התמודדות מנהל חדש עם אתגרים
"זה לא שאני צדקנית, אני פשוט צודקת" - שלי יחימוביץ
כולנו הינו לפחות פעם חדשים בתפקיד. ולעיתים, האופן בו צולחים את התקופה הראשונה בתפקיד מקבעת את הכיוון, להצלחה, או לאיתגור מתמשך.
יוסף מנהל חדש בתפקיד
פעם בעיר השוקקת עין-יצירה, הייתה סוכנות שיווק יוצאת דופן בשם "מנצנצי השיווק".
הסוכנות הזו הייתה ידועה ברעיונות היצירתיים ובצוות הנלהב, אבל הייתה לה בעיה אחת: החמצת תאריכי יעד למסירה של פרויקטים.
הצוות היה כל כך נלהב מסיעור מוחות ויצירתיות, עד שלעתים קרובות הם איבדו את תחושת הזמן, והשאירו פרויקטים נערמים כמו פאזלים לא גמורים.
בעין הסערה של מנצנצי עמד יוסף, מנהל עסקים, חדש בתפקיד, עם נטייה ללבישת חולצות הוואי פרחוניות ודחף בלתי פוסק לשפר את המצב. יוסף לא הצליח להבין איך קבוצה של אשפי שיווק נאבקת בדבר שנראה פשוט כמו ניהול זמן.
נחוש לפתור את החידה, הוא יצא למשימה להביא סדר בכאוס היצירתי.
בוקר גורלי אחד, בעודו לוגם את כוס הקפה השלישית שלו, נתקל יוסף בספר ישן ומאובק שכותרתו "ניצוץ של הצלחה: מדריך לניווט בסערות יצירתיות". מסוקרן, הוא ניקה את האבק מהכריכה והחל לקרוא. הספר הכיל מדריך שלב אחר שלב לשיפור יעילות הצוות ולכיבוש מועדי פרויקט - מפת אוצר לאושר ארגוני.
אנחנו נכיר בהמשך את האתגרים שאיתם התמודד יוסף, ומה הציע המדריך שהוא מצא.
יעניין אותך לקרוא:
אתגרים נפוצים של מנהל חדש בתפקיד
מנהלים חדשים נתקלים לעתים קרובות במגוון אתגרים כשהם עוברים לתפקיד המנהיגותי שלהם. חלק מהמאבקים האופייניים שהם עלולים להתמודד איתם כוללים:
- תקשורת:
תקשורת יעילה היא קריטית למנהל. מנהלים חדשים עשויים להתקשה להעביר ציפיות, יעדים ומשוב בבירור לחברי הצוות שלהם. תקשורת שגויה עלולה להוביל לבלבול, לטעויות ולהורדת מורל הצוות. - האצלת סמכויות:
האצלת משימות כראוי ולסמוך על חברי הצוות שישלימו אותן יכולה להיות קשה למנהלים חדשים. הם עשויים לדאוג לגבי איכות העבודה או להיאבק לשחרר את המשימות שהיו אחראים עליהן בעבר. - ניהול זמן:
איזון עומס העבודה שלהם עם פיקוח על הפרויקט ומשימות חברי הצוות יכול להיות מעשה ג'אגלינג. מנהלים חדשים עשויים למצוא את זה מאתגר לתעדף משימות ולהקצות זמן ביעילות. - פתרון קונפליקטים:
טיפול בקונפליקטים ובחילוקי דעות בתוך הצוות דורש מיומנות ורגישות. מנהלים חדשים עשויים להתקשות בגישור מחלוקות, מה שיוביל למתח ולירידה בשיתוף הפעולה. - בניית מערכות יחסים:
יצירת אמון וקרבה עם חברי הצוות חיונית למנהל מצליח. פיתוח מערכות יחסים אלה יכול להיות קשה, במיוחד אם המנהל החדש מוביל צוות שהם היו חלק ממנו פעם. - הערכת ביצועים ומשוב:
מתן משוב בונה וביצוע הערכות ביצועים עלולים להיות לא נוחים למנהלים חדשים. הם עשויים להיאבק למצוא את האיזון הנכון בין שבח להישגים לבין התייחסות לתחומים לשיפור. - קבלת החלטות:
קבלת החלטות קשות, במיוחד כאשר הן כרוכות בחילופים או קונפליקטים פוטנציאליים, יכולה להיות מרתיעה עבור מנהלים חדשים. הם עלולים לנחש את עצמם או לחשוש מבחירה שגויה. - הסתגלות לשינוי:
הסתגלות לתפקיד חדש ואחריות שלו יכולה להיות מכריעה. מנהלים חדשים עשויים להתקשות להסתגל לשינויים בעומס העבודה ובצורת החשיבה שלהם. - הגדרת יעדים ברורים:
הגדרת יעדי פרויקט ברורים ובר-השגה והתאמה של מאמצי הצוות עם יעדים אלו יכולים להיות מאתגרים עבור מנהלים חדשים שעדיין לומדים על הפרויקט והדינמיקה של הצוות. - ניהול בעיות ביצועים:
טיפול בתפקוד נמוך או התנהגות לא הולמת יכול להיות לא נוח, במיוחד אם המנהל החדש צריך להתעמת עם עמיתים לשעבר. ייתכן שחסר להם ניסיון בטיפול במצבים אלה. - ניהול זמן ומשאבים:
ניהול לוחות זמנים, תקציבים ומשאבים של הפרויקט דורש תכנון קפדני. מנהלים חדשים עשויים להתקשה להקצות משאבים בצורה יעילה, מה שיוביל לעיכובים או הוצאות יתר. - פיתוח מיומנויות:
פיתוח מנהיגות וכישורי ניהול לוקח זמן. מנהלים חדשים עשויים למצוא את עצמם חסרים בתחומים מסוימים, כגון פתרון סכסוכים או משא ומתן. - חשיבה אסטרטגית:
מנהלים חדשים צריכים לעתים קרובות לחשוב מעבר למשימות היומיומיות ולתרום לאסטרטגיית הפרויקט הרחבה יותר. פיתוח פרספקטיבה אסטרטגית זו יכול להיות אתגר. - התמודדות עם ולחץ:
האחריות הנוספת של ההנהלה יכולה להיות מלחיץ. מנהלים חדשים עשויים להתקשות לנהל את הלחץ שלהם בעצמם תוך תמיכה בצוות שלהם באמצעות אתגרים. - דינמיקה של צוות:
הבנה וניהול של הדינמיקה בתוך הצוות, כולל אישים, סגנונות עבודה ושיתוף פעולה, יכולים להיות מורכבים עבור מנהלים חדשים.
יעניין אותך לקרוא:
התמודדות עם בעיות עמידה בלוחות זמנים ויעדים
במצב בו מנהל חדש מגלה שהצוות שלו לא מצליח לעמוד בלוחות זמנים ומאמציו להגביר את קצב התקדמות הצוות אינם מניבים תוצאות, הקשיים שהוזכרו קודם לכן יכולים לבוא לידי ביטוי בדרכים שונות:
- תקשורת:
המנהל החדש עשוי להיאבק כדי לתקשר בצורה יעילה את הדחיפות של עמידה בלוחות זמנים ואת ההשלכות האפשריות של עיכובים. הם עשויים למצוא את זה מאתגר להעביר את החשיבות של אספקה בזמן כדי להניע את הצוות. - האצלת סמכויות:
קושי בהאצלת משימות כראוי עלול להוביל לחלוקת עבודה לא אחידה, ולגרום לחלק מחברי הצוות להרגיש מוצפים בעוד שאחרים אינם מנוצלים. - פתרון קונפליקטים:
אם קיימים קונפליקטים או אי הסכמות בצוות המשפיעים על הפרודוקטיביות, המנהל החדש עשוי למצוא את זה מאתגר לזהות ולטפל בבעיות אלו ביעילות. - בניית מערכות יחסים:
אם המנהל החדש עדיין לא יצר קשרים חזקים עם חברי הצוות, זה עלול להפריע ליכולתם להשפיע ולהניע את הצוות לעמוד בזמנים. - הערכת ביצועים ומשוב:
מתן משוב בונה לחברי הצוות לגבי הביצועים שלהם וההשפעה של החמצת מועדים עשוי להיות מאתגר עבור מנהל חדש, במיוחד אם אין להם ניסיון במתן משוב קשה. - קבלת החלטות:
קבלת החלטות קשות לגבי הקצאת משאבים, תעדוף משימות ושינויים פוטנציאליים בתוכנית הפרויקט עשויה להיות קשה למנהל חדש שעדיין בונה את כישורי קבלת ההחלטות שלו. - הסתגלות לשינוי:
הסתגלות לצורך בשינויים בתוכנית הפרויקט או בדינמיקה של הצוות כדי לטפל בעיכובים עשויה להיות מכריעה עבור מנהל חדש שעדיין מסתגל לתפקידו. - הצבת יעדים ברורים:
אם המטרות והציפיות של הצוות לא היו מועברות בצורה ברורה מלכתחילה, זה עלול לתרום לאי הבנות והחמצת מועדים. - ניהול בעיות ביצועים:
טיפול בתפקוד נמוך או זיהוי הגורמים העיקריים להחמצת מועדים עשוי להיות מאתגר עבור מנהל חדש שעדיין לומד לזהות ולנהל בעיות ביצועים. - ניהול זמן ומשאבים:
איזון בין הצורך בהתקדמות מהירה יותר עם המשאבים הזמינים ומגבלות ציר הזמן עשוי להיות קשה למנהל חדש שעדיין לומד כיצד לנהל את ההיבטים הללו ביעילות. - פיתוח מיומנויות:
פיתוח הכישורים הדרושים כדי להניע ולהוביל צוות כדי לעמוד בזמנים עשוי לקחת זמן וניסיון, ומנהל חדש עשוי להתקשה למצוא את הגישה הנכונה. - חשיבה אסטרטגית:
הגדרת אסטרטגיות יעילות להתמודדות עם מועדים שהוחמצו ולשפר את ביצועי הצוות עשויה להיות מאתגרת עבור מנהל חדש שעדיין מפתח את יכולות החשיבה האסטרטגית. - התמודדות עם לחץ:
הלחץ והלחץ של טיפול במועדים שהוחמצו ומציאת פתרונות עלולים להיות מכריעים עבור מנהל חדש, במיוחד אם הוא עדיין לומד כיצד לנהל את הלחץ.
יעניין אותך לקרוא:
עוד דברים לעשות
כדי להתמודד עם אתגרים אלה, המנהל החדש יכול לשקול לנקוט גם את הצעדים הבאים:
- חפשו חונכות: צור קשר עם מנהלים או מנטורים מנוסים שיכולים לספק הדרכה לגבי ניהול צוותים וטיפול בבעיות ביצועים.
- הדרכה ופיתוח עובדים: השקיעו בהזדמנויות הדרכה ופיתוח כדי לשפר מנהיגות, תקשורת, פתרון קונפליקטים ומיומנויות ניהול זמן.
- בניית צוות: התמקד בבניית מערכות יחסים חזקות בתוך הצוות כדי לשפר את המוטיבציה ושיתוף הפעולה.
- ניתוח סיבות שורש: זהה את הסיבות הבסיסיות להחמצת מועדים ועבוד בשיתוף פעולה עם הצוות כדי לטפל בבעיות אלו.
- ניהול ביצועים: יישם אסטרטגיות ניהול ביצועים אפקטיביות, כולל הצבת ציפיות ברורות, מתן משוב קבוע וטיפול בתפקוד נמוך.
- גמישות והתאמה: היו פתוחים להתאים את תוכנית הפרויקט, ציר הזמן והקצאת המשאבים לפי הצורך כדי להתמודד עם אתגרים.
- תקשורת ושקיפות: צור קשר גלוי עם הצוות על חשיבות העמידה בזמנים, ההשלכות האפשריות של עיכובים והצעדים הננקטים לשיפור המצב.
- הכרה ומוטיבציה: להכיר ולחגוג הישגים ואבני דרך כדי להגביר את המורל והמוטיבציה של הצוות.
יעניין אותך לקרוא:
הכנות להתמודדות עם בעיות עמידה ביעדים
לפני שמנהל חדש יתחיל להתמודד עם הבעיות של החמצת מועדים ותפוקה נמוכה של הצוות, יש כמה הכנות מרכזיות שעליו לשקול כדי להגדיר את עצמו להצלחה:
- להבין את הפרויקט והצוות: הקדישו את הזמן כדי להבין היטב את יעדי הפרויקט, היקפו, ציר הזמן ותוצרי המפתח. כמו כן, הכירו את חברי הצוות, תפקידיהם, חוזקותיהם ותחומי ההתפתחות שלהם.
- איסוף נתונים ותובנות: אסוף נתונים ומדדי ביצועים הקשורים להתקדמות הפרויקט ולביצועי העבר. זה יספק תמונה ברורה של היכן הבעיות מתרחשות ויעזור בזיהוי מגמות או דפוסים.
- בנו מערכות יחסים: צור קשרים חזקים עם חברי הצוות באופן אישי וקבוצתי. בניית קרבה ואמון תאפשר תקשורת ושיתוף פעולה יעילים בעת התמודדות עם אתגרים.
- לעיין בתיעוד עבר: סקור את תיעוד הפרויקט הקודם, כולל תוכניות, דוחות ורישומי תקשורת, כדי לקבל תובנות לגבי אתגרים והחלטות בעבר.
- הגדירו ציפיות ברורות: הבהרת ציפיות לביצועי הצוות, מועדי הגבלה ויעדי הפרויקט הכוללים. ודא שלכל חברי הצוות יש הבנה ברורה של התפקידים והאחריות שלהם.
- פתחו אסטרטגיה: בהתבסס על הבנתך את הפרויקט והדינמיקה של הצוות, גיבש אסטרטגיה לטיפול בבעיות. שקול פתרונות פוטנציאליים, הקצאת משאבים ושינויים נחוצים בתהליכים.
- השיגו תמיכה: במידת הצורך, חפש תמיכה מההנהלה העליונה או מבעלי העניין כדי להתמודד עם האתגרים. זה יכול לכלול הבטחת משאבים נוספים, התאמת סדרי עדיפויות בפרויקט או קבלת אישור לשינויים.
- תוכנית תקשורת: פתח תוכנית תקשורת כדי להבטיח שחברי הצוות יהיו מעודכנים לגבי השינויים הקרובים, הסיבות מאחוריהם וכיצד הם ייושמו.
- התחדשו במיומנויות: זהה כל מיומנויות ספציפיות שאולי תצטרך לשפר כדי להתמודד עם האתגרים ביעילות. זה יכול לכלול כישורי מנהיגות, פתרון קונפליקטים או טכניקות ניהול ביצועים.
- היכונו להתנגדות: צפו להתנגדות או דחיפה פוטנציאלית מצד חברי צוות שעלולים להיות עמידים בפני שינויים. פתח אסטרטגיות להתמודדות עם התנגדות זו ולהשיג רכישה.
- זהו ניצחונות מהירים: חפש שיפורים קטנים ובר-השגה שניתן ליישם במהירות כדי להדגים התקדמות ולהגביר את המורל של הצוות.
- הקצאת משאבים: ודא שיש לך את המשאבים הדרושים, בין אם הם פיננסיים, אנושיים או טכנולוגיים, כדי לתמוך במאמצים שלך לשפר את ביצועי הצוות.
- תוכנית למשוב ורפלקציה: קבע מנגנונים לאיסוף משוב מחברי הצוות במהלך ואחרי יישום השינויים. זה יעזור לך לאמוד את האפקטיביות של האסטרטגיות שלך ולבצע התאמות לפי הצורך.
- תרגלו אמפתיה והבנה: הבינו שהצוות עשוי להתמודד עם אתגרים שאתם לא מודעים אליהם. תרגל אמפתיה והיה פתוח להקשיב לדאגות ולהצעות שלהם.
- שמרו על גישה חיובית: גשו למצב עם חשיבה חיובית ומכוונת פתרון. הגישה שלך כמנהיג תשפיע על המורל והנכונות של הצוות להתמודד עם אתגרים.
יעניין אותך לקרוא:
תוכנית פעולה להתמודדות עם אי עמידה ביעדים
מדריך שלב אחר שלב למנהל חדש לטיפול במצב שבו הצוות לא עומד בזמנים ומאמציו לשפר את קצב הצוות לא היו יעילים:
שלב 1: להבין את המצב
- איסוף מידע: אסוף נתונים על מועדים שהוחמצו, התקדמות הפרויקט וביצועי הצוות. הבן את הסיבות העיקריות לעיכובים והעריך את כל הבעיות הבסיסיות התורמות לבעיה.
- תקשור עם חברי הצוות: קיים שיחות פתוחות וכנות עם חברי הצוות כדי לקבל תובנות לגבי נקודות המבט, האתגרים וההצעות שלהם לשיפור.
שלב 2: לנתח את האתגרים
- זיהוי דפוסים: חפש דפוסים חוזרים או מאפיינים משותפים בין מועדים שהוחמצו. האם יש משימות, תלות או תהליכים ספציפיים הגורמים לעיכובים?
- הערכת משאבים: הערך אם לצוות יש את המשאבים הדרושים (זמן, כלים, כוח אדם) כדי לבצע משימות ביעילות. זיהוי צווארי בקבוק או אילוצי משאבים.
שלב 3: לפתח אסטרטגיה
- להגדיר יעדים ברורים: הגדר יעדים ברי השגה ותאריכים ספציפיים למשימות הקרובות. ודא שלחברי הצוות יש הבנה ברורה של הצפוי.
- תעדוף משימות: קבע אילו משימות הן קריטיות להצלחת הפרויקט ותעדף אותן בהתאם. מיקוד מאמצים בפעילויות בעלות השפעה גבוהה.
- פירוק משימות: חלק משימות מורכבות לשלבים קטנים יותר וניתנים לניהול. זה יכול לעזור לחברי הצוות להתקדם באופן קבוע ולהימנע מתחושת המום.
שלב 4: ליישם שינויים
- האצלה כראוי: הקצה משימות על סמך החוזקות והמומחיות של חברי הצוות. הקפידו על עומס עבודה מאוזן והימנעו מהעמסת יתר של אנשים ספציפיים.
- לספק תמיכה: הצע הכשרה, משאבים והדרכה הדרושים כדי לעזור לחברי הצוות לבצע משימות בצורה יעילה יותר.
- ייעול תהליכים: זהה והסר שלבים מיותרים או צווארי בקבוק בתהליכים קיימים שעשויים לתרום לעיכובים.
שלב 5: תקשורת וניטור
- לתקשר ציפיות: העבר בבירור מועדים חדשים, ציפיות וחשיבות העמידה בהם. הדגש את ההשפעה הקולקטיבית על הצלחת הפרויקט.
- צ'ק-אין קבוע: קבע פגישות סדירות של אחד על אחד וצוות כדי לדון בהתקדמות, באתגרים ובכל תמיכה הדרושה. עודדו תקשורת פתוחה.
שלב 6: התמודדות עם אתגרים ומכשולים
- מתן משוב: הצע משוב בונה על ביצועי הפרט והצוות. להכיר בהישגים ולספק הנחיות לגבי תחומים לשיפור.
- פתרון בעיות: שתף פעולה עם הצוות כדי לזהות פתרונות לאתגרים ספציפיים. עודדו פתרון בעיות יצירתי ויחס פרואקטיבי.
שלב 7: להסתגל ולחזור לבחון
- למדו מטעויות: הדגש תרבות של שיפור מתמיד. נתח כשלונות או מועדים שהוחמצו וזיהוי לקחים שנלמדו עבור פרויקטים עתידיים.
- התאם אסטרטגיות: אם המאמצים הראשוניים אינם מניבים תוצאות רצויות, היה מוכן להתאים את האסטרטגיה. גמישות היא המפתח למציאת פתרונות יעילים.
שלב 8: עוררו מוטיבציה והשראה
- הובל בדוגמה: הפגינו מוסר עבודה חזק, מסירות ומחויבות להצלחת הפרויקט. עורר את הצוות באמצעות הפעולות שלך.
- לחגוג ניצחונות: להכיר ולחגוג אבני דרך והצלחות, בין אם הן גדולות או קטנות. זה מגביר את המורל של הצוות ומטפח אווירה חיובית.
שלב 9: חפשו תמיכה
- מעורבות מחזיקי עניין: במידת הצורך, ערב את בעלי העניין הרלוונטיים או ההנהלה העליונה כדי להתמודד עם אתגרים שעשויים לדרוש משאבים נוספים או החלטות.
- חונכות ולמידה: חפש הדרכה ממנהלים מנוסים או מנטורים שיכולים לספק תובנות ועצות על סמך ניסיונם.
יעניין אותך לקרוא:
מה עשה יוסף?
חמוש בחוכמה חדשה זימן יוסף את צוותו. "תתאספו, חברי הנצנצים!" (חוש הומור קצת מוזר) הוא קרא. הוא שיתף את התגלית שלו, והצית תערובת של ספקנות וסקרנות בקרב חברי הצוות. יוסף תיאר את צעדיו של המדריך במגע של הומור, והשווה אותו לשיקוי סודי שיהפוך אותם לנינג'ות דד-ליין.
הצוות יצא למסע השיפור, אימץ כל צעד בשילוב של שעשוע ונחישות. הם הציבו יעדים ברורים לפרויקטים, וחלקו אותם למשימות קטנות יותר וניתנות לעיכול שהרגישו כמו נאגטס שיווקי בגודל ביס. הצ'ק-אין היומי הפך למפגשי אסטרטגיה מונפשים, שבהם חברי הצוות שחררו את המאסטרים השיווקיים הפנימיים שלהם תוך שמירה ערה על השעון המתקתק.
כישורי התקשורת של יוסף, שהוגבלו בעבר לפרפוט משרדי, פרחו להרגל מתן הנחיות ברורות ועידוד תומך. הוא אפילו הכניס מסורת של "מרתון שיווק יום שני" כדי לעורר התרגשות, שבו חברי הצוות נועלים נעלי ריצה והתחרו כדי להשלים משימות בזמן שיא.
ככל שחלפו השבועות, השינוי היה בלתי ניתן להכחשה. המשרד המה באנרגיה ממוקדת, צחוק ואחווה חדשה. פרויקטים שפעם נכזבו סופקו כעת בנאמנות, דיוק, והכי חשוב, בזמן. הלקוחות התפעלו מהרוח המחודשת של הסוכנות, שהובילה לעלייה בשביעות הרצון של הלקוחות ולהפניות זוהרות.
אחר צהריים שטוף שמש אחד, יוסף אסף את הצוות לאירוע חגיגי (כמובן עם חולצות הוואי). הם הרימו משקה מאגוזי קוקוס בכוס שפנייה חגוג את הלניצחון שלהם על מועדים ויעדים, תחייתה מחדש של הסוכנות והקסם הבלתי צפוי של ספר ישן מאובק.
וכך, העסק של מנצנצי השיווק המשיך לשגשג, היה מגדלור של יצירתיות וסדר ב-עין-יצירה. המוניטין של הסוכנות זינק, ומשך לקוחות כמו דבורים לדבש. המסע של יוסף ממנהל עסק מוזר לגיבור המתקוטט במועדים הפך לחומר של אגדת משרד, מה שעורר השראה לאחרים לכבוש את הסערות היצירתיות שלהם, ולפעמים ללבוש חולצות הוואי בימי שישי.
יעניין אותך לקרוא:
מזהים את הפוטנציאל באימוץ מתודולוגיות ניהול אפקטיביות בכדי לשפר את ביצועי הצוות, העמידה במועדים וההגעה ליעדים?
כדאי לפעול ולעשות את השיפורים כבר היום.
לא לפספס! הרשמו לקבל פרקים חדשים ומידע
עדכני
לאימייל: לחצו כאן
צרו קשר!
לשליחת Whatsapp בקליק לחצו כאן
צרו קשר לתיאום שיחת התייעצות
ללא עלות: אימייל
לאוסף הפתגמים על מנהיגות וניהול לחצו כאן
לתוכן העניינים לחצו כאן
לרשימת כל הפרקים לחצו כאן
אתר מפורט על ייעוץ, מנטורניג
ואימון ליזמים, בעלי עסקים
ומנהלים - לחצו: סטרטגו 360
עקבו אחרי פרקים חדשים ב Instagram לחצו כאן
צפו בסרטונים ב YouTube לחצו כאן
התחברו איתי ב Linkedin לחצו כאן
עקבו אחריי ב Twitter לחצו כאן
עוד על ייעוץ עסקי וחומרים להורדה לעבודה עצמית
באתר:
Stratego 360 http://www.stratego360.com/