצעד הזה.

לשיקוף עצמי:

• האם אני מעצב את חיי וסדרי העדיפויות שלי באופן פעיל על סמך הערכים שלי, או רק מגיב מיום ליום ומשנה לשנה על סמך מה שקורה?
• לקראת איזו מטרה אני רוצה שמעשיי ידחפו אותי בטווח הארוך?

להורדה חינם, החוברת: המדריך הקצר להתייעלות אישית

שלב 2: דירוג סדר העדיפויות

סדר עדיפויות ברור הוא חיוני כדי שתדעו בדיוק היכן למקד את הזמן והמאמץ. לשמור על פרספקטיבה ומדעות לחשיבות יחסית. הכירו בכך שבאמצעות הקדשת אנרגיה לעדיפות מס' 3, לוקחים זמן ממספר 1 ומספר 2 ברשימה. לכן יש לזנוח את התחושה שהכל חיוני באותה מידה. חשבו בכנות על סד העדיפויות כדי להנחות החלטות מושכלות כאשר מתעוררים קונפליקטים.

פעולות שיש לנקוט:

• סדרו את העדיפויות העיקריות מ-1 עד 5, כאשר 1 הוא החשוב ביותר
• שקלו סדרי עדיפויות זה מול זה. אם הייתם יכולים להשיג רק מטרה אחת השנה, איזו זו הייתה?
• לשקול קביעת מועדים ולוחות זמנים עבור =עדיפויות מרכזיות כחלק מהדירוג

מִכשׁוֹל:

• נאבקים בשיתוק של קבלת החלטות בגלל קושי בתעדוף יעדים חשובים מתחרים. אם יש תקיעות אז הימנעו מחשיבה יתרה על ידי המשך ההליכה עם האינסטינקטים מהבטן על מה שנמצא בראש הרשימה.

לשיקוף עצמי:

• אם אשיג את העדיפות מספר 1 שלי השנה, איך זה ישנה באופן חיובי את התחומים החשובים ביותר בחיי?

פרק שיעניין אותך:  שיפור רווחיות עם צמצום עסקי חכם

שלב 3: הסרת חסמים

הסרת המכשולים שמאלצים בעקביות את סדרי העדיפויות לצאת מהמסלול חיונית כדי ליצור מקום להתקדמות אמיתית. אחרת תמשיכו לסובב את הגלגלים בלי להתקדם. יש לנהל שיחות כנות ולהציב גבולות היכן שצריך. אם פגישות, תחוני אחריות או הרגלים ספציפיים משאירים אותכם שקועים, מותשים ולא ממוקדים, היו אמיצים לטפל ישירות בבעיה הבסיסית במקום להתעלם ממנה.

תעדפו הגבלת פעילויות ששואבות אנרגיה ככל האפשר. תגידו לא, איפה שאתם יכולים כדי ליצור מרחב נשימה לפעול ע"פ סדר העדיפויות.

פעולות שיש לנקוט:

• ערכו רשימה של התחייבויות נוכחיות וגוזלי זמן שמפריעים לסדר העדיפויות
• זהו הרגלים והתנהגויות שמסיטים את המיקוד ממה שחשוב
• עשו סיעור מוחות כדי להאציל, לעשות מיקור חוץ או לומר לא, לפעילויות שגוזלות את הזמן והאנרגיה

מִכשׁוֹל:

• לא מתייחסים באופן מלא לגוזלי הזמן והסחות הדעת שמביאות למניעת ההתקדמות בסדרי העדיפויות. התמודדות עם בעיות שורשיות עמוקות יותר היא הכרחית כדי שלא ימשיכו לחבל במטרות.

לשיקוף עצמי:

• מהו מחסום אחד שסבלתי זמן רב מדי שעלי לחסל או לפתור סופית כדי לפנות קיבולת זמן וקשב לסדר העדיפויות המוביל שלי?

פרק שיעניין אותך:  טעויות תפיסתיות בניהול זמן

שלב 4: תיזמון סדר העדיפויות

ליצור מקום בהמולה היומיומית כדי להתקדם בעקביות בסדר העדיפויות. קבעו זמן למיקוד ואבני דרך בפרויקט כפגישות עם עצמכם שאתם מסרבים להתפשר עליהן. עשו זיהוי פגישות ושיחות שאינן משיגות את המטרה. התייחסו לסדר העדיפויות שלכם באותה רצינות כפי שהייתם מתייחסים ללקוח הטוב ביותר שלכם על ידי הענקת נדל"ן מעולה בלוח הזמנים, במשאבים ובקשב עבורם

פעולות שיש לנקוט:

• חסום זמן ביומן עבור 1-2 סדרי העדיפויות המובילים בכל שבוע
• התייחסו לזמן המוגן הזה ברצינות כמו לפגישה חשובה
• תזמנו משימות בעדיפות על ידי פירוקן למספר אבני דרך ולמקטעי מיקוד

מִכשׁוֹל:

• כישלון בהגנה על פרקי זמן נאותים לעבודה על סדרי עדיפויות במקום רק לקבוע פגישות נוספות לדיון עליהם.

לשיקוף עצמי:

• כשאני מסתכל ביומן, מה הוא אומר על מה שחשוב או לא חשוב עבורי על סמך האופן בו מוקצה הזמן?

פרק שיעניין אותך:  הובלת ישיבה לפתרון בעיה, בלי לזלוג לבלאגן

שלב 5: סקירה ועשיית התאמות

הערכה קבועה וקפדנית מבטיחה שסדרי העדיפויות יישארו עדכניים ואתם נשארים אחראים. הנסיבות משתנות, חלק מהמטרות מושגות, חדשות צצות.

ללא התאמה תקופתית מסתכנים בבזבוז זמן. נצלו את הלקחים שנלמדו כדי לחזק את הגישה. אבחנו היכן לוח הזמנים או האנרגיות עשויות להיות מוסטות מסדר העדיפויות המיועד. לאחר מכן בצעו שינויים על סמך אותה סקירה על ידי חזרה לשלבים הרלוונטיים לפי הצורך. בדיקה עקבית של מה עובד ומה לא היא המפתח לשמירה על סדרי העדיפויות לאורך זמן והשגת המטרות החשובות ביותר.

פעולות שיש לנקוט:

• הגדירו תזכורות לסקור באופן קבוע את ההתקדמות בסדרי העדיפויות
• העריכו מחדש מחסומים או בעיות תזמון שמפריעות להתקדמות
• שקלו אם יש לשנות את דירוג העדיפות בהתבסס על נסיבות משתנות

מִכשׁוֹל:

• אי הקצאת זמן מספק להערכה נכונה, מה שמוביל ללקיחת אחריות רופפת והיעדר תיקונים בעת הצורך.

לשיקוף עצמי:

• איזו נראות יש לי כדי לדעת אם אני באמת משקיע מספיק זמן בסדרי העדיפויות הנכונים?
• כיצד אוכל לשפר את התובנה לגבי היכן אני עלול לפספס השקעת זמן ומשאבים נכונה?

מוכנים לעבוד על השבחת העסק והפיכתו לנכס?

מזהים צורך בשדרוג השגרות הניהוליות והכלים?

אוכל לסייע בזיהוי הפערים, הכנת תכנית עבודה ומעקב אחר ההתקדמות, עד להצלחה.

צרו קשר בהקדם!

 

לא לפספס! הרשמו לקבל פרקים חדשים ומידע עדכני

לאימייל: לחצו כאן

 

צרו קשר!

לשליחת Whatsapp בקליק   לחצו כאן

 

צרו קשר לתיאום שיחת התייעצות ללא עלות: אימייל

 

לאוסף הפתגמים על מנהיגות וניהול לחצו כאן

לתוכן העניינים לחצו כאן

לרשימת כל הפרקים לחצו כאן

 

אתר מפורט על ייעוץ, מנטורניג ואימון ליזמים, בעלי עסקים

ומנהלים - לחצו: סטרטגו 360 

 

עקבו אחרי פרקים חדשים ב Instagram  לחצו כאן

 

צפו בסרטונים ב YouTube   לחצו כאן

התחברו איתי ב Linkedin לחצו כאן

 

עקבו אחריי ב Twitter לחצו כאן

 

עוד על ייעוץ עסקי וחומרים להורדה לעבודה עצמית באתר:

Stratego 360 http://www.stratego360.com/