5 התפקידים העיקריים של מנהל

"כשפעולותינו טובות, הן נותנות לנו כוח ומעוררות אצל אחרים השראה לפעולות טובות שלהם" - אפלטון

אנשים רוצים להיות מנהלים, אך לעיתים מתמקדים בדברים הלא נכונים בעת ביצוע התפקיד, דבר שמעכב את היכולת להצליח, או שפשוט עושה את זה הרבה יותר קשה.

צריך לדעת את התפקיד

לעיתים קרובות, מנהלים נוטים להתמקד במטלות היומיומיות והטכניות של עבודתם תוך התעלמות מהתמונה הרחבה יותר של תפקידי הניהול האמיתיים. זוהי טעות נפוצה שעלולה לגרום לירידה ביעילות וחוסר מיקוד בדברים החשובים באמת. למעשה, לב ליבה של עבודת הניהול טמון בחמישה תפקידים מרכזיים - תכנון, ארגון, איוש, הנחיה ובקרה. רק ריכוז המאמצים בתחומים אלה יבטיח ניהול מוצלח לטווח ארוך.

ההבנה והיכולת לבצע כראוי את חמשת תפקידי הניהול הבסיסיים הם מפתח להצלחתו של כל מנהל. רק באמצעות תכנון מושכל, ארגון יעיל של המשאבים, איוש מקצועי של העובדים המתאימים, הובלה מלהיבה של הצוות ובקרה קפדנית על התוצאות, יוכל המנהל להבטיח הישגים עקביים וחתירה להשגת היעדים הארגוניים. טיפול לקוי או חלקי בתפקידים אלה יוביל בהכרח לבזבוז משאבים, חוסר יעילות ותוצאות גרועות. לכן, על מנהלים להקפיד ולהשקיע מאמץ בהבנה ויישום נכון של תפקידים אלה.

פרק שיעניין אותך:   הקוד המוסרי שטוב בעסקים

תפקידים שאינם עיקריים

לעתים קרובות אנשים טועים לחשוב שפעולות או תפקידים מסוימים הם חלק משמעותי מתפקידי הניהול העיקריים, אף שאינם נכללים בחמשת התפקידים הבסיסיים. להלן כמה דוגמאות:

1. חתימת חוזים/הזמנות - אף שזהו תפקיד נפוץ שמנהלים קובעים לעצמם, הוא אינו נחשב לאחד מחמשת תפקידי הניהול המרכזיים. אלא הוא נגזר מתפקיד הארגון והבקרה.
2. ניהול משאבי אנוש - למרות שזהו תחום חשוב, הוא למעשה חלק מתפקיד האיוש ולא תפקיד בפני עצמו.
3. שיווק/מכירות - תפקידים אלו קשורים לפעילות הארגון אך אינם מבין תפקידי הניהול הליבתיים.
4. ניהול פרוייקטים - גם זהו תחום חשוב אך הוא יישום של תפקידי הניהול השונים למשימה/פרויקט ספציפי מידי.
5. ניהול כספים/תקציב - למרות שזהו תפקיד מרכזי במיוחד, הוא למעשה רק חלק מתפקידי התכנון והבקרה.
6. ניהול מידע/נתונים - גם תחום זה משיק לתפקידי התכנון והבקרה אך אינו מהווה תפקיד ניהול בפני עצמו.

פרק שיעניין אותך:   4 כישורי מפתח חיוניים למנהלים

דוגמא: מיכל מנהלת טובה

ביום ראשון בבוקר נכנסה מיכל למשרד עם תוכניות ברורות לשבוע החדש. היא תכננה לקיים פגישת צוות לתכנון המשימות והפרויקטים לשבוע, חילקה אחריות וסמכויות מתאימות לכל חבר צוות ויצרה לוחות זמנים ברורים. היא גם תכננה להתחיל בתהליך גיוס לתפקיד חדש שנפתח. בסיום היום, לאחר פגישת התכנון, היא שוחחה עם שני עובדים מצטיינים על פיתוח קריירה עתידי.

ביום שלישי לאחר ראיון גיוס, עלה צורך בלתי צפוי לטפל במשבר דחוף עם לקוח מרכזי. מיכל התכנסה עם הצוות והובילה דיון בנושא. היא העצימה את חברי הצוות לפעול ביוזמה, הקשיבה לרעיונות והגיבה בגמישות כשהחליטו לשנות את תוכנית העבודה המקורית כדי לטפל במשבר. במקביל היא המשיכה לבצע בקרה על משימות שוטפות.

ביום רביעי החלה מיכל בהכנות לפגישת סיכום החודש עם הצוות. היא לקחה זמן לדבר עם כל עובד באופן אישי, העניקה משוב, עודדה ומוטיבציה. בפגישת הסיכום הציגה נתונים על ההישגים והשוותה ליעדים שנקבעו, תוך הבעת הערכה על ההשקעה והמסירות של חברי הצוות.

להורדה חינם, החוברת: המדריך הקצר לבדיקת בריאות העסק

תכנון (Planning)

התכנון כולל קביעת מטרות, יעדים וחזון ארגוניים לטווח הקצר והארוך. זהו תהליך מורכב של איסוף מידע, ניתוח נתונים, קביעת אסטרטגיות, לוחות זמנים ותהליכי עבודה מפורטים. המנהל צריך לתכנן תקציבים, לזהות צרכים וחסמים צפויים ולקבוע תוכניות פעולה להשגת המטרות שנקבעו תוך ניצול מושכל של המשאבים הזמינים.

חשיבות התכנון

תכנון איכותי ויסודי הוא הבסיס להצלחה בניהול והשגת היעדים הארגוניים. ללא תכנון נכון, העובדים והמשאבים לא ממוקדים כראוי, חסרה מסגרת עבודה ויעדים ברורים וקיים סיכון גבוה להחמצת הזדמנויות ולבזבוז משאבים ומאמצים. תכנון טוב מאפשר להעריך את הצרכים העתידיים ולנצל הזדמנויות בצורה יעילה ויצירתית.

3 טיפים להצלחה בתכנון:

1. איסוף מידע רלוונטי ומבוסס נתונים - כדי לקבל החלטות תכנון טובות, חשוב לאסוף כמה שיותר מידע ונתונים עדכניים וממוקדים ממקורות מהימנים, לנתח את המצב הקיים ולחזות מגמות עתידיות.
2. קביעת מטרות ויעדים ממוקדים וברורים - חשוב להגדיר באופן ברור ומדיד מה הן המטרות המרכזיות ומהם סדרי העדיפויות, כך שיהיה קל לכוון את התכנון לקראת השגתן.
3. חשיבה יצירתית וגמישות - למרות החשיבות של תכנון מסודר ומפורט, חשוב גם לגלות גמישות ויצירתיות בתכנון כדי להתאים אותו למציאות משתנה ולמצבים בלתי צפויים. תכנון סטטי מדי עלול להיכשל.

פרק שיעניין אותך:   לטפס במעלה סולם הערכים - מפת דרכים להברקה בעסקים

ארגון (Organizing)

ארגון כולל קביעת המבנה והמערכות הפנימיות של הארגון - חלוקת תפקידים, אחריות וסמכויות, תהליכי עבודה, ערוצי תקשורת ושיתוף פעולה. המנהל מחליט על הדרך היעילה ביותר לחלק ולשלב את המשאבים השונים - כוח אדם, ציוד, מימון וידע - באופן שישרת בצורה הטובה ביותר את המטרות הארגוניות. מרכיב חשוב הוא גם יצירת קשרי גומלין והיררכיות ברורים בארגון.

חשיבות הארגון

ארגון נכון ויעיל הוא תנאי הכרחי לניצול אופטימלי של המשאבים הארגוניים - בהעדר מבנה, תפקידים וערוצי פעולה ברורים, משאבים יבוזבזו לשווא והארגון ייוותר חסר יכולת להשיג את מטרותיו. ארגון טוב גם מונעכפילויות וחוסר תיאום ומאפשר שיתוף פעולה מיטבי בין החלקים השונים בארגון. כמו כן, מבנה ארגוני מוגדר מסייע בקבלת החלטות ובקרה יעילה יותר.

3 טיפים להצלחה בארגון:

1. הגדרה ברורה של תפקידים, סמכויות ואחריות - על המנהל לוודא שלכל אחד בארגון ברור תפקידו המדויק, הגבולות של סמכויותיו ותחום האחריות שלו. חפיפות או חוסרי בהירות יובילו לבלבול ולחוסר יעילות.
2. שיתוף פעולה וקשרי גומלין בין מחלקות/תפקידים - חשוב ליצור מנגנונים לתיאום ותקשורת יעילה בין גורמים שונים בארגון, כך שהפעילויות יהיו ממוקדות ומסונכרנות.
3. גמישות המאפשרת שינויים ככל שנדרש - למרות החשיבות במבנה וקווי סמכות מוגדרים, חשוב לגלות גמישות והכרה שארגון יצטרך להשתנות ולהתאים את עצמו לאתגרים ושינויים חיצוניים ופנימיים.

פרק שיעניין אותך:   הפרקים הנקראים ביותר 2023

איוש (Staffing)

איוש כולל את כל ההיבטים של גיוס, בחירה, הכשרה ופיתוח כוח האדם בארגון. המנהל אחראי על תהליכי המיון והגיוס של עובדים חדשים למילוי תפקידים ומשרות בארגון. בנוסף, תפקידו לפתח את העובדים הקיימים באמצעות הכשרות, תוכניות פיתוח והעשרה, וכן לטפח ולשמר את העובדים המתאימים באמצעות תוכניות תגמול ופיתוח קריירה.

חשיבות האיוש

כוח האדם הוא המשאב החשוב והיקר ביותר בכל ארגון. איוש לא נכון ובחירת עובדים לא מתאימים עלולים לפגוע קשות בביצועי הארגון ולאיים על קיומו. לעומת זאת, איוש נכון והשקעה בפיתוח העובדים מבטיחים יתרון תחרותי משמעותי עבור הארגון. צוות עובדים איכותי שרוכש את המיומנויות והידע הנדרשים, ממוקד במטרות ומנוהל בצורה מיטבית הוא המפתח להצלחה.

3 טיפים להצלחה באיוש:

1. הבנה מעמיקה של צרכי התפקידים והמיומנויות הנדרשות - לפני הגיוס, חשוב להגדיר בצורה ברורה ומדויקת את הגדרות התפקיד וסטים הנדרשים מהמועמדים. זאת כדי למנוע גיוס שגוי של עובדים לא מתאימים.
2. תהליכי איתור וגיוס רבים וממוקדים - חשוב להשקיע מאמץ בפרסום והפצת משרות פנויות בערוצים רלוונטיים, לבצע ראיונות מקיפים ובחינת כישורים ומיומנויות של המועמדים.
3. תוכניות אפקטיביות להכשרה, פיתוח ושימור עובדים - גיוס הוא רק הצעד הראשון. חשוב להמשיך ולהשקיע בהכשרות מקצועיות, תוכניות פיתוח קריירה, תגמול הולם ופעולות לשימור העובדים המצטיינים.

פרק שיעניין אותך:   ללמוד לנהל כמו לי איאקוקה

הנחיה (Leading)

ההנחיה כוללת את כל הפעולות הנדרשות להובלת העובדים להשגת מטרות הארגון. המנהל צריך להציב חזון ברור, להשרות מוטיבציה ומחויבות בקרב העובדים, לנהל ישירות חלקים מהפרויקטים או העבודה, לקבל החלטות חשובות, לעודד שיתוף פעולה, לפתור קונפליקטים ולפתח את הצוות. חלק מרכזי בהנחיה הוא יצירת סביבת עבודה תומכת ומעצימה שמאפשרת לכל עובד למצות את הפוטנציאל שלו.

חשיבות ההנחיה

הנחיה טובה מאפשרת למשאב החשוב ביותר בארגון - כוח האדם - לתפקד ביעילות מרבית. אפילו עם תכנון וארגון מצוינים, אם העובדים אינם ממוקדים, בעלי מוטיבציה ופועלים בתיאום, הארגון לא יצליח להשיג את מטרותיו. מנהיג טוב הוא זה שמצליח לגייס ולמקד את העובדים סביב חזון משותף, ליצור השראה ולהניע אותם למצוינות. זהו תפקיד קריטי לביצועים ולהצלחה ארוכת טווח.

3 טיפים להצלחה בהנחיה:

1. פיתוח מיומנויות תקשורת ואמפטיה - מנהיג מצליח צריך להיות מסוגל להעביר מסרים בצורה ברורה ומשכנעת, אך גם להקשיב ולהבין את צרכי העובדים. יחסי אנוש ואמפטיה הםמרכיב חשוב.
2. יצירת חזון מוביל ומלהיב - חזון ברור וסיפור מעורר השראה יסייעו למשוך את העובדים למטרה המשותפת ולהניע אותם להשקעה ומחויבות גבוהות יותר.
3. גמישות ויכולת הסתגלות - העולם המשתנה דורש מנהיגים גמישים שיכולים להתאים את סגנון ההנחיה לצרכים משתנים ולסיטואציות שונות. גם היכולת להתאים חזון וכיווני פעולה עם התפתחויות חדשות חשובה מאוד.

פרק שיעניין אותך:   ללמוד לנהל כמו ג'יי רוברט אופנהיימר

בקרה (Controlling)

תיאור התפקיד: הבקרה כוללת את התהליכים של ניטור ביצועים ושל קבלת אמצעי פעולה מתקנים במידת הצורך. המנהל קובע תקנים ויעדי ביצוע, מודד ומשווה את הביצועים בפועל אל מול היעדים שהוגדרו, מנתח סטיות וחריגות, ומזהה צורך בפעולות תיקון או שינוי. חלק מהבקרה הוא גם מדידה ושיפור מתמשכים של היעילות והאפקטיביות הארגונית.

חשיבות הבקרה
ללא בקרה ופיקוח אפקטיביים, כל תהליכי התכנון, הארגון, האיוש וההנחיה עלולים להתבזבז. הבקרה היא הבטחה שהארגון אכן משיג את מטרותיו ומנצל כראוי את המשאבים העומדים לרשותו. ללא פונקציית בקרה, חריגות ובעיות יתגלו רק כשיהיה כבר מאוחר מדי לתקן. בקרה אפקטיבית מאפשרת לזהות מגמות ובעיות בזמן אמת, לחסוך משאבים רבים ולשפר את הביצועים באופן מתמשך.

3 טיפים להצלחה בבקרה:

1. הגדרה ברורה של יעדים, סטנדרטים ומדדי הצלחה - קשה לבצע בקרה אפקטיבית ללא היעדים והמדדים המדויקים שאמורים להיות מושגים. יש להקפיד על הגדרה ברורה ומדידה של המטרות.
2. איסוף מידע רלוונטי ואמין - על מנת לקבל תמונת מצב אמיתית, חשוב לאסוף מידע על הביצועים ממקורות מהימנים, תוך דגש על נתונים כמותיים ולא רק על תחושות.
3. גמישות ופתיחות לשינויים - לעתים תוצאות הבקרה יצביעו על צורך משמעותי בשינוי תהליכים, יעדים או פרקטיקות קיימות. חשוב להיות פתוח לשינויים מהירים וליישם את המסקנות להמשך.

 

פרק שיעניין אותך:   חוש עסקי חשיבותו והדרך לפתח אותו

תהליך להצטיינות בניהול

תהליך צעד-אחר-צעד שיאפשר למנהל להפוך מבינוני למצטיין המתמקד בחמשת תפקידי הניהול העיקריים ומבצע אותם ברמה גבוהה:

צעד 1 - הבנה מעמיקה של תפקידי הניהול
למד והפנם את חמשת תפקידי הניהול תכנון, ארגון, איוש, הנחיה ובקרה. הבן את חשיבותם ואת היתרונות הרבים שבהתמקדות בהם.

צעד 2 - סדרי עדיפויות והקדשת זמן
קבע את תפקידי הניהול כעדיפות עליונה ובצע התאמת לוח זמנים להקדשת זמן משמעותי לכל אחד מהם. הימנע מהסחות דעת וממילוי זמנך במטלות שוליות.

צעד 3 - למידה והשכלה עצמית
השקע בלימוד מעמיק ורכישת ידע וכלים ביחס לכל אחד מחמשת התפקידים, באמצעות ספרים, קורסים, הדרכות וניסיון מצטבר.

צעד 4 - פתח מערכת יעילה ומקיפה לניהול
בנה תהליכים ומערכות לניהול נכון ויסודי של כל אחד מהתפקידים. למשל, הגדר סדרי עבודה לתכנון השנתי והתכנית האסטרטגית, נהלים לארגון ותיאום, תוכניות להכשרה ופיתוח עובדים ועוד.

צעד 5 - שתף את הצוות
יידע וחשוף את הצוות שלך לחשיבות של התמקדות בחמשת התפקידים ושתף אותם בתוכניות ובתהליכים שאתה מיישם. עודד אותם ללמוד ולהשתפר יחד איתך.

צעד 6 - קבע יעדים ספציפיים ומדדים
הגדר יעדים ברורים ומדידים בנוגע לשיפור הביצועים בכל אחד מחמשת התפקידים - בתכנון, ארגון, איוש, הנחיה ובקרה. עקוב ובדוק התקדמות בהשגתם.

צעד 7 - הפעל בקרת איכות מתמשכת
נתח באופן שוטף את איכות הביצוע של חמשת התפקידים על ידך, זהה נקודות חוזק וחולשה, והפק לקחים כדי להמשיך ולשפר.

צעד 8 - אל תפסיק ללמוד ולהתקדם
התהליך של שיפור והצטיינות בתפקידי הניהול הוא מתמשך והדרגתי. לאחר שהשגת שיפור ניכר, המשך ללמוד דרכים להמשיך ולהתקדם.

פרק שיעניין אותך:   חמש טעויות נפוצות של מנהלי עסקים

מוכנים לעבוד על השבחת העסק והפיכתו לנכס?

מזהים צורך בשדרוג השגרות הניהוליות והכלים?

אוכל לסייע בזיהוי הפערים, הכנת תכנית עבודה ומעקב אחר ההתקדמות, עד להצלחה.

צרו קשר בהקדם!

 

לא לפספס! הרשמו לקבל פרקים חדשים ומידע עדכני

לאימייל: לחצו כאן

 

צרו קשר!

לשליחת Whatsapp בקליק   לחצו כאן

 

צרו קשר לתיאום שיחת התייעצות ללא עלות: אימייל

 

לאוסף הפתגמים על מנהיגות וניהול לחצו כאן

לתוכן העניינים לחצו כאן

לרשימת כל הפרקים לחצו כאן

 

אתר מפורט על ייעוץ, מנטורניג ואימון ליזמים, בעלי עסקים

ומנהלים - לחצו: סטרטגו 360 

 

עקבו אחרי פרקים חדשים ב Instagram  לחצו כאן

 

צפו בסרטונים ב YouTube   לחצו כאן

התחברו איתי ב Linkedin לחצו כאן

 

עקבו אחריי ב Twitter לחצו כאן

 

עוד על ייעוץ עסקי וחומרים להורדה לעבודה עצמית באתר:

Stratego 360 http://www.stratego360.com/