ספר: מנהל הדקה האחת

"עזור לאנשים במיצוי מלוא הפוטנציאל שלהם. תפוס אותם עושים משהו נכון" - קנת' בלנשרד

📢 לפעמים מתקשים להניע את הצוות?

יש שריפת זמן בפגישות ודיונים ובקושי מתקדמים?

אפשר להפוך את זה להרבה יותר אפקטיבי.

🤔 "מנהל הדקה האחת" מציע פתרון פשוט למצב המורכב.

בשיחות קצרצרות וממוקדות, אפשר ליצור צוות מתואם, בעל מוטיבציה ולוקח אחראיות.

🌟 מיקוד ביעדים, ומתן שבחים ונזיפות מתוזמנות עי" פעולות שלוקחות דקה אחת, שישנו את הביצועים ואת מערכת היחסים.

משוב קצר שמתגמל ולא מתסכל, שדוחף התקדמות בבהירות וחיוביות ללא מיקרו ניהול.

💡 לפני שתבטלו את זה, כטוב מכדי להיות אמיתי, תבדקו איך עושים את זה.

תשקיעו דקה להפוך שיחות קטנות לתוצאות גדולות. 

על מנהל הדקה האחת

"מנהל הדקה האחת" The One Minute Manager הוא ספר רב השפעה, שפורסם במקור ב-1982, על ידי המחברים קנת' בלנשרד, ספנסר ג'ונסון וויליאם אונקן Kenneth Blanchard, Spencer Johnson, and William Oncken.

התפיסה המרכזית בספר היא שאינטראקציות קצרות וקבועות בין מנהלים ועובדים יכולות לעזור להגביר את הפריון, האפקטיביות ושביעות הרצון. במיוחד, הוא מדגיש שלוש טכניקות מפתח של דקה אחת:

יעדים בדקה אחת
כאשר מנהלים עובדים עם כפיפים כדי להגדיר תוצאות יעד תמציתיות וברורות שיש להשיג במסגרת זמן ספציפית. יעדים מועברים ומוסכם תוך דקה, אבל ההשפעה שלהם רחבה הרבה יותר.

תשבחות בדקה אחת
כאשר עבודה טובה או התקדמות על יעדים מזוהה מיידית באמצעות הכרה מהירה ומשמעותית. מנהלים משבחים בפירוט, מסבירים את ההשפעה וצופים בהזדמנויות מתמשכות להמשיך להניע.

נזיפות בדקה אחת
שמטרתה לתקן בעיות במהירות, שיחת משוב קצרה ממוקדת יכולה להחזיר התנהגויות בעייתיות למסלולן מבלי לגרום לדמורליזציה של עובד.

לכל אחת מהשיחות הממוקדות הללו, של דקה אחת, הנעשות באופן קבוע, יש השפעה רבה על ידי מתן בהירות, יצירתמוטיבציה ותיקון דחיפה בסדרי העדיפויות. ועל ידי איזון יעיל בין מרכיבי השבח והנזיפה, הגישה שומרת על דברים חיוביים.

ההשפעה מסתמכת על שליטה באמנות של תקשורת חדה ואמפטית תוך קשירת מאמצים לתוצאות עסקיות. מנהלים יצטרכו למצוא את המשמעת לקיים אינטראקציות של דקה אחת עם עקביות תוך הימנעות מהפיכתם לשגרת בדיקת קופסאות שטחית.

פרק שיעניין אותך:  ספר: השפעה - הפסיכולוגיה של השכנוע - רוברט צ'לדיני

יתרונות מנהל הדקה האחת

גישה משולשת זו מאפשרת תקשורת תכופה, ממוקדת ומאוזנת יותר בין מנהלים לעובדים. זה מוביל לבהירות לגבי הציפיות, מוטיבציה מהירה באמצעות הכרה, ואחריות מהירה אך מלאת חמלה כאשר מתעוררות בעיות. יחד זה עוזר להגביר ביצועים, שביעות רצון בעבודה ומערכות יחסים.

היתרונות העיקריים שהושגו מגישת המטרות, השבחים והנזיפות של דקה אחת המתוארות כוללים:

היתרונות של יעדים בדקה אחת:

• מספק לעובדים בהירות ומה מצופה מהם
• קובע מפת דרכים ברורה להצלחה ולתוצאות הרצויות
• מאפשר ניטור והערכת ביצועים קלים יותר
• משפר את המיקוד במשימות ובתוצאות מועדפות

היתרונות של שבחים בדקה אחת:

• מספק חיזוק חיובי לעבודה טובה בזמן
• מניע עובדים ומכיר במאמציהם
• מדגים התנהגות הרצויה לשכפול
• יוצר מערכת יחסים חיובית בין המנהל לעובד
• משפר שביעות רצון ומעורבות בעבודה

היתרונות של נזיפות בדקה אחת:

• מטפל בבעיות מיד, לפני שהן מסלימות בחומרה, נזק או הרגל
• מונע מהתנהגויות שליליות להפוך להרגל
• מבצע תיקון מסלול בצורה תמציתית ובונה
• מפחית ביקורת מתמשכת שעלולה לגרום לדמורליזציה
• מקדם לקיחת אחריות תוך שמירה על מערכות יחסים חיוביות

להורדה חינם, החוברת: המדריך הקצר לבדיקת בריאות העסק

למה זה עובד?

המערכת של "מנהל הדקה האחת" מעוצבת סביב כמה עקרונות ליבה שעוזרים להסביר מדוע היא גישה יעילה:

1. משוב מיידי ותכוף
מתן הכרה או התייחסות קבועה בזמן אמת לתנהגויות במקום לחכות לביקורות שנתיות עוזר לחזק הרגלים טובים ולתקן בעיות במהירות. מתן משוב בפרצים קצרים הוא מעשי יותר ליישום גם באופן שוטף.

2. ספציפיות ובהירות
על ידי שבח או ייעוץ לשיפור לגבי פעולות מוגדרות היטב בצורה מדויקת, מנהלים עוזרים למקד את העובדים בשכפול התנהגויות מדויקות הקשורות במפורש לתוצאות. משוב מעורפל מבלבל ולא ניתן לפעולה בעוד משוב ממוקד מספק הדרכה מועילה.

3. איזון בין משוב חיובי לביקורת בונה
הכרה בתרומות ובהישגים שומרת עלמוטיבציה וסיפוק בעבודה גם תוך כדי טיפול בבעיות. עובדים חייבים להרגיש שמבחינים במאמציהם כדי לקזז את הביקורות הנחוצות על צעדים מוטעים. לעשות אחד בלי השני מסתכן בדמורליזציה או בחוסר אחריות.

4. אינטראקציות קלות לעיכול
מפגש קצר של 60 שניות הרבה פחות מרתיע לביצוע באופן עקבי מאשר ביקורת ביצועים תקופתית בת שעה. הקיצור הופך את התקשורת התכופה יותר למציאותית. לשיחות קצרות יכולה להיות באופן מצטבר השפעה מגבירת מוטיבציה ניכרת.

פרק שיעניין אותך:  ספר: חשוב והתעשר - נפוליאון היל

קשיים צפויים ביישום

בעיקרו של דבר האתגר המרכזי טמון במחויבות, התאמה וכיול. בעוד שהטכניקות אלגנטיות בקונספט, הטכניקות של דקה אחת מסתמכות עמוקות על המיומנות והמשמעת שבה מנהלים מיישמים אותן. אסור לבזבז את העוצמה הפוטנציאלית הפשוטה שלהם באמצעות יישום לא עקבי, לא גמיש או לא רגיש. עם זאת, הגישה מנוהלת היטב, מבטיחה דיבידנדים עשירים.

חסימות דרכים פוטנציאליות או סיבוכים ביישום הגישה של יעדים, שבחים ותוכחות של דקה אחת:

• מנהלים לא מצליחים להפוך את זה להרגל וברירת מחדל חוזרת לתת משוב פחות תכוף.
  אינטראקציות של דקה אחת פועלות רק אם הן נעשות באופן עקבי והן מוטמעות בזרימות העבודה של המנהל. ללא מחויבות וביצוע ממושמע, היתרונות לא יתממשו.
• ייתכן שהמטרות לא יתורגמו לעבודות מורכבות או יצירתיות יותר.
  הגישה מניחה שניתן להגדיר באופן אובייקטיבי סמני הצלחה ספציפיים הניתנים למדידה. זה יכול להיות מאתגר כאשר העבודה מבוססת יותר על שיפוטיות אישית או יצירתיות.
• עובדים יכולים להרגיש מנוהלים במיקרו אם תדירות המשוב מרגישה מוגזמת ולא תומכת.
  זה מצריך הימנעות ממעקב יתר על משימות פחות משמעותיות.
• משוב קצר עשוי להיות ממוקד צר מדי לעומת ראייה מערכתית יותר.
  נזיפות על נושאים מוגדרים מצומצמים עלולות לא לחשוף גורמים מבניים רחבים יותר.
• מתן יעדים ומשוב בצורה נוסחתית מדי, מאבד הערכה איכותית עשירה יותר של ביצועים.
  סימון תיבות לא אמור לעקוף הערכה הוליסטית.
• עובדים עשויים להגיב ברגישות או בהתגוננות למשוב מתקן אם אינם מובנים היטב.
  מנהלים יזדקקו לתקשורת ולמיומנויות רכות כדי להעביר נזיפות בצורה בונה.
• מטרות, שבחים ונזיפות צריכים להתאים ליעדים ותרבות ארגוניים רחבים יותר.
  אם מתבצעת כשגרה מנותקת, ההקשר הגדול יותר עלול לאבד.

פרק שיעניין אותך:  ספר: להיות אובססיביים או להסתפק בממוצע, גרנט קרדון

יישום יעדים בדקה אחת 

הקסם טמון בתדירות ובמיקוד של תיאום מאמץ המנהל והעובד באמצעות פגישות קצרות מאוד של קביעת יעדים.

התחייבו לקצב של ביצוע בדקה אחת. התמקדות עם מיקוד לייזר בהגדרת המטרות הבאות, הקריטיות ביותר הניתנות למדידה להצלחת העובד בטווח הקרוב.

הפשטות והעקביות יוצרות מעורבות, פריון והבנה הדדית.

הקדישו זמן מיועד

• התחייבו לבלות דקה אחת עם כל עובד מדי יום או שבוע (בהתאם לצורך ולתפקיד) כדי להגדיר את יעדיו לטווח קצר. סמנו את הפגישה הזו ביומן כדי שתהפוך לשגרה קבועה.

הגדירו מטרות בצורה תמציתית

• בעת הפגישה עם העובד, ציינו בבירור 1 עד 3 מהתוצאות החשובות ביותר שאתם רוצים שהעובד ישיג ביום עד שבוע הקרובים. המטרות צריכות להיות ספציפיות, ניתנות לכימות וניתנות להשגה במסגרת הזמן.

לשמור יעדים ניתנים להשגה

• לא להכתיב יעדים מוגזמים. להקפיד על יעדים ריאליים שהעובד מרגיש שהוא מסוגל להשיג, תוך כדי קידום הביצועים שלו. שאלו שאלות הבהרה כדי להגיע להגדרת המטרה הנכונה.

מעקב

• במפגש הבא, העריכו את ההישגים בכל יעד שהוגדר. עם זיהוי הישגים באמצעות שבח של דקה. הגדירו את 1 עד 3 היעדים החשובים הבאים של דקה אחת כדי להמשיך להתקדם.

פרק שיעניין אותך:  ספר: נקודת המפנה The Tipping Point של מלקום גלדוול

יישום שבחים בדקה אחת

המהות של שבחים של דקה אחת טמונה בספציפיות שלהם, בקרבה לביצועים טובים כשהם מתרחשים, בהפיכת הערך העסקי לברור ובתדירות ניכרת.

לדייק אילו התנהגויות משבחים. לתת שבחים בסמוך לאירוע. להסביר מה זה השיג עבור הלקוחות או החברה. לאחר מכן להפוך את ההכרה להרגל עקבי כדי להניע התנהגויות פרודוקטיביות.

לתפוס עובדים בהצלחתם

• חפשו באופן פעיל הזדמנויות שבהן עובדים מפגינים התקדמות לקראת יעדים, מראים יוזמה או מספקים תפוקות מצוינות. שבחו את ההתנהגות קרוב ככל האפשר לאירוע.

ציין את השבח שלך

• במהלך השבח של דקה, ציינו בדיוק מה העובד עשה שאתם מזהים ומרוצים ממנו. תדייקו איזו פעולה על ידם אתם משבחים.

הסבר את ההשפעה

• חברו כיצד העבודה הנהדרת שלהם קידמה את הצוות או הארגון קדימה. לְמָשָׁל. "על ידי אספקת הדיווח לפני המועד, איפשר לשיווק יותר זמן לקדם את תכונת המוצר החדשה ללקוחות."

עצור ועשה זאת שוב

• דקה אחת היא קצרה מספיק כדי להפוך שבחים קבועים לאפשריים גם בלוח הזמנים העמוס ביותר. לא להיגררך מעבר לדקה. חזקו את ההתנהגויות המשפיעות ביותר לעתים קרובות באמצעות שבחים נוספים לאורך זמן.

פרק שיעניין אותך:  ספר: גלגל התנופה - מטוב למצוין Good to Great מאת ג'ים קולינס

יישום נזיפות של דקה אחת

נזיפות של דקה אחת פועלות על ידי התערבות מהירה כאשר מתעוררות בעיות. התייחסות מדוייקת לבעיות ללא הכללה, שמה אצבע על השפעות שליליות אמיתיות, ועוצרת את הנזק לפני שיחמיר.

המיקוד, הספציפיות והקצרנות משנות באופן מיידי התנהגויות ובאופן חיובי במקום לגרור אנשים למטה ע"י איפשור כשל מתמשך.

פעל מהר

• לטפל בבעיות באופן מיידי בכל פעם שמזהים שגיאות או ביצועים נמוכים במקום לחכות. מלסור את המשוב בהקדם האפשרי בסמוך למועד האירוע.

ציין בדיוק מה היה לא בסדר

• ציינו בבירור מה הייתה ההתנהגות השלילית שצריכה תיקון תוך הגבלת הביקורת להתנהגות אחת. במקום לומר "בסך הכל ביצועים גרועים", זהו את בעיית השורש המדויקת.

הסבר את השפעת הבעיה

• עזרו לעובד לקשור את הטעות שלו להשפעות שליליות כמו ירידה בשביעות רצון לקוחות, עלויות מוגברות, צורך בעיבוד מחדש, הפסד כספי וכו'. הם צריכים לראות מדוע ההתנהגות לא יכולה להימשך.

עצור בדקה אחת

• לסיים לאחר סיכום ההתנהגות הבעיתית, ההשלכות והצורך לבלום את ההתרחשות השלילית. שאלו את העובד כיצד ימנע את הישנות האירוע במקום להאריך את משך הביקורת.

פרק שיעניין אותך:  ספר: דילמת החדשן - קלייטון קריסטיינסן

 

מוכנים לעבוד על השבחת העסק והפיכתו לנכס?

מזהים צורך בשדרוג השגרות הניהוליות והכלים?

אוכל לסייע בזיהוי הפערים, הכנת תכנית עבודה ומעקב אחר ההתקדמות, עד להצלחה.

צרו קשר בהקדם!

 

לא לפספס! הרשמו לקבל פרקים חדשים ומידע עדכני

לאימייל: לחצו כאן

 

צרו קשר!

לשליחת Whatsapp בקליק   לחצו כאן

 

צרו קשר לתיאום שיחת התייעצות ללא עלות: אימייל

 

לאוסף הפתגמים על מנהיגות וניהול לחצו כאן

לתוכן העניינים לחצו כאן

לרשימת כל הפרקים לחצו כאן

 

אתר מפורט על ייעוץ, מנטורניג ואימון ליזמים, בעלי עסקים

ומנהלים - לחצו: סטרטגו 360 

 

עקבו אחרי פרקים חדשים ב Instagram  לחצו כאן

 

צפו בסרטונים ב YouTube   לחצו כאן

התחברו איתי ב Linkedin לחצו כאן

 

עקבו אחריי ב Twitter לחצו כאן

 

עוד על ייעוץ עסקי וחומרים להורדה לעבודה עצמית באתר:

Stratego 360 http://www.stratego360.com/